31 совет, как сделать так, чтобы электронная почта сосала меньше - муза

Электронная почта: Мы любим это, мы ненавидим это, мы любим ненавидеть это. Но так как это никуда не денется в ближайшее время, мы здесь, чтобы помочь вам извлечь из этого максимум.

От советов по продвижению вашей переполненной папки «Входящие» до стратегий, которые помогут вам в первую очередь получить меньше, до умных способов убедиться, что отправляемые вами письма оказывают большое влияние, у нас есть все необходимое, чтобы превратить вашу папку «Входящие» в Электростанция связи.

Если вы хотите: Держите свой почтовый ящик чистым

1. Самый простой способ прекратить получать столько электронных писем, во-первых, это отписаться от тех десятков информационных бюллетеней, которые вы вроде как хотели прочитать - но на самом деле никогда не делали. Unroll.me - это самый простой способ идентифицировать этих лохов в почтовом ящике и массово отписаться.

2. Если вы получаете много нежелательной почты от частных лиц, вы также можете попробовать BoxBe. BoxBe использует так называемый персонализированный «Список гостей», чтобы вы могли получать электронную почту от людей, которые для вас важны, при этом отсеивая сообщения от кого-либо еще в отдельный «Список ожидания». Любой, кто не входит в ваш Список гостей, получит просьба проверить их сообщение до того, как оно будет доставлено на Ваш почтовый ящик.

3. Попробуйте использовать автоответчик электронной почты - и не только когда вы находитесь вне офиса. Ваш автоматический ответ не должен быть длинным или подробным, но быстрое сообщение «Привет, я получил ваше письмо и вернусь к вам, когда смогу!» Может помешать нетерпеливым отправлять последующие электронные письма раньше. у вас был шанс ответить. Вот как это сделать.

4. Не поддавайтесь желанию ответить на каждое письмо правильным образом. Как объясняет Александра Франзен, «многие« срочные »электронные письма, как правило, разрешаются без вашей помощи. Выбирая не отвечать мгновенно, вы учите людей быть более уверенными в себе, создавая при этом разумные, реалистичные ожидания того, как быстро вы сможете отвечать ».

5. Предотвратите последующие электронные письма, заканчивая ваши сообщения четкими инструкциями вместо вопросов. Вместо того чтобы сказать: «Должны ли мы восстановить соединение на следующей неделе?», Попробуйте «Я позвоню вам во вторник утром, чтобы восстановить соединение». Если это не сработает, ваш получатель сообщит вам об этом, но в противном случае вы предотвратили ненужные туда-сюда.

Если вы хотите: Уменьшить время, которое вы тратите по электронной почте

1. Хотите, чтобы ваши письма были короткими и продуктивными? Сделайте каждое сообщение длиной в пять предложений - или меньше. Есть даже сайт, который создан, чтобы помочь: five.sentenc.es! Как поясняется в статье: «Обращайтесь со всеми ответами по электронной почте как с текстовыми сообщениями SMS, используя установленное количество букв на ответ. Поскольку считать буквы слишком сложно, мы вместо этого считаем предложения ». Нужен какой-то совет, чтобы все было коротким, но все же вежливым? У Эллиотта Белла есть несколько замечательных советов.

2. Если вы снова и снова отправляете одни и те же сообщения по электронной почте, сохраняйте шаблоны в папке «Черновики» (здесь их 27 для начала) или пользуйтесь лабораторией Gmail «Консервированные ответы», которая позволяет сохранять любое количество ответов и легко вставлять их. в ваши электронные письма. (Посмотрите, как его настроить, любезно предоставлено Gadgetwise.)

3. Отправить много писем с вашего телефона? Попробуйте автоматический текст, инструмент, который позволяет вам набрать настроенную аббревиатуру, которая затем разворачивается в полный текстовый текст. Например, ввод «rl8» может расшириться до «Я опаздываю», что удобно, когда вы бежите на собрание. (Вот как это сделать.)

