Наряду с практическими аспектами баз данных Microsoft Access предлагает некоторые приятные функции, которые облегчают работу. Одной из дополнительных функций являются темы отчетов, которые могут превратить дамп данных в полезный, презентабельный отчет. Это дает вам возможность сделать так, чтобы все отчеты вашей команды, отдела или компании выглядели последовательными. Вы можете установить другую тему для отчета, который используется на собрании компании или в соглашении, или вы можете настроить отчет для акционеров. Используя темы отчетов, вам будет легче дать вашим отчетам профессиональный внешний вид и ощущение, что вы действительно не можете получить с Microsoft Excel. Это одна из причин, по которой вы должны переместить свои данные в базу данных, а не пытаться поддерживать электронные таблицы.
Функция тем отчетов относительно проста в использовании, особенно если вы привыкли работать в Microsoft Access. Не беспокойтесь, если у вас не было большого опыта работы с Microsoft Access. Это быстрое и легкое упражнение, чтобы начать применять стильный взгляд на все, что вам нужно, чтобы выглядеть презентабельно. Вы даже можете обновить темы более старых отчетов, если вам нужно их воскресить для сравнения с новым отчетом. Это удобно, когда вы делаете сравнение, и вы не хотите, чтобы ваша аудитория была отвлечена датированным взглядом отчета от пяти лет назад или, в некоторых случаях, - чрезвычайно простым появлением отчетов более десятилетия назад. Независимо от ваших потребностей, если у вас есть данные в базе данных, вы можете сделать ее презентабельной.
Настройки по умолчанию для отчетов
По умолчанию отчет зависит от того, начинаете ли вы с нуля или с помощью шаблона. Если вы используете существующую базу данных, по умолчанию используется создатель базы данных, используемый во время установки. Если вы создаете свой собственный по умолчанию, Access имеет одно место, где вы можете перейти к тем, которые поставляются с приобретенной версией. Существуют также темы, доступные онлайн, поэтому, если вам не нравится то, что с вашей покупной версией, вы можете найти что-то более подходящее для ваших нужд в Интернете.
В зависимости от того, работаете ли вы со старыми отчетами или новыми отчетами, вам может потребоваться некоторое время, чтобы просмотреть темы, чтобы посмотреть, какие из них лучше всего подходят для разных целевых аудиторий. Если вы собираетесь перерабатывать устаревшие отчеты, подумайте о том, что похоже на то, что вы делали в прошлом; в противном случае вам придется много работать, чтобы переделать все отчеты.
Существует тема по умолчанию для новых отчетов, которые вы можете перезаписать.
- Нажмите на раскрывающееся меню панели быстрого доступа и выберитеДополнительные команды.
- Нажмите на Дизайнеры объектов.
- Прокрутите вниз до Форма представления формы / отчета и обновить Шаблон отчета чтобы соответствовать тому, который вы хотите использовать по умолчанию.
- Нажмите Хорошо.
Вы также можете установить значение по умолчанию в представлении «Дизайн».
- Откройте отчет в представлении «Дизайн».
- Перейти к Инструменты проектирования отчетов > дизайн > Темы и перейдите в раскрывающееся меню под Темы кнопка.
- Щелкните правой кнопкой мыши тему, которую хотите сделать по умолчанию, и выберите Сделать эту тему базой данных по умолчанию.
Независимо от того, какой метод вы используете для изменения значения по умолчанию, имейте в виду, что он изменяет внешний вид любых отчетов, которые вы создаете после его установки. Он не изменяет существующие отчеты.
Применение тем к новым отчетам
То, как вы применяете темы к новым и старым отчетам, по сути, одинаково, но то, что вы видите, меняется. Если вы создаете новый отчет, у вас могут не быть данных для заполнения отчета. Это означает, что у вас есть менее точное представление о том, как будет выглядеть окончательный отчет, потому что он будет иметь пустые места при применении темы. Лучше всего иметь хотя бы некоторые данные, когда вы начинаете просматривать отчеты, чтобы вы могли видеть, как данные и тема выглядят вместе. Если вы смотрите только на тему без текста, вы можете быть шокированы, чтобы увидеть, как это выглядит, когда есть данные.
- Откройте отчет в представлении «Дизайн».
- Перейти к Инструменты проектирования отчетов > дизайн > Темы, и перейдите в раскрывающееся меню под Темы кнопка.
- Выберите одну из тем из раскрывающегося меню или откройте Просматривать чтобы посмотреть другие темы, которые вы загрузили.
Если вам нравится дизайн и вы хотите изменить цвет, вы можете сделать это в той же области. Вместо того, чтобы Темы нажмите кнопку Цвета или же Шрифт для внесения изменений.
Применение тем к устаревшим отчетам
Обновляйте устаревшие отчеты так же, как вы обновляете новые отчеты, но отслеживаете, какие устаревшие отчеты вы обновляете, а также когда вы вносили изменения. Вам необходимо вести учет всего, что вы меняете с течением времени для контроля конфигурации, особенно если вы занимаетесь финансовой или другой информацией, которая используется в аудитах. Если внешний вид отличается от устаревших отчетов, вы должны быть в состоянии доказать, что было изменено и когда.
Как правило, лучше не обновлять отчеты, которые вы уже представили. Вы можете обновить внешний вид в будущем, рассматривая его как совершенно новый отчет. Скорее всего, вам не нужно будет представлять старые отчеты для чего-либо официального. На случай, если вы это сделаете, людям не будет больно видеть, насколько изменился ваш бизнес с течением времени.
