Я одержим тем, чтобы быть настолько продуктивным, насколько это возможно с человеческой точки зрения, будь то установление лучших сроков или поиск наиболее эффективного способа планирования своих дней.
Но мой почтовый ящик все еще был огромным временем-отстой. И главное: я отправлял много и то же письмо снова и снова.
Именно тогда я начал использовать готовые ответы. Если вы не знакомы с ними, вы можете сохранить созданный вами ответ, а затем, вместо того, чтобы постоянно перепечатывать его, вы можете нажать и вставить его в свою электронную почту, что сэкономит ваше время и усилия.
Еще не продано? Я написал пять общих, экономящих время шаблонов, чтобы вы могли начать, что убедит вас в этом. (Но сначала вам нужно настроить. Если вы пользователь Gmail, вы найдете здесь инструкции. А если вы пользователь Outlook, они называются «Быстрые детали», и вы можете их увидеть. Вот.)
1. Отложить ответ
Иногда вы можете быстро ответить. Но в других случаях ваш ответ потребует дополнительной мысли или работы. Поскольку тем временем вы не хотите игнорировать человека, отправьте это, чтобы сообщить им, что вы ответите, когда сможете. Это выглядит так:
2. Чтобы разрядить ситуацию
Вы знаете, что одна из самых худших вещей, которые вы можете сделать, когда напряженность накаляется, - это рассказать кому-то, что вы чувствуете по электронной почте. Вместо того, чтобы рисковать, когда эмоции сильны, используйте предварительно созданный шаблон, чтобы убедиться, что вы используете соответствующий тон на рабочем месте. Это выглядит так:
3. Поделиться инструкциями
Вы постоянно говорите людям, как ориентироваться на вашем сайте или использовать вашу базу данных? Вместо того, чтобы вводить инструкции снова и снова, введите их один раз, и вам не придется беспокоиться о пропущенных шагах, когда вы испытываете стресс или чрезмерно заняты (или реплицируете работу всю неделю). Это выглядит так:
4. Пунт низко приоритетных работ
Слишком много на тарелке? Держите вашу электронную почту краткой и честной, предлагая альтернативы. Попробуй это:
5. Чтобы отправить вложение
«Пожалуйста, найдите прикрепленный…» должен быть одним из самых распространенных ответов по электронной почте, что делает его идеальным кандидатом для стандартного шаблона ответа. (Просто обязательно прикрепите файл, прежде чем нажать «Отправить!»). Попробуй это:
Сохранение ответов электронной почты поможет вам управлять входящими сообщениями и временем. Таким образом, вы можете написать их, когда вы чувствуете уравновешенность и ясно мыслить, и иметь их под рукой в этот напряженный, утомленный временем день.
Наконец, не забывайте, что только то, что они спасены, не означает, что они находятся в камне. Не стесняйтесь менять их, если вам нужно, чтобы они действительно работали для вас, двигаясь вперед.
