Вы в очереди в Starbucks. Вы первый, кто прибывает на встречу. Ты просто просыпаешься.
Что общего у всех этих ситуаций?
Вы также проверяете свою электронную почту - и стонете от мысли, что вам придется пройти через все это.
Кто не тратит значительную часть своего времени за столом, управляя - или я должен сказать, пытаясь управлять - электронной почтой на телефоне? От этого невозможно убежать. Однако вместо того, чтобы позволить этому небольшому номеру уведомления (который становится все выше и выше) подчеркивать вас, вы можете просто изменить способ обработки.
Вот четыре метода, которым я научился помогать мне оставаться немного более вменяемым.
1. Сделайте так, чтобы ваш телефон читал вам сообщения
Чтобы полностью использовать ваши поездки на работу и обратно, подумайте об использовании Talkler. Это приложение, которое читает ваши письма к вам. И это не только останавливается на достигнутом, но и позволяет вам удалять их, когда вы идете, или отвечать записями. Это означает, что вы можете держать обе руки на руле (или удерживать столб метро) и при этом продолжать работать в офисе. И хорошие новости: он работает на платформах обмена, а также на большинстве поставщиков услуг электронной почты компании.
2. Читайте и действуйте прямо сейчас
Представьте себе: вы стоите в очереди в ожидании кофе. Итак, вы просматриваете свою электронную почту, но затем, прежде чем вы сможете закончить чтение, ваша очередь заказывать. Затем вы снова смотрите в ожидании, чтобы поднять его - каждый раз перечитывая одни и те же слова. Но, конечно, у вас никогда нет времени на ответ, поэтому вы проверяете тот же адрес электронной почты, когда возвращаетесь в свой офис.
Перечитывание электронных писем, снова и снова, не экономит ваше время. Вместо этого, предполагая, что это не срочно, я перемещаю сообщения, которые требуют ответов, в папку, называемую «задачи электронной почты». Если требуемое действие должно быть выполнено кем-то из вашей команды, я пересылаю сообщение им прямо здесь и сейчас. И если сообщение не требует каких-либо действий, я немедленно удаляю его или архивирую. Если у вас нет времени на какие-либо действия, описанные выше, отложите телефон на некоторое время.
3. Настройте фильтры
В дополнение к тому, что вы регистрируете все самостоятельно, вы должны также уделить время настройке системы, которая автоматически фильтрует ваши сообщения в определенные папки. (Если вам нужна помощь, чтобы начать, проверьте это или это). Нет причин для того, чтобы вручную сортировать электронные письма всей компании по срочным заметкам, когда ваш телефон готов действовать как ваш личный помощник. Хотя я рекомендую вам сделать это в целом - это действительно имеет огромное значение для вашего телефона, так как вы пытаетесь минимизировать входящую электронную почту.
4. Создайте выделенную подпись электронной почты
Ваша подпись на мобильном телефоне может быть и привратником, и козлом отпущения. Если вы укажете, что пользуетесь телефоном, это оправдает ожидания другого человека. Он предупреждает их, что любые опечатки, вероятно, являются автозаменой, и что вы не можете отправить вложение, которое находится на вашем рабочем столе.
Теперь, это не оправдание для ввода «ur» или «me 2» - но объяснение, если вы делаете небольшую ошибку. Вы можете пойти с основным: «Пожалуйста, извините за любые опечатки. Это быстрый мобильный ответ »или, что еще более кратко, « отправлено с моего телефона ».
Даже если вы просто начнете использовать один из этих методов, вы сразу увидите улучшение в том, как вы реагируете на входящие электронные письма. Внезапно, вместо того, чтобы чувствовать стресс, когда что-то еще входит в ваш почтовый ящик, вы сможете продолжать как обычно, зная, что существует сильная система.
