Таблица базы данных, где хранится ваша фактическая информация. Отчеты - это то, что Microsoft Access позволяет нам лучше увидеть такие данные, как для презентаций, форматы для печати, отчеты управления или даже простое представление о том, что представляют таблицы.
В отчете могут быть разделы заголовков, используемые для заголовков или изображений, которые суммируют представление столбца, и для каждого отчета требуется подробный раздел, содержащий видимые данные из базы данных. Нижние колонтитулы также являются опцией, которая суммирует данные из раздела подробностей или описывает номера страниц.
Доступны верхние и нижние колонтитулы групп, которые являются отдельными настраиваемыми областями, где вы можете группировать свои данные.
Ниже приведены инструкции по созданию профессионально отформатированных отчетов автоматически из нашей базы данных. Всего несколько кнопок.
Как сделать отчет в MS Access
Шаги для создания отчетов MS Access немного отличаются в зависимости от версии Access, которую вы используете:
Microsoft Access 2016
-
Открыв таблицу в Access, перейдите к Создайте и выберите отчет с Отчеты раздел.
-
Принять к сведению Инструменты компоновки отчетов теперь отображается в верхней части Microsoft Access:
- Дизайн: Группируйте и сортируйте элементы в отчете, добавляйте текст и ссылки, вставляйте номера страниц и, кроме всего прочего, изменяйте свойства листа.
- Упорядочить: Отрегулируйте таблицу, которая будет укладываться в стопку, таблицей и т. Д .; перемещать строки и столбцы вверх, вниз или влево и вправо; слияние и разделение столбцов и строк; контролировать поля; и привести элементы к «фронту» или «назад» в формате слоев.
- Формат: Включает стандартные инструменты форматирования текстовых процессоров, такие как жирный, курсив, подчеркивание, текст и цвет фона, форматирование числа и даты, условное форматирование и т. Д.
- Настройка страницы: Позволяет настроить общий размер страницы и переключать между пейзажем и портретом.
-
Это оно!
Microsoft Access 2010
Если вы используете Access 2010, см. Раздел «Создание отчетов в Microsoft Access 2010».
Microsoft Access 2000
Для этого руководства, относящегося только к MS Access 2000, мы собираемся использовать базу данных Northwind. См. Как установить базу данных Northwind Sample, прежде чем мы начнем, если у вас еще нет этой базы данных.
-
Как только вы откроете Northwind, вам будет представлено основное меню базы данных. Идем дальше и Отчеты чтобы просмотреть список различных отчетов Microsoft, включенных в примерную базу данных.
- Если вы хотите, дважды щелкните по нескольким из них и почувствуйте, как выглядят отчеты и какие типы информации они содержат.
-
Когда вы удовлетворите свое любопытство, нажмите новый и мы начнем процесс создания отчета с нуля.
-
На следующем экране появится запрос на выбор метода, который вы хотите использовать для создания отчета. Мы будем использовать Мастер отчетов который будет проходить через процесс создания шаг за шагом.
- После того как вы освоите мастер, вы можете вернуться к этому шагу и изучить гибкость, предоставляемую другими методами создания.
-
Прежде чем покинуть этот экран, мы хотим выбрать источник данных для нашего отчета. Если вы хотите получать информацию из одной таблицы, вы можете выбрать ее из раскрывающегося списка. В качестве альтернативы, для более сложных отчетов мы можем подобрать наш отчет для вывода запрошенного ранее запроса.
- В нашем примере все необходимые нам данные содержатся в Сотрудники таблицу, поэтому выберите эту таблицу и нажмите Хорошо.
-
Все готово!
