К настоящему времени я собираюсь предположить, что вы хорошо разбираетесь в основах этикета электронной почты. Вы знаете, такие вещи, как всегда, включая сюжетную линию и противостоять искушению CC каждый теплое тело в вашем офисе.
Да, я собираюсь дать вам преимущество сомнения здесь. Но значит ли это, что я думаю, что ваши сообщения безупречны? Точно нет.
Есть несколько грехов электронной почты, которые не так часто повторяются, но все же столь же достойны извращений. И, скорее всего, вы можете быть виновны в их совершении (эй, я тут с вами!) - знаете ли вы об этом или нет.
Если вы обнаружите, что краснеть при упоминании одного из этих подлостей? Ну, друг мой, в твоих письмах ещё есть место для улучшения.
1. Игра в «Горячий картофель»
Вы гордитесь тем, что находитесь в верхней части своего почтового ящика - входящие сообщения никогда не идут долго без вашего ответа.
Это здорово, что ты настроен быть таким отзывчивым. Но важно также учитывать качество того, что вы отправляете. Ваши ответы действительно продвигают разговор? Или вы запускаете короткие (и, возможно, даже совершенно бесполезные) сообщения, пытаясь поставить мяч на площадку другого человека и приблизиться на шаг к этому неуловимому нулевому входному почтовому ящику?
Часто люди обнаруживают, что попадают в эту последнюю категорию. К сожалению, эта безумная игра по электронной почте с горячей картошкой совершенно контрпродуктивна.
Как улучшить
Я знаю, что давление, чтобы вернуться к людям, может быть высоким, и я не пытаюсь сказать вам, чтобы сообщения оставались без ответа.
Вместо этого, если вы не в состоянии предоставить качественный ответ, отправьте короткую заметку о том, что вы изучаете этот вопрос, и получите ответ с более подробным ответом, как только он у вас будет.
Этот шаг избавляет от необходимости мгновенно реагировать, в то же время давая вам время уделить должное внимание этому сообщению.
2. Демонстрируя ваше чувство юмора
Никто не хочет походить на безжизненного робота по электронной почте. И, поверьте мне, я определенно ценю те мелкие и нестандартные заметки, которые приходят в мой почтовый ящик.
Однако нет гарантии, что другие получатели будут чувствовать то же самое. Вы должны помнить, что в письменных сообщениях отсутствуют невербальные и другие контекстные подсказки, которые обычно помогают вашему юмору приземлиться.
Поэтому важно знать свою аудиторию, прежде чем наполнить свою электронную почту тем, что, я уверен, является вашим звездным чувством юмора. Я был бы в восторге от этого великолепного GIF собаки в шляпе для вечеринки. Члены вашего правления? Может быть, не так много.
Как улучшить
Опять же, понимание вашего получателя имеет решающее значение здесь. Но, если вы чувствуете хоть какие-то сомнения относительно того, как будет получена ваша забавная шутка или замечание, удалите ее.
Вы в большей безопасности, чем извините, и вы все равно можете быть дружелюбным и представительным в своей электронной почте - без рутины!
3. Рамблинг и дальше
Я знаю, что это может показаться тонкой гранью для ходьбы. Вы слышите столько болтовни о тех страшных встречах, которые могли случиться по электронной почте, что легко почувствовать давление, чтобы избежать приседаний любой ценой.
Но эта попытка пропустить все личные контакты часто приводит к некоторым скучным электронным письмам. Прежде чем вы это знаете, вы выполнили шедевр из 3000 слов, который погрузится во все детали этой предстоящей презентации. Спойлер: никто не собирается его читать.
Как улучшить
Иногда более длинные сообщения неизбежны. В таких случаях такие вещи, как маркеры, короткие абзацы и подзаголовки, могут помочь организовать вещи и легко их переварить.
Но, учитывая, что идеальная длина составляет где-то от 50 до 125 слов, все, что длиннее, может потребовать встречи или телефонного звонка.
4. Ввод электронного письма, которое никто не хотел бы видеть
Существует ложное чувство конфиденциальности, которое приходит вместе с вашим почтовым ящиком. Вы предполагаете, что предполагаемый получатель будет единственным, кто увидит этот язвительный комментарий о вашем боссе.
Слушайте очень внимательно: это не только грубо, но и рискованно. Будь то техническая проблема, шпионский отдел кадров или даже сплетник, велика вероятность, что ваши не очень дружелюбные замечания в конечном итоге попадут не в те руки или перед неправильными глазными яблоками.
Как улучшить
Этот, который тебе просто нужно остановить - холодная индейка.
Если у вас возникнет соблазн напечатать что-нибудь не совсем обычное (даже в шутку!) В вашем сообщении, спросите себя: какова будет ваша реакция, если кто-то (например, ваш начальник или другой коллега) увидит этот комментарий?
Если вы слегка обеспокоены этой мыслью, пришло время нажать клавишу возврата.
5. Быть женатым на ваш почтовый ящик
Хорошо, эта последняя ошибка на самом деле не имеет ничего общего с содержанием сообщений, которые вы отправляете. Но это все еще важно знать.
Опять же, желание активно управлять своим входящим почтовым ящиком - это отличное качество (я уверен, что все те люди, у которых тысячи непрочитанных писем просто тусуются, завидуют вашей приверженности!). Тем не менее, это не дает вам свободного прохода, чтобы держать глаза на телефоне в середине обеда, встречи, отпуска или свадьбы (да, я видел, как это происходило).
Мало того, что ваш компульсивный входящий почтовый ящик освежает вас, заставляя упустить реальные разговоры и опыт, он также не учитывает людей, с которыми вы проводите время.
Как улучшить
Ответ здесь прост: убери свой телефон. Я знаю, это кажется невозможным. Но, как я узнал в этом эксперименте, это более чем стоит.
Вот хорошие новости: все эти фальшивки - это то, что вы можете решить, если вы готовы учиться и менять свои привычки. Тебе не суждено быть полным провалом электронной почты.
Реализуйте этот совет (и, пока вы работаете над ним, освежите в себе эти основы этикета электронной почты!), И вы уже на подходе к совершенствованию своей электронной почтовой игры.
