Разве вы не любите инструменты, ярлыки или хаки, которые помогают вам делать вещи быстрее или эффективнее? В конце концов, кто хочет проводить больше времени, занимаясь чем-то, чем вам абсолютно необходимо?
На этой ноте, вот три замечательных акронима на рабочем месте, которые вы должны знать - все они предлагают платформы, которые помогут вам сосредоточиться и сосредоточиться на чем бы вы ни работали.
1. Огайо: обрабатывать только один раз
Сколько раз вы открываете письмо только для того, чтобы вернуться и прочитать его? Может быть, три или четыре раза?
Это супер непродуктивная работа, если вы не задумываетесь над этим вопросом. Учитывая, что эксперты говорят, что только 20% нашей электронной почты действительно необходимы для нашей работы, многократное прикосновение к ней только усугубляет плохую ситуацию.
Вместо этого, Огайо! Откройте его один раз и сделайте с ним что-нибудь. (Кстати, это также работает с документами, входящей почтой или чем-то еще.) Воспользуйтесь этими полезными советами из Getting Things Done для более эффективной обработки электронной или бумажной почты.
- Не нужно это? Удали это!
- Если вы хотите сохранить его, но не нужно предпринимать немедленных действий, сохраните его.
- Если вы можете действовать немедленно, подумайте о сообщениях, на ответ которых требуется менее двух минут, - делайте.
- Для сообщений с реальным рабочим контентом вам нужно расставить приоритеты и потратить время, сохранить их в папке «действий», а затем вернуться, когда вы будете готовы к целенаправленной работе в этой области.
2. FIOSP: факты, проблема, цель, стратегия, план
Много лет назад наставник поделился этим процессом со мной, и я все время использую его для решения проблем или устранения неполадок. Это огромная помощь в организации моих мыслей и составлении плана действий, работаю ли я над своим собственным проектом или с командой.
В следующий раз, когда вы столкнетесь с трудовым кризисом, вам нужно решить как можно скорее, попробуйте это:
Факт
Начните с выяснения ваших фактов. У вас может возникнуть соблазн пойти на предположения, наблюдения или мнения, чтобы найти решение или даже обвинить корень проблемы. Но при устранении неполадок ваши решения должны быть учтены в фактах.
Например, допустим, вы пытаетесь решить проблему с клиентом, который недоволен услугами колл-центра, которые предоставляет ваша компания. Вот факты:
Время ответа в колл-центре составляет 60% вызовов, ответивших в течение двух минут. В нашем контракте говорится, что мы должны ответить на 80% звонков в течение двух минут.
вопрос
Как только вы изложите факты по этому вопросу, изложите проблему, основанную на фактах. Опять же, держитесь подальше от вины и посмотрите на последствия фактов:
Заказчик наводнен жалобами сотрудников на наше обслуживание, что ставит под угрозу наши будущие контракты с ними. Кроме того, несоблюдение условий контракта обходится нашей компании 1000 долларов в день в виде штрафов.
Задача
Здесь вы получите ясное представление о том, что именно ваша цель в ситуации. Это поможет выявить разрывы между фактами и целями.
Наша цель - ответить на 80% всех звонков в течение двух минут согласно контракту, устранить текущее отставание и прекратить штрафы, которые мы налагаем.
стратегия
Теперь вы отступаете назад и смотрите на общую картину: как проблемы соотносятся с фактами и какими должны быть надлежащие корректирующие действия.
Наша стратегия состоит в том, чтобы исправить низкую производительность, привлекая обученный резервный персонал, увеличивая время работы колл-центра на два часа каждый день на этой неделе и, при необходимости, проводя звонки в хорошо обученный переполнительный центр.
План
После того, как вы определили свою стратегию, вы должны предпринять следующие тактические шаги для ее реализации. Здесь вы можете назначить задачи и сроки по мере необходимости.
Управление аккаунтом
- Рассмотрите план корректирующих действий с клиентом к концу рабочего дня сегодня.
- Предоставляйте клиентам обновления каждые 24 часа, пока уровни обслуживания не вернутся к соответствующей норме.
операции
- Настройте системы таким образом, чтобы COB учел два дополнительных часа работы.
- Вызвать трех дополнительных штатных сотрудников до вторника.
легальный
- Рассмотреть последствия несоответствующего контракта и оценить ущерб на сегодняшний день.
Используя эту среду, вы можете быстро и легко перейти от головной боли к решению, что поможет вашей команде более продуктивно обсудить решение дилемм на рабочем месте.
3. БРЭН: преимущества, риски, альтернативы, ничего
Нет, речь не идет о хлопьях здесь! Это быстрое сокращение, помогающее оценить плюсы, минусы и последствия для принятия решения.
Например, скажем, ваш департамент пытается решить, стоит ли нанимать нового сотрудника для проведения кампаний в социальных сетях.
Давайте посмотрим на BRAN.
Выгоды
- Повышайте впечатления и узнаваемость бренда, создавая постоянное присутствие в пяти лучших социальных сетях, которые использует наша аудитория.
- Расширьте наш список рассылки.
- Увеличение просмотров веб-сайта.
- Держите нас на переднем крае рынков социальных сетей.
риски
- Трудно измерить ROI в кампаниях в социальных сетях. Как мы узнаем, работает ли он?
- Добавляет количество сотрудников и расходы, связанные с новым наймом.
- Не уверен, что узнаваемость социального бренда будет способствовать росту клиентов или росту доходов.
альтернативы
- Назначьте социальные сети существующим сотрудникам в меньшем масштабе и оцените результаты.
- Найти недорогой стажер, чтобы доказать концепцию в течение лета.
- Разделите стоимость менеджера по социальным сетям с другими отделами организации.
Ничего такого
- Продолжайте существующее положение дел с текущими маркетинговыми усилиями, не добавляйте количество и масштаб и не вносите никаких изменений, чтобы увеличить количество социальных сетей.
Помните, у вас всегда есть возможность ничего не делать. Иногда «еще нет» - это достаточно хороший ответ, пока вы не соберете больше информации, не получите больше финансирования или не получите более четкого отчета о выгодах.
Рабочее место часто может быть сложным, но использование каркасов и инструментов может помочь преодолеть некоторые из этих сложностей - и найти решения и решения, которые лучше служат вам и вашей работе!
