Только когда я помог моему брату в колледже взломать (настроить) его почтовый ящик и объяснить некоторые нюансы этого вездесущего метода общения, я понял, сколько неписаных правил электронной почты разработано за эти годы.
Некоторые из них довольно очевидны, но их стоит повторить (потому что я все еще вижу, как люди время от времени их нарушают). И другие не сразу интуитивно понятны, но, если следовать всем правилам, помогут нам всем лучше отправлять и отвечать на электронные письма.
Итак, я выкладываю их в письменном виде. Просмотрите список и повторите за мной: «Я торжественно клянусь, что буду всегда следовать правилам электронной почты».
-
Ваша сюжетная линия всегда должна быть описательной. «Интро» недостаточно описательно. «Введение: Алекс (Муза) // Дженнифер (XYZ Co)» лучше.
-
Держите каждое письмо как можно короче; это экономит ваше время и, что более важно, уважает время получателя.
-
Чем быстрее вы ответите, тем короче будет ваш ответ.
-
Всегда включайте одну строку контекста, если получатель не ожидает это письмо. Это относится как к электронным письмам в первый раз («Это то, где мы встретились»), так и к электронным письмам с кем-то, с кем вы регулярно работаете («Это электронное письмо относится к следующему этапу этого проекта, над которым мы работаем вместе»).
-
Поместите ваши «спросить» или «действия» сначала в электронном письме, а не в конце, и сделайте их явными. Получателю должно быть сразу ясно, что вы хотите.
-
Если есть крайний срок, так и скажи. Если запрос не срочный, так и скажите.
-
Если вам не нужен ответ и электронное письмо только для вашего имени, скажите об этом.
-
Сделайте любые вопросы как можно более конкретными. «Что вы думаете о предложении?» - не очень хороший вопрос. «Можем ли мы пойти дальше с предложением поставщика о 20 000 долларов к пятнице?» - лучше.
-
По возможности используйте маркеры или нумерованные списки. Их легче просматривать, чем блоки текста.
-
Когда что-то действительно важно, выделите это.
-
Не злоупотребляйте жирным шрифтом в своих письмах.
-
Используйте разборчивые шрифты. Comic Sans не разборчивый шрифт.
-
Если вы получили запрос от кого-то другого, но не можете ответить сразу, ответьте, сообщив ему или ей, когда вы получите его. Это сэкономит вам электронные письма о регистрации и поможет планированию другого человека.
-
Всегда задавайте минимальное количество людей, необходимое для выполнения работы. Чем больше людей в цепочке электронной почты, тем меньше чувство ответственности за ответ.
-
Используйте «Ответить всем» только тогда, когда это действительно необходимо. Никому не нравится тот человек, который забивает почтовый ящик всего отдела.
-
Если кто-то находится в цепочке сообщений электронной почты, в которой он или она больше не нуждаются, переместите этого человека в BCC в своем следующем ответе и скажите это в первой строке письма. («Сэм, спасибо, что представил меня и Мэри - я перевезу тебя в БЦК и заберу отсюда».)
-
Всегда делайте двойные вступительные вступления. Если вы этого не сделаете, люди начнут бояться услышать от вас.
-
Не перехватывайте ветку по одной теме, чтобы обсудить другую. Вместо этого создайте новую ветку электронной почты с соответствующей строкой темы и получателями.
-
Не наваливай. Никто не нуждается в 20-м электронном письме «Это выглядело и мне тоже!».
-
Если вы пишете по электронной почте в служебных целях, укажите в контакте свою контактную информацию и заголовок. Чем проще, тем лучше.
-
Если вы отправляете электронное письмо очень занятому человеку, вполне допустимо и в некоторой степени ожидается, что вы отправите первоначальное электронное письмо ему или ей с последующим сообщением через неделю или две. Большинству занятых людей требуется хотя бы один из них. Не делай больше трех.
-
В течение 48 часов отправка письма по электронной почте недопустима, за исключением случаев, когда это действительно срочно. Многие люди воспринимают электронную почту как форму переписки и могут просто иметь более высокие приоритеты, чем отвечать сразу.
-
Если вы получили или хотите отправить гневное письмо, подождите. Если это срочно, вместо этого позвоните.
Расскажи нам! Какие правила электронной почты вы бы добавили в этот список?
Фото женщин с компьютерной любезностью Shutterstock
