Даже если вы не в положении, требующем значительного сокращения чисел, вам, вероятно, приходилось использовать Excel хотя бы один или два раза в своей карьере. Это одна из тех программ, которые используются в разных отраслях.
Например, на одной из моих старых работ мы не использовали Excel для традиционного использования для расчета финансовых данных или создания графиков. Вместо этого мы использовали ряд электронных таблиц для отслеживания контактной информации сотрудников, а также сроков выполнения задач и предстоящих проектов на горизонте. И хотя это, безусловно, полезный инструмент, у него есть некоторые ограничения, что подводит меня к моей новой любимой замене: Google Sheets.
Когда я впервые начал использовать его, я пнул себя за то, что не сделал переключение раньше. Это обтекаемый, простой и удобный для мобильных устройств. Хотя это и не идеальная замена для Excel, есть ряд ситуаций, в которых это, возможно, лучший вариант.
Вот когда я рекомендую сделать это вашей таблицей выбора:
1. Вы сотрудничаете
На своей прежней должности я часто кричал с коллегами взад и вперед через кабинки, чтобы выяснить, кто оставил файл Excel, над которым мы работали, открытым на их компьютере. Несмотря на то, что у всех нас был доступ к электронной таблице, очевидно, что у нас не всегда был доступ к самой последней версии, поскольку только один человек мог обновлять ее одновременно. Попытка перебрать несколько сохраненных итераций была очень сложной, мягко говоря.
Так что, если вы не большой поклонник отправки файлов туда-сюда или сохранения новых версий одной и той же таблицы несколько раз в день, то Google - это путь. Он основан на облаке, что означает, что несколько человек могут одновременно получать доступ к файлу и использовать его - все изменения будут отражены в режиме реального времени.
Также есть возможность оставлять комментарии, поэтому, если у вас есть вопрос о том, почему один из ваших партнеров изменил номер или добавил столбец (или что-то еще), вы можете добавить быструю заметку. Кроме того, есть также способ просмотреть историю изменений, если вы хотите вернуться к более ранней версии. Его функциональность делает общение на одном дыхании.
2. Вы тянете данные в реальном времени
Это одна из самых крутых функций, которые я обнаружил только недавно: поскольку программа по своей сути связана с Google, вы можете вводить формулы для биржевой информации, RSS-каналы или даже использовать функцию перевода Google.
Это означает, что ваш Лист может автоматически извлекать данные, которые вы, возможно, собирали и компилировали ранее. Я понимаю, что это нишевое использование, но допустим, вы хотите следить за несколькими акциями; все, что вам нужно сделать, это ввести формулу и название биржевого тикера и вуаля: вы создали собственный персональный трекер, который обновляется в режиме реального времени (при условии, что вы подключены к сети).
3. Вам нужно часто обновлять
Одной из первых вещей, для которых я использовал Google Sheets (для личного пользования), было отслеживание моего преподавания йоги; Я хотел записать местоположение, студию, часы и количество студентов для будущих налоговых соображений, а также для накопления учебных часов. Листы имели для меня наибольшее значение благодаря бесплатному мобильному приложению и простому формату.
Хотя использование телефона для сложных формул, вероятно, не идеально, оно было идеальным для быстрых и частых обновлений, пока я был в пути.
Если вытащить компьютер, чтобы добавить небольшой фрагмент данных, звучит как рутина, вы найдете Sheets полезным для его удобства и мгновенной синхронизации; После добавления информации она обновляется везде, а не только на вашем телефоне.
Это может пригодиться, если вы будете вести постоянный список людей, с которыми встречаетесь на сетевых мероприятиях или ужинах с клиентами; Ваш лист может содержать имя, дату, место и любую информацию, которую вы хотели бы иметь в виду для последующих электронных писем. Или вы можете использовать его, чтобы отслеживать расходы и проездные мили для деловых поездок.
Варианты того, как вы можете использовать программу на ходу, бесконечны; в отличие от большинства приложений (например, для составления бюджета, составления списков и т. д.), вы можете создать столько столбцов и строк, сколько вам нужно.
4. Вы на бюджете
Я буду держать это коротким и сладким: Листы свободны; Excel нет.
Если ваша компания платит и предпочитает Excel, очевидно, вы захотите отложить их (если только вы не в состоянии дать четкий аргумент в пользу такого переключения). Но, если это не так, выбор кажется таким очевидным.
Для уверенного пользователя Excel, я уверен, у вас есть множество причин, по которым вы поддерживаете свою программу, и имеет смысл придерживаться ее, особенно если вы занимаетесь финансами или аналитиком данных и используете тысячи ячеек на сумму данные, которые листы просто не могут обработать.
Но для некоторых из нас просто не имеет смысла использовать настольную программу в среде, которая становится все более совместной. Это может немного облегчить вашу работу - а кто этого не хочет?
