Когда вам предлагают написать рекомендательное письмо, вы должны быть польщены и надеемся помочь своему коллеге или старому коллеге. Тем не менее, этот сценарий также может быть нервным - ведь вы помогаете решить чье-то будущее! Как вы можете разместить все ее замечательные качества на одной крошечной странице? Что делать, если вы не говорите правильные вещи?
Пауза и перевести дух. Написание письма не является ракетостроением, особенно если вы положительно относитесь к человеку, которого рекомендуете. Я написал много писем в свое время, даже написал их для генеральных директоров разных компаний (да, руководители поручают эту задачу), и по ходу дела я узнал несколько вещей, которые упрощают этот процесс. Выполните следующие действия, чтобы написать письмо, которое поможет вашему коллеге получить работу.
1. Проведите предварительное исследование
Рекомендательные письма могут быть запрошены по целому ряду причин - заявление о приеме на работу, назначение премии, прием в школу или совет и т. Д. Таким образом, даже если вы знаете все, что нужно знать о текущей ситуации кандидата, трудовой этике и прошлых успехах, у вас все равно не будет всей необходимой информации. Узнайте, почему рекомендованный просит у вас письмо и что его читатели будут искать в нем.
Прежде чем начать писать, обязательно спросите следующее:
Эти вопросы помогут определить содержание вашего письма и обеспечат наилучшее из возможных позиционирование кандидата на работу или награду.
2. Следуйте формуле
В рекомендательных письмах должны быть рассмотрены три вещи: ваши отношения с кандидатом, ваша оценка ее работы и ее сравнение с другими людьми, с которыми вы работали на аналогичных должностях (иначе, почему она выделяется). Итак, пока вы пишете, структурируйте письмо вокруг этих областей:
Объясните ваши отношения
Сначала объясните характер вашей работы с кандидатом в начале письма. Это может быть простое утверждение, детализирующее, когда вы работали с ней, как долго и в каком качестве. Например: «Джейн работала менеджером по работе с клиентами в моей компании с 2010 по 2013 год, где она отвечала за планирование, разработку и реализацию маркетинговой стратегии для пяти наших крупнейших клиентов. Как ее менеджер я был свидетелем…
Оценить кандидата
После объяснения ваших взаимоотношений, оценка работы вашего коллеги является следующим приоритетом. Это должно быть основой вашего письма, хотя точное содержание будет зависеть от того, за что вы ее рекомендуете. Например, если вы знаете, что она претендует на должность менеджера, вы можете сосредоточиться на том, насколько хорошо она работала в вашей команде и на ее естественной способности быть великим лидером. Если она претендует на должность технического специалиста или, возможно, на должность писателя, сосредоточьте внимание на ее способности совмещать несколько проектов одновременно, обеспечивая результаты.
В любом случае, вы захотите объяснить, что вы видели в ее работе, и указать на ощутимые результаты, которые она дала. Помните, что всегда лучше показывать, а не рассказывать. Если вы говорите, что она в состоянии разработать и реализовать сложную маркетинговую стратегию, укажите на такие вещи, как общий маркетинговый бюджет, которым она управляла, и процентное увеличение, которое команда отдела продаж видела за время своего пребывания в должности. Любые цифры или характеристики, на которые вы можете ссылаться, помогут составить четкое представление о том, чего именно она добилась.
Сделайте сравнение, чтобы запечатать сделку
Сравнение кандидата с другими людьми, с которыми вы работали, может стать мощным способом дать сильную рекомендацию. Вы можете сказать, что кто-то «самый эффективный менеджер проектов, с которым я когда-либо работал», или «один из трех лучших сотрудников, с которыми мне когда-либо приходилось работать». Конечно, используйте только те утверждения, которым вы действительно доверяете!
Это также может помочь устранить любые проблемы, которые могут возникнуть у менеджера по найму. Например, если вы рекомендуете кандидата, который является молодым или у которого нет большого опыта, то сказать, что она демонстрирует «зрелость и стратегическое мышление далеко за пределами своего возраста и уровня опыта», может иметь большое значение.
Если возможно, используйте рассказ или анекдот, чтобы продемонстрировать одну из вышеперечисленных областей. Легко прочитать письмо и увидеть, что кандидат обладает сильными характеристиками, но в конце концов отбросить его в сторону, потому что не было ничего примечательного или осязаемого, чтобы вспомнить ее. С другой стороны, трудно забыть кого-то, кто оказал очевидное влияние на настоящую связь со своими бывшими коллегами.
3. Положите последние штрихи
Теперь логистика: во-первых, человек, собирающий и читающий рекомендательные письма, вероятно, занят и имеет много других страниц для чтения. Чтобы быстро оказать наибольшее влияние, сделайте ваше письмо коротким (не более одной страницы) и точным. С точки зрения тона, вы хотите быть формальным и профессиональным, но и с энтузиазмом. Теплая рекомендация также может быть плохой, поэтому убедитесь, что вы рассказываете, насколько вам нравится кандидат.
Используйте фирменный бланк вашей компании и укажите свою подпись и контактную информацию внизу. Включите дату, адрес получателя по имени (если это возможно) и завершите заявлением о вашей готовности обсудить кандидата далее, например: «Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь звонить мне».
Письма - это только начало различных типов рекомендаций, которые вам могут быть предложены, но эти шаги могут помочь вам в любой форме. Служите ли вы в качестве рекомендации бывшего сотрудника по телефону или рекомендуете коллегу по LinkedIn, проведите исследование, следуйте формату и сохраняйте энтузиазм. Вы (и ваш коллега) должны быть хорошими!
Наконец, помните, что если коллега попросит у вас рекомендации, вы окажете на нее влияние, и она всегда будет благодарна, если вы поможете ей на пути к успеху. Процесс написания письма может показаться напряженным, но это действительно большая честь.
