Макрос - это серия команд, которые записываются, чтобы впоследствии можно было воспроизвести или выполнить. Создание и запуск макросов не является слишком сложным, и полученная эффективность стоит потратить время на изучение их использования. В этом руководстве рассматриваются макросы в Word 2003. Если у вас есть более поздняя версия, вы можете записывать макросы в Word 2007 и создавать макросы в Word 2010.
Создание макросов
Существует несколько способов создания макросов Word: первый и самый простой способ - использовать макрорекордер.
Второй способ - использовать VBA или Visual Basic для приложений. Кроме того, макросы Word можно редактировать с помощью VBE или редактора Visual Basic.
В Word есть более 950 команд, большинство из которых находятся в меню и панелях инструментов и имеют назначенные им клавиши быстрого доступа. Однако некоторые из этих команд не назначаются для меню или панелей инструментов по умолчанию. Прежде чем создавать свой собственный макрос Word, вы должны проверить, существует ли он уже и может быть назначена панель инструментов. Чтобы просмотреть команды, доступные в Word, выполните следующие действия:
- Наинструментыменю, нажмитеMacro.
- Нажмитемакросиз подменю; вы также можете использоватьAlt + F8клавиша быстрого доступа для доступа к макросам диалоговое окно.
- В выпадающем меню рядом с Макросы в ярлык, выберитеКоманды Word.
- Появится алфавитный список имен команд. Если вы выделите имя, описание команды появится в нижней части окна под Описание этикетка.
Если команда, которую вы хотите создать, уже существует, вы не должны дублировать ее с помощью собственного макроса Word.
Если этого не существует, приступайте к созданию макроса Word.
Планирование эффективных макросов Word
Важнейшим шагом в создании эффективных макросов Word является тщательное планирование. Хотя это может показаться немного очевидным, у вас должно быть четкое представление о том, что вы хотите, чтобы макрос Word выполнял, как он облегчит вашу будущую работу, и обстоятельства, при которых вы собираетесь использовать его.
В противном случае вы можете потратить время на создание неэффективного макроса, который вы не будете использовать.
Как только у вас есть это в виду, пришло время планировать реальные шаги. Это важно, потому что рекордер будет помнить все, что вы делаете, и включать его в макрос. Например, если вы введете что-то и затем удалите его, каждый раз, когда вы запустите этот макрос, Word сделает одну и ту же запись, а затем удалит ее, создав неаккуратный и неэффективный макрос.
Когда вы планируете свои макросы, рассмотрим некоторые вещи:
- Планируйте команды и порядок, в которых вы хотите, чтобы макрос выполнял их.
- Знайте сочетания клавиш для команд, которые вы планируете использовать. Это особенно важно для навигации; вы не сможете использовать мышь для навигации в области документа, когда вы используете рекордер. Кроме того, вы создадите более компактный макрос, если вы используете комбинацию клавиш, а не клавиши со стрелками.
- Планируйте сообщения, которые может отображаться Word, и это остановит макрос.
- Используйте как можно меньше шагов, чтобы сохранить эффективность макроса.
- Сделайте хотя бы один пробный запуск перед началом записи.
После того, как вы запланировали макрос Word и выполнили прогон, вы готовы его записать. Если вы планировали свой макрос достаточно тщательно, запись его для последующего использования будет самой легкой частью процесса.
На самом деле так просто, что единственная разница между созданием макроса и работой над документом заключается в том, что вам нужно нажать несколько дополнительных кнопок и сделать несколько вариантов в диалоговых окнах.
Настройка макросъемки
Сначала нажмитеинструменты в меню, а затем нажмитеЗаписать новый макрос … для открытия диалогового окна «Запись макроса».
В поле под названием «Macro name» введите уникальное имя. Имена могут содержать до 80 букв или цифр (без символов или пробелов) и должны начинаться с буквы. Целесообразно ввести описание действий, выполняемых макросом в поле «Описание». Имя, назначенное макросом, должно быть достаточно уникальным, чтобы вы помнили, что он делает, не обращаясь к описанию.
После того, как вы назвали свой макрос и ввели описание, выберите, хотите ли вы, чтобы макрос был доступен во всех документах или только в текущем документе. По умолчанию Word делает макрос доступным для всех ваших документов, и вы, вероятно, обнаружите, что это имеет наибольший смысл. Однако, если вы решите ограничить доступность этой команды, просто выделите имя документа в Сохранить макрос в выпадающий список.Когда вы ввели информацию для макроса, нажмитеХорошо, Панель инструментов «Макрос» появится в левом верхнем углу экрана. У указателя мыши теперь будет маленькая иконка, которая выглядит как кассетная лента рядом с ней, указывая, что Word записывает ваши действия. Теперь вы можете выполнить шаги, изложенные на стадии планирования; как только вы закончите, нажмитеСтоп (это синий квадрат слева). Когда вы нажметеСтоп , ваш макрос Word готов к использованию. Если по какой-либо причине вам нужно приостановить запись, нажмитеПриостановка записи / возобновление записи (он справа). Чтобы возобновить запись, щелкните ее еще раз. Чтобы запустить макрос, используйтеAlt + F8 ярлык для вызова диалогового окна «Макросы». Выделите свой макрос в списке, а затем нажмитеБежать, Если вы не видите свой макрос, убедитесь, что правильное местоположение находится в Макросы в коробка. Цель создания макросов в Word - ускорить вашу работу, поставив повторяющиеся задачи и сложные последовательности команд под рукой. То, что может занять буквально часы, чтобы сделать вручную, занимает всего несколько секунд одним нажатием кнопки. Конечно, если вы создали много макросов,макрос диалоговое окно съедает много времени, которое вы сохраните. Однако, если вы назначили макрокоманду ярлыком, вы можете обойти это диалоговое окно и получить доступ к макросу непосредственно с клавиатуры так же, как вы можете использовать сочетания клавиш для доступа к другим командам в Word.Запишите свой макрос
Проверьте свой макрос
Создание сочетаний клавиш для макросов