4. Если ваша работа не требует немедленного реагирования на электронные письма, каждый день проверяйте входящие сообщения только несколько раз. Это время может быть разным каждый день, просто оно должно быть преднамеренным (например, сегодня я откладываю 9-10 часов утра, чтобы просмотреть свои входящие сообщения, а затем снова посмотрю на 4-5).

5. Добавьте два тега (или фильтра в Gmail) в свой почтовый ящик: «быстрый ответ» и «требуется целевое время». Когда вы знаете, что у вас есть непрерывный блок непрерывного времени, начните с открытия папки с выделенным временем и решите, какие из них вам больше всего подходят. надо решать. И в следующий раз, когда у вас будет пара свободных минут в ожидании автобуса или в очереди за кофе, откройте папку «быстрого ответа» вместо проверки Instagram.

6. Настройте свою электронную почту так, чтобы после того, как вы обработали одно электронное письмо и отправили его или удалили, вы сразу переходите к следующему в своей папке входящих, а не к списку электронных писем. (Для Gmail вы можете сделать это с помощью функции автоматического продвижения в Gmail Labs.) Это сокращает время, затрачиваемое на решение, на какое сообщение обратить внимание в следующем!

7. Нужно пройти через электронную почту за короткий промежуток времени? Попробуйте игру по электронной почте, которая дает вам пять минут, чтобы пройти как можно больше писем, и награждает вас баллами. Он также фокусируется на 10-20 электронных письмах за один раз, чтобы ваша битва в почтовом ящике выглядела как укус.

Если вы хотите: организовать свой почтовый ящик

1. Не храните все свои электронные письма в папке «Входящие» - ни удаляйте, ни храните, ни архивируйте их, как только они будут обработаны. Исследование, проведенное в 2011 году в Институте нейробиологии Принстона, установило, что «когда ваша среда захламлена, хаос ограничивает вашу способность фокусироваться». Это верно и для вашей виртуальной среды; чем больше электронных писем вы можете увидеть - даже те, которые больше не имеют значения - тем больше времени ваш мозг проведет в подсознании, думая о них.

2. Для людей, которые не любят списки дел, простое решение (или они так думают) состоит в том, чтобы использовать их входящие как один. Но для реальных задач, таких как «Создание предложения для нового клиента» или «Оплата аренды офиса», пришло время найти систему списков дел, которая работает для вас. Использование папки «Входящие» в качестве списка дел отводит ваше время в руки других людей - с каждым новым письмом приходит новое задание, нравится вам это или нет. Но необходимость сознательно добавить задачу в свой список дел - это шанс определить, стоит ли вам делать это прямо сейчас, а не другую работу.

3. Вы можете использовать Gmail, чтобы некоторые электронные письма автоматически пропускали ваш почтовый ящик. Например, если вы автоматически оплачиваете свой счет за кабельное телевидение, вы можете автоматически заархивировать его и добавить метку «Финансовый». Вам никогда не придется его видеть, но если вам это нужно, вы знаете, где его найти. Говоря о поиске вещей …

4. Прежде чем отправлять письма, прочтите их для поиска. Что бы вы искали, чтобы найти это письмо позже? Эти слова в электронном письме? Возможно, вы захотите изменить «Записки из встречи с Джеком» на «Записки из августовской встречи с Джеком Смитом из Амазонки».

5. На самом деле существует множество поисковых команд, которые значительно облегчают поиск старого письма. Вот пример того, как найти любое электронное письмо по теме, теме, отправителю и т. Д.

Если вы хотите: сделать ваш почтовый ящик кулером

1. Вы когда-нибудь хотели, чтобы вы помещали заметки по всему почтовому ящику? Точно названная Notes For Gmail позволяет прикреплять заметки и теги к любому сообщению электронной почты - прикреплять заметки к ветке электронной почты, в верхней части окна просмотра отправленных писем или в любом другом месте в папке входящих сообщений.

2. Надстройка Gmail Rapportive - это мечта сетевого оператора: плагин отображает информацию о социальных сетях ваших контактов прямо в вашем почтовом ящике, поэтому вы можете подключаться к ним через LinkedIn, Facebook и Twitter, даже не выходя из Gmail. Вы также можете просмотреть список последних писем из них и записать личные заметки, прикрепленные к их адресам в вашей учетной записи.

