Давайте будем реальными. Тот факт, что Gmail позволяет разделить входящие сообщения на пять подпапок, может означать только одно: большинство получаемых нами писем - полная чушь. И когда вы отправляете заметку коллеге, своему боссу или менеджеру по найму, она, скорее всего, окажется где-то между чем-то критичным и спамом Viagra или GIF-файлами BuzzFeed.
Итак, как сделать так, чтобы ваше сообщение было замечено и, что более важно, прочитано? Поставьте себя на место получателя и убедитесь, что любое письмо, которое вы пишете, отвечает на эти пять вопросов.
1. Почему я должен открыть это?
Строка темы - это идентификатор звонящего по электронной почте - он определяет, будет ли получен ответ или проигнорирован. Сделайте это конкретным и прямым, чтобы ваш получатель точно знал, чего ожидать от сообщения. Если вам понадобится, чтобы ваш коллега дал отзыв ко вторнику, не хороните записку в последней строке. Назовите свой адрес электронной почты «Ответ на вторник: заметки с сегодняшней встречи» вместо «Привет» (что является эквивалентом того, что «нам нужно поговорить»).
Если вы подаете заявку на работу, используйте ключевые слова, такие как название должности или ваш опыт, чтобы выделиться. Написание «Менеджер сообщества с 4-летним опытом» - это короткий и приятный способ предложить свои полномочия заранее.
2. Кто ты?
Если вы пишете кому-то впервые - например, менеджеру по найму или кому-то, кого вы слышали, выступая на мероприятии, но не встречались - вы захотите установить взаимопонимание как можно быстрее. Например, перед тем, как я написал холодное электронное письмо компании об открытых вакансиях фрилансера, я узнал, что мы с основателем учились в одном колледже. Я поставил «Йельские квасцы» как в своей теме, так и в первом предложении своего письма; Я получил ответ и назначил собеседование в течение 48 часов.
Используйте любые общие точки соприкосновения, которые вы можете найти - школы, общие друзья или интересы, профессиональные ассоциации - чтобы дать получателям понять, что вы стоите на связи. Или, если вы работаете в крупной компании и связываетесь с руководителем, с которым вы встречались раньше, быстрое напоминание о том, когда и где вы в последний раз подключались, поможет встряхнуть ее память.
3. Что тебе нужно?
Вот почему вы пишете в первую очередь! Настало время для большого объяснения, верно? Еще нет. Стремитесь быть ясными и убедительными в одном или двух предложениях. На работе представьте, что ваша электронная почта является лишь кратким начальным контактом, который может организовать живую беседу по телефону или лично, если требуется более подробное объяснение.
Это особенно верно для холодных писем, когда получатель не ожидает вашего сообщения. Если вы пишете, чтобы заказать кофейную встречу, будьте конкретны, но оставьте место для интриг. Например, напишите «Я хотел бы поделиться тем, что я узнал о контент-маркетинге, а также узнать, как я могу внести свой вклад в ваши текущие проекты». Помните: занятые люди не хотят, чтобы их мозг «выбирали», они хотят стать умнее, обмениваясь идеями.
4. Что это для меня?
Думайте о своей электронной почте как о транзакции: то, что вы хотите от получателя, должно принести ей столько же пользы, сколько и вам. На работе мы все ищем одобрения у наших коллег, менеджеров и клиентов. Как то, что вы просите, поможет вашему получателю достичь этого? Будьте откровенны с такими фразами, как «Я могу быть активом для вашей команды», «Это может помочь представить ваши идеи более четко» или даже «отзывы клиентов показывают, что они ищут решения, подобные этим».
5. Будете ли вы ценить это?
С таким количеством безличных электронных писем, поступающих в наши почтовые ящики каждый день, выделите свою, проявив немного человечности. Обращаетесь ли вы к коллеге или к «холодному контакту», вы запрашиваете у этого человека время, чтобы тщательно продумать вашу электронную почту. Покажите, что вы цените усилия, подписав слова «спасибо» или «искренне» (серьезно, «лучший» слишком запутанный). Небольшой этикет будет иметь большое значение для получения ответа, который вы хотите.
Сохраните эти вопросы в заметке Post-it и проверьте свои сообщения на них перед отправкой. Вы не только овладеете ремеслом электронной почты, но и будете чертовски хорошим коммуникатором в любой профессиональной обстановке.
