Тот факт, что недавно введенная в Google функция «отменить отправку» не означает, что вы будете в курсе ошибок электронной почты. В конце концов, когда вы работаете так же быстро, как и вы, имеет смысл только то, что вы будете терять время от времени. Даже если вы перфекционист.
Фактически, есть несколько вещей, которые все профессионалы в конечном итоге делают в своей карьере (если не один раз в год). Так что, вместо того, чтобы паниковать, просто следуйте нашему примеру.
1. Нажмите Отправить, прежде чем вы должны
Трудно сохранять спокойствие после того, как вы случайно отправили кому-то половину электронного письма, особенно когда вы планировали пересмотреть, потому что оно заполнено опечатками, чрезмерными восклицательными знаками и некоторыми формулировками, которые легко могут быть неправильно истолкованы.
Но не тратьте следующие 10 минут на изучение приложений для отслеживания электронной почты, чтобы узнать, открыл ли ваш получатель сообщение. Вместо этого быстро закончите исходное письмо (вам больше не придется тратить несколько минут на его редактирование) и напишите в верхней части следующее:
2. Случайно отвечая на все
Эта ошибка возникает в двух случаях: во-первых, вы отправляете что-то не конфиденциальное, но не предназначенное для всех, например, электронное письмо вашему боссу о времени отпуска. Или, во-вторых, вы отправляете всей компании какой-то странный комментарий о коллеге, который должен был увидеть только близкий друг.
Для первого сценария попробуйте:
Отправка это начало, но вы еще не сорвались с крючка. Это не случайный промах, который можно так легко исправить. Подойдите к кому-либо, кого вы обидели лично (или по телефону), и извинитесь, независимо от того, насколько это неудобно. Затем прочитайте это для пошагового подхода о том, как оправиться от такого типа более серьезной рабочей ошибки.
3. Создание опечатки
Большинство опечаток не требуют последующей заметки, но мы все наткнулись на те из них, которые требуют объяснения. Возможно, опечатка меняет смысл того, что вы на самом деле пытаетесь сказать. Или, может быть, их так много, что это делает тебя слегка неграмотным.
Вместо того, чтобы надеяться, что ваш получатель проигнорирует опечатку (и) как ошибку, скажите ему или ей:
4. Электронная почта неправильного человека
Эта ошибка, опять же, возникает в двух разных сценариях. Либо вы отправляете сообщение, связанное с компанией, Коллеге Два вместо Коллеги Один, либо случайно отправляете конфиденциальную информацию кому-то за пределами компании.
Для первого сценария напишите:
Последний сценарий, конечно, гораздо серьезнее. Прежде чем связываться с неверным получателем, рассмотрите последствия, сообщив своему менеджеру, что произошло, и выяснив, насколько чувствительной была утечка информации. Затем, в соответствии с инструкциями вашего вышестоящего руководителя, извинитесь перед сторонней организацией и вежливо попросите его или ее удалить ваше сообщение.
Каковы другие ежедневные ошибки электронной почты, и как вы можете исправить их? Расскажите мне о них в Твиттере?
