Независимо от того, сколько времени мы тратим, пытаясь оптимизировать наш почтовый ящик - от пакетной проверки сообщений до добавления уведомлений - электронная почта забирает нашу жизнь. Глядя на мою статистику за прошлый месяц, я получил и обработал более 10 000 электронных писем (еек!), Поэтому поиск правильного способа управления всей этой онлайн-перепиской был критически важен для моей повседневной рассудительности.
Оказывается, однако, что «правильный» способ управления электронной почтой во многом зависит от вашего личного стиля. Я собрал некоторые из самых популярных и успешных стратегий, чтобы вы могли решить, какая из них лучше для вас:
1. LIFO: последний вошел, первый вышел
Эта техника основана на том, чтобы позволить старому материалу иметь дело с самим собой. Это самый распространенный способ, которым люди имеют дело со своими входящими сообщениями, читая электронную почту сверху вниз (иначе говоря, начиная с самой последней полученной электронной почты).
Это очень удобно и интуитивно понятно, но есть два основных риска этой стратегии. Первый риск заключается в том, что вы, скорее всего, в итоге получите непоследовательную отзывчивость. В дни, когда вы тратите много времени на электронную почту, вы отвечаете на контакты молниеносно. В дни, когда вы заняты и на собраниях, вы будете получать сообщения и накапливаться в новых электронных письмах.
Второй риск заключается в том, что вы можете упустить хорошие возможности, потому что не успели вовремя. Если вы решите использовать эту стратегию, но хотите уменьшить эти риски, я бы рекомендовал блокировать один или два часа один раз в неделю, в течение которых вы переключаетесь на обратный хронологический подход (удобно изложенный ниже). Таким образом, вы удалите все старое, что может быть важным.
2. Обратный хронологический
Противоположность LIFO, использование обратного хронологического подхода означает, что сначала нужно иметь дело с самыми старыми электронными письмами. Если вы используете Gmail, вы можете переключить сортировку входящих сообщений, просто щелкнув счетчик электронной почты в верхнем правом углу.
С помощью этой стратегии вы часто будете сталкиваться с более жесткими электронными письмами, которые вы откладывали, что отлично подходит для любых хронических проволочек. Однако у этой стратегии есть один недостаток. Если вы работаете в каком-то месте, где постоянно получаете срочные электронные письма, на которые действительно нужно сразу отвечать, может быть рискованно использовать обратный хронологический подход. С учетом сказанного, вы можете определенно комбинировать эту стратегию с LIFO в течение рабочего дня, если это так.
3. Yesterbox
Техника Yesterbox, широко используемая генеральным директором Zappos Тони Хси (Tony Hsieh), сегодня сосредоточена на работе со всей электронной почтой, которую вы получили вчера. Се объясняет:
«Ваш список дел» каждый день - это просто вчерашний почтовый ящик (отсюда и «Yesterbox»). Самое замечательное в этом то, что когда вы просыпаетесь утром, вы точно знаете, сколько писем вам нужно пройти, есть ощущение прогресса, когда вы обрабатываете каждое письмо вчера и удаляете его из папки «Входящие», и на самом деле есть смысл если у вас осталось ноль писем для обработки со вчерашнего дня. На самом деле, когда вы закончите, есть чувство завершенности, и это удивительно ».
Это отличная стратегия для тех, кто чувствует, что постоянно тонет в электронной почте. Несмотря на то, что я рекомендую прочитать его полностью, лучшая часть, безусловно, - это степень контроля над входящими сообщениями. В отличие от других методов, ваша цель остается такой же, как и в течение дня, и со временем вы поймете, что вы лучше понимаете, сколько времени потребуется электронной почте, чтобы пройти. Вы получили 25 писем вчера? Хорошо, это может занять у вас чуть больше часа. Есть большой день с 70 приходящими электронными письмами? Вы можете планировать заранее и заблокировать дополнительное время для управления громкостью.
4. Входящие Ноль
Inbox Zero - это термин, придуманный Мерлином Манном. Это почтовая стратегия, цель которой - всегда сохранять ваш почтовый ящик на 100% пустым. В этом есть некоторые большие преимущества: все всегда обрабатывается, и вы не тратите время на перечитывание письма в третий раз, прежде чем приступить к действию. Эта стратегия хороша для создателей списков типа А (таких как я!), Которым нравится иметь полный контроль над своими почтовыми ящиками. Но, судя по моему опыту, легко позволить вашей входящей почте диктовать вашу жизнь, если вы зайдете слишком далеко. Совет для профессионалов: объедините Zero Inbox Zero с Boomerang для Gmail, приложением, которое позволяет вам отправлять сообщения из папки «Входящие» до выбранной даты и времени, чтобы вы могли выбирать между фактическим ответом и задержкой на потом, в зависимости от необходимости.
Если вы пробуете это в первый раз, я рекомендую проверить недельный вызов Лили Герман, чтобы остаться в Inbox Zero, прежде чем начать.
Попробовав каждый метод, я могу с уверенностью сказать, что выбор стратегии - это всего лишь соответствие ваших личных предпочтений любым привычкам, которые вы хотели бы поощрять (или препятствовать). Вы можете найти, что смешивание и сопоставление работают лучше всего для вас. Я долго работал в Inbox Zero и решил, что стресс от того, что он сделал последние несколько, не стоил того. Но к тому времени, когда я ложусь спать каждую ночь, я сохраняю свою электронную почту до 20 электронных писем - достаточно короткую, чтобы я мог видеть их все на экране для быстрой проверки того, что ничего не упало в трещины. До тех пор, пока вы не являетесь рабом своего почтового ящика и каждый, кому нужно услышать от вас своевременное получение ответа, кто будет судить?
