Как и большинство из вас, я не могу вспомнить профессиональную жизнь (тем более личную), где я не переписывался по электронной почте. По большей части это эффективный и простой способ общения, а при правильном использовании он экономит время, отвечает на вопросы и устанавливает связи. Достаточно сказать, что я не верю, что смогу жить без этого.
К сожалению, с легкостью электронной почты и быстротой, к которой многие из нас привыкли посылать, пересылать или отвечать, приходит несколько неприятностей, если хотите. У меня есть небольшая терпимость к неосторожным ошибкам, таким как слова с ошибками (большинство программ предупреждают вас об этих типах опечаток с волнистой красной линией), и я говорю, что вы собираетесь кого-то в CC, а затем забыли фактически его или ее. Это любительская территория. (Хотя моя мама прощена за то, что время от времени отправляла мне сообщения во всех заглавных буквах.)
Если серьезно, то, поскольку форум часто является способом общения номер один с клиентом, начальником или сетевым специалистом, крайне важно, чтобы вы поняли это правильно. И не только для сторонников, но и для вас самих - вам не хотелось бы, чтобы получатель упустил смысл сообщения, потому что он или она сосредоточен на (можно избежать) ошибке. Сегодня опечатка теряет немного уважения к коллеге, завтра она вполне может потерять вам возможность работы с человеком, которого вы встретите на конференции.
Впереди три невероятно основные ошибки, которые вы можете совершать, не осознавая, насколько непрофессионально они заставляют вас смотреть на читателя.
1. Вы забыли присоединить
Карьерный тренер Раджив Натан глубоко признателен за подсказки в Outlook и Gmail, которые позволяют вам знать, что вы собираетесь отправить сообщение без вложения, когда вы явно заявляете, что фактически что-то присоединяете. Зачем? Потому что до того, как они существовали, он регулярно совершал вопиющую ошибку - не присоединялся - не один, не два, а три раза!
Натан признает, что в начале своей карьеры у него была ужасная привычка торопиться с работой. В результате этого он часто отправлял электронные письма, в которых говорилось: «Пожалуйста, смотрите прикрепленный файл», не прикрепляя его. Натан вспоминает, что отправил необходимые последующие материалы: «Извините! Вот, пожалуйста! »К сожалению, это не всегда заканчивалось. «Наконец, к третьему продолжению (и четвертому общему письму) я приложил эту чертову штуку», - вспоминает Натан.
«Определенно не очень хороший вид», признает Натан. Фактически, это была такая регулярная проблема, что во время одного из его обзоров производительности он был отмечен за необходимость улучшения в этой области. С этого момента Натан приклеил полоску бумаги к верхней части экрана, на которой было написано: «Вы приложили файл?»
Будьте особенно внимательны при упоминании «прикрепленных», чтобы удобные подсказки («Вы сказали, что прикреплены? Отправить в любом случае?») Появляются до отправки вашего электронного письма. Каждому разрешают ошибиться здесь или там, но сделайте это небрежным поведением, и вы начнете приобретать репутацию неспособного выполнить эту основную задачу.
2. Вы продолжаете и дальше
Один из моих ближайших друзей - адвокат, который выставляет счета по часам. Как таковая, она привыкла писать экономно и не дурачиться. Я мог бы взять урок от нее.
Дженни Фосс, тренер по карьере Muse, подчеркивает важность того, чтобы говорить то, что вам нужно, и не более того. Она объясняет: «Невозможность сказать то, что вам нужно сказать - лаконично и с учетом времени получателя, - может легко раздражать кого-то, кто, возможно, пожелал выслушать вас или даже рад выслушать вас».
Это особенно верно, если вы «отправляете электронное письмо в поисках услуги, поддержки или поддержки - или даже просто дотрагиваетесь до базы или задаете вопрос». Несмотря на то, насколько полезными могут быть съемки сообщений туда и обратно, они получаются для некоторых это будет настоящим препятствием, и Фосс предупреждает вас: «имейте в виду, что человек на принимающей стороне может очень хорошо найти электронную почту (в общем) проклятие ее существования. Этот человек может быть до полуночи почти каждую ночь, просто пытаясь выкопать себя из множества электронных писем ». Вот почему она говорит, что вы должны представлять свои идеи аккуратно или рискуете выглядеть« непрофессионально или совершенно невнимательно ». И по линии Неудача Натана, которая привела к отправке нескольких последовательных заметок без вложений: «Ради всего святого, не отправляйте три электронных письма подряд. Соберись и отправь свои мысли », - заключает Фосс.
Чтобы научиться говорить только то, что вам нужно, простым способом, может потребоваться практика, но это стоит усилий в долгосрочной перспективе. Прочитайте то, что вы пишете, прежде чем отправлять, и обрежьте все ненужное, например, любые слова, строки или даже целые абзацы, которые только повторяют или отрыгивают то, что вы уже сказали. Может быть заманчиво переоценить, но чаще всего ваши попытки будут казаться повторяющимися. Научитесь писать с целями и чувством руководства, и это поможет вам во многих ваших профессиональных переписках по электронной почте. Ваш читатель поблагодарит вас за краткость и с гораздо большей вероятностью ответит тем же - вместо того, чтобы оставить слишком длинное сообщение непрочитанным в конкурентной папке входящих сообщений.
3. Вы пишете имя человека неправильно
Нет, просто нет. Нет абсолютно никакого оправдания для того, чтобы написать кому-то и напечатать его или ее имя. У всех нас есть наши любимые мозоли, и это мое, но я уверен, что я не одинок. Вот эта вещь, мое имя - и правильное его написание - есть в моей подписи и в моем адресе электронной почты, который находится в открытом доступе для просмотра отправителем. Я настолько чувствителен к этой проблеме, что регулярно проверяю правильность написания имен, которые обычно имеют более одного варианта (Кристин, Стивен, Марк, Кэрри и многие другие), прежде чем нажимать «Отправить».
Это занимает две дополнительные секунды? Конечно. Но, очевидно, по большому счету, это совсем не время. Я бы предпочел сделать это правильно с первого раза, чем должен извиниться за мою неосторожную ошибку. Если вы настолько заняты, что не можете даже назвать имя человека, к которому обращаетесь правильно, то что еще вы должны делать поспешно? Это то, что будет интересно вашему читателю. Эта небольшая и неоспоримо простая ошибка говорит о многом из других ваших возможностей. Итак, дважды проверьте свою работу и правильно обратитесь к человеку.
Скорее всего, вы отправляете и получаете много писем в любой день. Старайтесь не допускать мелких неосторожных ошибок, которые посылают сообщение, прежде всего, о том, что вы не так профессиональны, как на самом деле. Не жертвуйте качеством во имя скорости, и ради Пита (или это Питер?) Не теряйте очки уважения из-за ошибки электронной почты, которую можно избежать.