3. Как и Gmail на стероидах, Gmelius является расширением браузера для Chrome, Firefox и Opera, которое значительно повышает удобство работы с Gmail, начиная с очищенного интерфейса (не нужно больше рекламы!) До возможности блокировать трекеры электронной почты для защиты вашей конфиденциальности. Другая любимая функция - автоматическая кнопка «Отписаться», которая заменяет кнопку «Спам» в Gmail, когда Гмелиус обнаруживает список рассылки.

4. Вы знаете те электронные письма, которые, как вы знаете, вы не получите позже, но боитесь, что забудете? Плагин Boomerang, в настоящее время доступный для Gmail и Outlook, идеально подходит для работы с ними. Вы можете запланировать, чтобы электронное письмо исчезло и вернулось позже - когда вы будете готовы с ним справиться - оставив свой почтовый ящик более понятным до тех пор. Бумеранг также позволяет запланировать отправку электронной почты позднее и настроить повторяющиеся электронные письма.

5. Посетите Gmail Labs, где вы можете попробовать дополнительные функции Gmail, такие как «отменить отправку» и просмотр календаря прямо в папке «Входящие». Зайдите в настройки Gmail, затем нажмите «Лаборатории», чтобы начать.

6. Найди себе подписание или отправку множества документов и договоров? Hellosign для Gmail позволяет вам подписывать документы и заполнять формы, не выходя из папки «Входящие», что является настоящим спасением для тех из нас, кто ненавидит сканеры, принтеры и факсы.

Если вы хотите: получить ваши электронные письма читать

1. Делайте первые 50 символов каждого сообщения максимально краткими и действенными, говорит Fast Company . Соблазнительный новичок повышает вероятность того, что ваши получатели будут продолжать читать.

2. Длинные блоки текста выглядят устрашающими для чтения, поэтому подумайте, как сделать ваш текст более читабельным. Используйте маркеры, списки, жирный шрифт и короткие, легко читаемые абзацы. Возникли проблемы с его сокращением? Это может быть признаком того, что вы пытаетесь скрыть слишком много.

3. Если вы сталкиваетесь с более чем одной точкой или задаете более одного вопроса в своем электронном письме, убедитесь, что эти элементы выделяются из остальной части повествования, выделив их жирным шрифтом, выделив их или разместив в маркированном списке. Контраст естественно привлекает внимание получателя к сути сообщения (фрагмент, который вы не можете позволить себе пропустить!).

4. Сделайте любые ваши вопросы как можно более конкретными. «Что вы думаете о предложении?» - не очень хороший вопрос. «Можем ли мы пойти дальше с предложением поставщика о 20 000 долларов к пятнице?» - лучше.

5. Надеетесь поймать своего босса или кого-то важного в менее напряженный день, но не знаете его или ее график? Избегайте электронной почты во вторник и четверг. Это самые большие дни для почтовых ящиков людей, и вы не хотите, чтобы ваше важное сообщение потерялось в море новостных рассылок, предложений и другой корреспонденции.

6. Сделайте так, чтобы количество строк темы было таким, чтобы получатель получал четкое представление о том, что будет внутри письма. (Бонус: это также поможет вам легко найти сообщение в папке «Входящие», если ваш получатель позвонит, чтобы обсудить, а не написать обратно по электронной почте.)

7. Исследователи из Carnegie Mellon обнаружили, что наиболее эффективные электронные письма имеют сюжетные линии, которые обращаются к одной из двух вещей: любопытство (замечательно, если вы занимаетесь маркетингом) или полезность (вероятно, лучше всего для остальных из нас). одноминутное видео, чтобы узнать больше.

8. Хотите действительно убедиться, что ваши сообщения прочитаны? Расширение Chrome MailTrack позволяет вам видеть, когда и когда люди читают ваши письма. А если вы заметили, что он сидит там непрочитанным? Ознакомьтесь с этими советами для правильного следования.