Microsoft Access 2010 позволяет легко создавать профессионально отформатированные отчеты автоматически из информации, хранящейся в базе данных. В этом учебном пособии мы собираемся разработать красиво отформатированный список домашних телефонных номеров сотрудников для использования управления с использованием базы данных Northwind и Access 2010. Если вы используете более раннюю версию Access, доступен более старый учебник.Прежде чем мы начнем, откройте Microsoft Access, а затем откройте базу данных Northwind.
Если вам нужна помощь в этом шаге, прочитайте статью «Установка базы данных Northwind Sample». Если вы новичок в Microsoft Access, вы можете начать с Основы Microsoft Access 2010. После того как вы открыли базу данных, выполните следующие действия:
- Выберите меню «Отчеты». После того, как вы открыли Northwind, перейдите на вкладку «Создать» на ленте Microsoft Office. В разделе «Отчеты» вы увидите ряд методов, которые Access поддерживает для создания отчета. Если вы хотите, не стесняйтесь нажимать на некоторые из них и ощущать, какие отчеты выглядят и какие типы информации они содержат.
- Создайте новый отчет. После того, как вы удовлетворите свое любопытство, перейдите по ссылке «Мастер отчетов», и мы начнем процесс создания отчета. Мастер будет проходить шаг за шагом через процесс создания. После того как вы освоите мастер, вы можете вернуться к этому шагу и изучить гибкость, предоставляемую другими методами создания.
- Выберите таблицу или запрос. Первый экран Мастера отчетов просит нас выбрать источник данных для нашего отчета. Если вы хотите получить информацию из одной таблицы, вы можете выбрать ее из раскрывающегося списка ниже. В качестве альтернативы, для более сложных отчетов мы можем подобрать наш отчет для вывода запрошенного ранее запроса. В нашем примере все данные, которые нам нужны, содержатся в таблице Employees, поэтому в раскрывающемся меню выберите «Таблица: Сотрудники».
- Выберите поля для включения. Обратите внимание, что после выбора таблицы из выпадающего меню нижняя часть экрана изменится, чтобы отобразить поля, доступные в этой таблице. Используйте кнопку «>», чтобы переместить поля, которые вы хотели бы включить в отчет, в раздел «Выбранные поля». Обратите внимание, что порядок размещения полей в правом столбце определяет порядок по умолчанию, который будет отображаться в вашем отчете. Помните, что мы создаем телефонный справочник сотрудника для нашего высшего руководства. Давайте сохраним содержащуюся в нем информацию простую - имя и фамилию каждого сотрудника, их название и домашний номер телефона. Идем дальше и выбираем эти поля. Когда вы будете удовлетворены, нажмите кнопку «Далее».
- Выберите уровни группировки. На этом этапе вы можете выбрать один или несколько уровней группировки, чтобы уточнить порядок представления наших данных отчета. Например, мы можем разбить наш телефонный справочник по департаменту, чтобы все члены каждого отдела были указаны отдельно. Однако из-за небольшого числа сотрудников в нашей базе данных это не обязательно для нашего отчета. Перейдите и просто нажмите кнопку «Далее», чтобы обойти этот шаг. Возможно, вы захотите вернуться сюда позже и поэкспериментировать с уровнями группировки.
- Выберите варианты сортировки. Чтобы сделать отчеты полезными, мы часто хотим сортировать результаты по одному или нескольким атрибутам. В случае нашего телефонного справочника логичным выбором является сортировка по фамилии каждого сотрудника в порядке возрастания (A-Z). Выберите этот атрибут из первого раскрывающегося списка, а затем нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
- Выберите параметры форматирования. На следующем экране представлены некоторые параметры форматирования. Мы примем табличный макет по умолчанию, но давайте изменим ориентацию страницы на альбомную, чтобы обеспечить правильное отображение данных на странице. Закончив это, нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.
- Добавьте заголовок. Наконец, нам нужно дать отчету название. Доступ автоматически обеспечит красиво оформленный заголовок в верхней части экрана, причем внешний вид отображается в стиле отчета, который вы выбрали на предыдущем шаге. Назовем наш отчет «Домашний домашний список сотрудников». Убедитесь, что опция «Предварительный просмотр отчета» выбрана и нажмите «Готово», чтобы увидеть наш отчет!
Поздравляем, вы успешно создали отчет в Microsoft Access! Окончательный отчет, который вы видите, должен выглядеть так же, как и приведенный выше. Следует также отметить, что отчет «Домашний телефон сотрудника» отображается в разделе «Нераспределенные объекты» в меню базы данных Northwind в левой части экрана. Если вы хотите, вы можете перетащить его в раздел «Отчеты» для удобства. В будущем вы можете просто дважды щелкнуть по названию этого отчета, и новый отчет будет мгновенно сгенерирован с обновленной информацией из вашей базы данных.
