Инструментом №1 для консультантов является PowerPoint. Презентации - иначе говоря, «колоды» - используются практически в любой консультационной ситуации, включая окончательные отчеты (здесь нет больших документов Word), официальные презентации и документы для подробного анализа.
И после создания нескольких сотен (тысяч?) Из них в мой день я выучил несколько профессиональных советов по составлению презентаций, которые являются убедительными, убедительными и действительно впечатляющими. Попробуйте эти стратегии для следующего PowerPoint, чтобы удивить своих клиентов или своего босса.
1. Используйте принцип пирамиды
Прежде чем вы начнете создавать свою презентацию, важно подумать о структуре. Поскольку презентации часто доставляются занятым людям, у которых много мыслей, четкое и лаконичное общение чрезвычайно важно. И если вы не спланируете свою общую структуру заранее, вряд ли ваша презентация расскажет простую для понимания историю, которую вы хотите.
Принцип пирамиды - это методология, используемая многими консалтинговыми фирмами для управления структурированной коммуникацией. По сути, хорошее представление информации должно переходить от сводки верхнего уровня к более подробной информации - точно так же, как в форме пирамиды. Итак, ваша колода должна начинаться с ответа или рекомендации, а затем следовать аргументами и фактами: «Я рекомендую X и Y. Рекомендация X подтверждается фактами 1, 2 и 3…»
Помнить об этой структуре очень важно по нескольким причинам. Во-первых, он позволяет вам высказывать свои мнения перед аудиторией, прежде чем они начнут задавать вопросы, и помогает им сосредоточиться на том, что важно на протяжении всей презентации. Но это также облегчает создание вашей презентации, так как вам не нужно изобретать велосипед и беспокоиться о том, как лучше всего организовать ваше сообщение.
2. Садись на поезд Таглайн
Вы, вероятно, уже используете заголовки в своих презентациях PowerPoint, но знаете ли вы, что вам следует использовать также слоганы? Слоганы по сути являются «тематическими предложениями», которые суммируют ключевое сообщение для каждого слайда в одном предложении. Обычно размещаемые сразу после заголовка, они должны помочь донести вашу историю до конца презентации и обеспечить быстрое усвоение читателями содержания слайда.
Вы спрашиваете, в чем разница между заголовком и слоганом? Заголовок рассказывает, что находится на слайде, а слоган объясняет, что нужно извлечь из слайда. Таким образом, заголовок может быть в духе «Резюме», а слоган может звучать так: «После проведения подробного анализа по всей организации мы определили пять ключевых возможностей, которые могут привести к потенциальной экономии примерно в 100 миллионов долларов».
Хотите знать, правильно ли вы их поняли? Просматривайте слайды, просматривая только лозунги. Они должны объединиться в эффективную историю о контенте, который вы представляете, не оставляя запутанных пробелов.
3. Добавить приложение слайды
Вы знаете (или, по крайней мере, я надеюсь, что вы это делаете), что сохранение слайдов в простом и беспрепятственном виде крайне важно для создания презентации, которой могут следовать люди. Но, особенно если вы объясняете анализ или знаете, что ваша аудитория действительно хочет, чтобы данные подкрепляли ваши требования, может сложиться впечатление, что вы должны упаковать свои слайды с большим количеством информации, чтобы быть убедительными.
Стоп.
Даже если вы знаете, что вам нужны тонны вспомогательной информации для того, что вы рассказываете своей аудитории или ожидаете вопросов о вашем анализе или проекте, не перегружайте ваши основные слайды всем этим. Я гарантирую, что это ошеломит вашу аудиторию, и они не получат окончательного сообщения, которое вы пытаетесь донести.
Вместо этого, добавьте слайды приложения в конце вашей колоды со всеми вспомогательными материалами, которые не вписываются в описание вашей презентации, но могут оказаться полезными. Они могут включать в себя все виды вещей - данные, отзывы, карты процессов, дополнительные графики - все, что может быть полезно для резервного копирования того, что вы говорите, но вам не обязательно рассказывать историю. Поместив их в приложение, у вас будет информация, к которой можно вернуться, если возникнут вопросы, но ваша аудитория не будет путаться в деталях и упускать общую картину.
Объедините эти советы с советом Алекса Кавулакоса по созданию красивых слайдов PowerPoint, и вы получите презентацию нокаутом в кратчайшие сроки.
