В течение последних нескольких месяцев я пытался составить расписание своей организации на 2015 год. Самое важное, что мне нужно было сделать, - это убедиться, что я знаю, когда происходят все наши события. Но прежде чем я смог записать их в свой календарь, мне сначала нужно было понять, какие события мне действительно нужно планировать.
Для некоммерческих организаций организуемые вами мероприятия являются основным способом взаимодействия вашего сообщества с вашей организацией. И поэтому очень важно, чтобы они хорошо вас представляли. Наскоро собранное мероприятие будет выглядеть и создавать впечатление, что ваша организация некомпетентна. Чтобы убедиться в том, что вы проводите лучшие мероприятия, важно, чтобы вы расставили приоритеты для своих мероприятий и планировали, чтобы они были максимально эффективными.
За последние 10 с лишним лет, которые я провел, работая на некоммерческие организации, я разработал четыре важных вопроса, которые нужно задать себе, прежде чем я решу спланировать мероприятие.
1. Что нужно нашей организации от этого события?
В основном, почему вы рассматриваете возможность проведения этого мероприятия в первую очередь? Вы пытаетесь собрать деньги? Если да, то сколько? Вы пытаетесь встретить новых сторонников или создать новые связи? Если это не сбор средств, возможно, вы пытаетесь привлечь новых клиентов или рассказать людям, которые уже являются частью вашей организации, о новой инициативе.
Если это событие ничего не делает для вас, почему вы это делаете? Вам необходимо определить, какую долю ваша организация имеет в результатах мероприятия, прежде чем выделять на него время и ресурсы. Это также поможет вам определить приоритетность мероприятия в контексте всех других ваших действий.
2. Что нужно вашим гостям от этого события?
Несмотря на то, что вы должны рассмотреть ваши потребности в первую очередь, событие на самом деле о ваших гостей. Для того, чтобы вы достигли своих целей (которые вы обрисовали в общих чертах с помощью приведенного выше вопроса), вам необходимо соблазнить участников правильно взаимодействовать с вами.
Поговорите с прошлыми и потенциальными гостями о том, что им нравится в ваших мероприятиях и что они хотели бы в будущем. Им нравится чувствовать себя «инсайдером» или быть публично признанным за их щедрость? Некоторые могут сказать, что им нравятся громкие, живые события; другие могут предпочесть более спокойную ночь. Бонусным преимуществом этой стратегии является то, что люди, с которыми вы беседуете, обязательно захотят увидеть, как вы приняли их совет на следующем мероприятии.
3. Как мы собираемся это сделать?
Теперь, когда у вас есть понимание того, что понадобится вашим гостям, вы должны подумать о том, как дать им то, что они хотят. Например, если ваши гости должны лучше понять вашу программу, возможно, вы решите пригласить клиента на мероприятие о своем опыте работы с этой конкретной программой, или вы покажете видео и распространите материалы для чтения о вашей модели. Или, если у вас есть главная цель по сбору средств и веселая аудитория, возможно, стоит пойти на живой аукцион.
Поскольку это всего лишь набросок, вам не нужно погружаться слишком глубоко в детали или полностью посвятить себя чему-либо еще. Однако, если вы понимаете, что у вас нет возможности провести мероприятие, которое будет отвечать потребностям вашей организации и гостей, сейчас самое время это выяснить. Вам не обязательно отказываться от идеи, но этот вопрос поможет вам понять, нужно ли вам сокращать штат или привлекать дополнительную помощь.
4. Чем это событие отличается от других?
Нет ничего хуже, чем посещать одно и то же мероприятие дважды в год - и ничто не может быть дороже для хозяина. Если вы планируете обед, ужин и игру в гольф для одной и той же группы доноров в том же году, вы можете ожидать усталости доноров и уменьшения отдачи от инвестиций. Вместо этого, подумайте о планировании одного крупного мероприятия для тех доноров, а затем меньшее мероприятие для ваших потенциальных клиентов или лучших добровольцев.
В бою
Чтобы помочь вам начать, вот пример стратегии для события, которое я недавно собрал, используя эти четыре вопроса:
Что нам нужно?
- Собрать 50 000 долларов
- Обновить пять доноров
- Привлечь 10 новых доноров, троих по 5 тыс. Долларов или выше
- Ввести новую столичную кампанию
Что нужно гостям?
- Чувствовать уверенность в том, что их деньги разумно инвестируются
- Возможность увидеть программу из первых рук
- Обоснование, чтобы дать больше - помимо цены билета
Как мы собираемся это сделать?
- Привлечь совет директоров, чтобы пригласить новых доноров
- Настройте обеды перед событием с текущими донорами, чтобы обновить
- Пригласите участника программы выступить
- Наймите нового дизайнера для приглашения и программы
- Корми их хорошо - подумай, спроси местных поваров
- Настроить возможность передачи текста
- Нанять группу
- Увеличить освещение в прессе
Чем отличается это событие?
- Наш единственный сидячий ужин
- Только мероприятие, ориентированное на наших основных доноров (60-70-е годы, в основном пенсионеры, в основном бывшие или нынешние волонтеры)
- Единственное событие, которое обычно посещают все члены правления
- Обычно намечается на весну, одновременно с вручением дипломов
Планирование мероприятий может быть утомительной, отнимающей много времени задачей, особенно если ваши мероприятия действительно соответствуют вашим целям. Задайте себе эти четыре вопроса, однако, и вы сможете лучше выработать стратегию для своих мероприятий и определить, какие из них действительно необходимы и полезны для вашей организации.
