В идеале, ваше свободное от работы время (по крайней мере, немного) расслабляло. Но этот дзен после отпуска может выйти прямо из окна, как только вы сядете, чтобы заняться почтовым ящиком и понять, что вас ожидает около миллиона сообщений.
Отвечать на электронные письма может быть напряженно в любой день, но еще хуже, когда они накапливаются. И, чувствуя этот стресс, вы можете поставить перед собой цель как можно быстрее их преодолеть - только совершить одну из распространенных ошибок, приведенных ниже.
Итак, потратьте несколько минут, чтобы прочитать, как вы можете избежать их: оно того стоит!
1. Приоритет времени отклика над качеством
Математически, ответ так быстро, как вы можете, имеет смысл. Если вы потратите одну минуту на чтение электронного письма и одну минуту ответа, вы получите список, который будет проходить быстрее, чем если бы вы потратили пять минут на чтение и пять минут на ответ.
И хотя вы правы, что это не тот день, когда нужно внутренне спорить между «Звучит хорошо!» И «Я согласен», но вы не хотите просто давать быстрый ответ.
«Звучит хорошо» или «Я согласен» работают одинаково хорошо, если кто-то спросил, нравится ли вам их план, но не имеет смысла, если они задали вам конкретный вопрос об этом. Это значит, что вы получите еще одно электронное письмо от них, и они узнают, что вы не читали то, что они написали в первый раз.
Исправление
Если у вас есть страницы с электронными письмами, и вы не можете сдержать желание ответить как можно скорее, скопируйте и вставьте общий ответ. Попробуйте это: «Я буду тратить сегодня на то, чтобы наверстать упущенное на электронных письмах. Если вам нужен ответ до 17:00, пожалуйста, напишите мне обратно и дайте мне знать ».
Да, это дополнительный шаг, но если ваша цель номер один - вернуться ко всем первым делом, это позволит вам сделать это, а затем выдохнуть и не торопиться с ответом.
2. Пересылка всего с «FYI»
В вашей голове вы делитесь обновлением статуса, чтобы другой человек мог сказать вам, что делать дальше. Но вы говорите, что в голове у вашего получателя об этом позаботились. По сути, вы подходите к электронной почте по принципу «горячего картофеля», предполагая, что ответственность ложится на того, кто получил его последним, а это означает, что существует вероятность недопонимания.
Вот почему, как пишет главный редактор Muse Дженни Майер, «каждое электронное письмо должно включать следующий шаг (даже если это« ответ не нужен »)».
Когда вы отправите электронное письмо по электронной почте, произойдет одно из двух. Вы получите ответ прямо на вопрос (так что все, что вы сделали, это дублирующая работа). Или, что еще хуже, они ничего не скажут, и каждый из вас будет думать, что другой человек - тот, кто делает следующие шаги.
Исправление
Примите совет Майера и убедитесь, что сообщения имеют четкое намерение. Если вы отправляете что-то просто для того, чтобы замкнуть петлю, то вполне нормально говорить это или даже «для справки». Если вы точно скажете, чего именно вы хотите от другого человека, вы сначала получите ясность - что означает, что вы поймайте себя, если вам действительно нужно сделать шаг, прежде чем делиться своим прогрессом.
3. Отвечая в том порядке, в котором они пришли
Ваш план реагирования в обратном хронологическом порядке является благонамеренным: сначала вы хотите вернуться к человеку, который ждал дольше всех. Тем не менее, это не мудрый план, если ваша цель - быть максимально эффективной.
Показательный пример: я работал с кем-то, кто уехал в двухнедельный отпуск, и когда он вернулся, он сначала ответил на свои самые старые электронные письма. Это означало, что он следил за моими вопросами, чтобы спросить, были ли они отсортированы, прежде чем он увидел более позднюю цепочку, где его точка соприкосновения решила эти проблемы для меня.
«Ты получил это?» И «Неважно! Увидел, что сделал! »Электронные письма были не нужны, и если ваша цель - быстро наверстать упущенное, вы не хотите тратить на них время.
Исправление
Это прекрасное время для подхода LIFO: Last In, First Out. Потому что, как объясняет главный операционный директор Muse Алекс Кавулакос, «эта техника основана на том, чтобы старые вещи имели дело с самим собой».
Другими словами, к тому времени, когда вы получили электронное письмо, которое кто-то отправил неделю назад, вполне возможно, что они уже обработали все, о чем вас спрашивали. И если они по-прежнему хотят, чтобы вы обратили на них внимание раньше, чем позже, я готов поспорить, что они отметили дату возврата вашего ООО и отправили сообщение, которое находилось в верхней части вашего почтового ящика, когда вы вернулись.
Когда вы смотрите на сообщения за неделю, у вас может возникнуть соблазн просто погрузиться. Но если вы задумаетесь над тем, как вы отвечаете, вы избежите распространенных ошибок и избавите себя от необходимости возвращаться и отвечать на них. снова.
