Если вы скажете слово «встреча» своей команде, у вас гораздо больше шансов встретить стоны и бормотание «почему?», А не «Черт, да! Мы не можем ждать!
Одна из причин, по которой многие встречи так плохо проходят, заключается в том, что они начинаются неправильно. Как вы, наверное, заметили, первые несколько минут часто задают тон остальной части. Если у него нет сильного старта, члены вашей команды выходят из игры или сбиваются с пути. И вы знаете, ничто не чувствует себя хуже, чем вести дискуссию и видеть, как люди начинают красться взглядом к своему телефону.
Конечно, если вы нашли время, чтобы подготовиться, вы можете избежать этого. В конце концов, ваши встречи не должны происходить на автопилоте. Вам не нужно начинать каждый, просто запуская повестку дня и продолжая. Вместо этого вы можете запустить его различными способами.
1. Расскажите всем о чем встреча
Большинство людей настроены на WIIFM (что в этом для меня?). Чтобы привлечь участников, сначала нужно напомнить им, почему они сидят с вами в комнате, будучи отстраненными от работы. Да, вы, вероятно, упомянули что-то, когда назначали встречу, но всегда полезно переформулировать цель. (Подсказка: если вы не можете придумать убедительную цель, вам, вероятно, следует отменить встречу.)
Затем объясните, почему ваша команда специально обсуждает этот вопрос. Вам не нужно указывать на каждого участника и рассказывать, зачем он или она нужен на собрании, но вам необходимо четко дать понять, что все присутствуют по определенной причине. «Как маркетинговая команда компании, мы должны предложить три основательных идеи для расширения нашей аудитории в следующем квартале» или «Все в этой комнате были рекомендованы вашим менеджером из-за ваших организационных навыков». (Опять же, если кто-то в собрание, у которого нет цели, не заставляйте его или ее присутствовать.)
2. Поощряйте позитивность
То, как вы начинаете собрание, имеет тенденцию диктовать, как все остальное идет. Если встреча начинается с жалоб, жалоб и нытья, она вполне может закончиться и таким же образом. С другой стороны, если вы откроете с оптимизмом, это может оказать положительное влияние на оставшуюся часть обсуждения.
Вы могли бы попросить членов вашей команды рассказать о том, что идет хорошо. Или, если группа слишком большая, вы могли бы начать с похвалы группе за недавнее достижение - большое это или маленькое. Неважно, что происходит в вашей компании или в вашем отделе, важно начать разговор на возвышенной ноте. В противном случае люди начинают ассоциировать встречи с лекциями, плохими новостями и неутешительными отчетами.
3. Поделитесь удивительной статистикой или острой цитатой
Потрясающая статистика или проницательная цитата - не просто хорошая новость для речи; это также может быть кормом для отличного обсуждения. Дайте вашей команде несколько минут, чтобы обсудить, что это значит, прежде чем перейти к основной цели встречи.
Очевидно, это должен быть стат или цитата, которая каким-то образом относится к содержанию общего собрания. Может быть, это цифры из последних прогнозов роста компании, или, может быть, это шокирующая цитата из нового отраслевого исследования. Как бы то ни было, это должно быть достаточно актуально, чтобы ваша команда была сосредоточена и на ходу.
4. Расскажите историю
История может преподавать мораль, привить важный урок или даже заставить людей смеяться. Самое приятное в этом то, что это не из вашего собственного рта, что смягчает «удар» (если необходимо смягчение удара).
Как цитата или статистика, вы должны поделиться историей, которая так или иначе относится к встрече. Тем не менее, у вас есть немного больше гибкости здесь. Например, вы можете поделиться историей успеха; что-то, что хорошо сочеталось с клиентом или членом команды, который вышел за рамки служебного долга. Или вы можете поговорить о том, что вы недавно прочитали, о невероятно успешном выпуске продукта, который заставил вас переосмыслить стратегию, которую вы изначально разработали. Люди, как правило, хорошо относятся к анекдоту независимо от контекста. Не говоря уже о том, что это вовлекает сердце в мыслительный процесс, а не только разум.
Хорошая встреча - это что-то вроде искусства, так что дайте себе время разобраться в потоке. В первый раз все может сложиться не идеально, но всегда есть возможности для улучшения, если вы приложите усилия, чтобы это сработало.
