Вот не совсем нереальная ситуация: представьте, что управление почтовым ящиком в последнее время отнимает так много времени и энергии, что вы начинаете чувствовать, что так и должно быть. Те приемы электронной почты, которые вы видите в Интернете, никогда не применимы к вашей ситуации, так как авторы не могут понять сложные детали вашей конкретной работы или обязанности, которые с ней связаны.
Если это звучит знакомо, есть вероятность, что вы недооцениваете, как вышла из-под контроля ваша электронная почта. На самом деле, вполне возможно, что ваш почтовый ящик находится в режиме полной истерики, и вы обвиняете себя в его ненормальности, когда вообще можете избежать этой проблемы. Читайте дальше о некоторых признаках того, что вы не одиноки в своей борьбе, а также о способах их устранения!
Помните: вы можете вернуть себе контроль.
1. Вы получаете больше писем, чем можете ответить на
Почему каждый раз, когда вы отвечаете на одно сообщение, появляется еще 10? В прошлом вы потратили несколько часов, просматривая и отвечая, только чтобы отстать от актуальных действий в вашем списке дел, ожидая вашего внимания. Там нет здорового баланса между оставаться в курсе и, ну, в общем, стремиться ко всему остальному в вашей жизни. Может быть, ваши отношения с вашим почтовым ящиком просто не те, что раньше.
Почему это происходит
Вы рассматриваете свои электронные письма так, как будто они все имеют одинаковый вес. Возможно, у вас есть политика «первым пришел - первым вышел», где вы отвечаете на все, что дольше всего ждало вашего ответа, и работаете до сегодняшнего дня. Или, может быть, у вас есть политика «первым пришел - первым вышел», когда вы начинаете сверху и идете вниз.
Как это исправить
Пришло время начать расставлять приоритеты сообщений по срочности. Задайте себе эти вопросы каждый раз, когда вы получаете новый:
- Это срочно?
- Есть ли другие люди, которые лучше оснащены, чтобы справиться с этим?
- Требуется ли ответ?
- Это ответ, который вы часто даёте?
Если это не срочно, сохраните его на потом. Не позднее, но фактическое время, которое вы устанавливаете каждый день, чтобы просмотреть входящие. Если это срочно, но есть много людей, которые лучше подготовлены, чтобы ответить - дайте ему несколько минут и посмотрите, сделает ли один из них. Если ответа не требуется: не отвечайте. И, наконец, если вы часто даете ответ, подумайте об использовании такой функции, как «Консервированные ответы» в Gmail, или о создании документа, в котором все ваши шаблоны находятся в одном месте.
2. Вы получаете слишком много информационных бюллетеней
Каждое утро вы просыпаетесь с кучей непрочитанных сообщений, в том числе не менее 30 различных информационных бюллетеней (последние заголовки! Продажи! Лучшие рестораны в этом районе! Новости отрасли!). Вы лежите в постели с едва открытыми глазами и смахиваете все прямо в мусорное ведро. Это необходимая часть опыта, говорите вы себе. Я подписался на них, и теперь это цена, которую я должен заплатить.
Почему это происходит
Я понял: информационные бюллетени привлекательны. С таким количеством великих людей вы боретесь, чтобы выбрать то, что действительно ценно, из того, что просто интересно . Каждый раз, когда вы находите новый ежедневный дайджест или еженедельное письмо, которое кажется действительно полезным, вы спрашиваете себя, действительно ли вы уверены, прежде чем передавать золотые ключи на свой почтовый ящик - и это так. Так что подписывайтесь. Но прежде чем вы узнаете об этом, и даже без вашего ведома, эта подписка быстро станет еще одной в длинной череде ранних утренних удалений.
Как это исправить
Предотвратите это от преднамеренного отказа от подписки. Каждый раз, когда вы подписываетесь на новую рассылку, дайте себе пробную неделю. Если в конце недели вы не в восторге от того, чтобы открыть его (или даже не сделали этого), тогда отмените подписку. Никаких вопросов не было задано. Я знаю, что вы думаете: у кого есть время, чтобы сделать все это? Вы делаете, с приложениями, такими как Unroll.Me (для информационных бюллетеней) и BoxBe (для людей).
3. Вы часто теряете темы электронной почты или полностью их забываете
Вы работаете с пятью другими коллегами над предстоящим проектом, и кто-то создал цепочку, чтобы выяснить время встреч на следующую неделю. Рассматривая все другие задачи, которые у вас есть на планшете, вы полагаете, что это хорошо, если вы отодвинете эту маленькую деталь планирования на более поздний срок - еще лучше, когда разговор станет более развитым и вам нужно будет больше работать. Пару часов спустя вы отправляетесь искать сообщения, и они исчезают. Независимо от того, какие условия поиска вы пытаетесь.
Почему это происходит
Две возможности: ваш почтовый ящик слишком загроможден или слишком организован. Я говорю о людях, которые либо сразу избавляются от всего на свете, либо накапливают тысячи и тысячи непрочитанных сообщений. Каждое письмо, которое вы получаете - от вашего босса, вашего соседа, вашего партнера и вашей бабушки - все выслано в архив или постоянно хранится в вашем почтовом ящике.
Как это исправить
Пришло время почистить ваш почтовый ящик. Отведите час один день и посвятите его ничему, кроме сортировки сообщений. Вы можете: перемещать темы в папки, использовать теги, помечать все, что вам нужно, чтобы вернуться к ним позже, проверить Бумеранг или попробовать любой из этих замечательных инструментов. Не выбирайте метод только ради того, чтобы выбрать, вместо этого выберите тот, который, как вам известно, имеет для вас смысл. Возможно, вам придется протестировать несколько систем, прежде чем найти идеальный вариант, но, поверьте мне, несколько часов, потраченных на это, сэкономят вам массу времени.
Если какой-либо из этих сценариев покажется вам знакомым, это нормально. Нормально чувствовать, что твой почтовый ящик управляет твоей жизнью. Но это не значит, что вы должны сдаться. Вместо этого начните решать проблему, отправьте электронное письмо по электронной почте, пока не вернетесь к контролю.
Есть ли у вас какие-либо приемы управления электронной почтой, которые я должен попробовать, которые не были включены? Твитни мне @caroqliu и дай мне знать!
