Если вы похожи на многих учеников 9–5 лет, вы, скорее всего, тратите большую часть своего дня на отправку электронных писем, а остальная часть - за ними.
Если бы вы могли просто получить ответ на свой вопрос или получить этот отзыв в своем отчете каким-то своевременным способом, вы могли бы пройтись по списку текущих дел и позвонить ему за день до наступления темноты. Но вместо этого, ваш неотвеченный адрес электронной почты спрятан в переполненном почтовом ящике вашего менеджера, и вы остаетесь в отчаянии в своем кабинете, серьезно рассматривая сигнал SOS. Чем ты занимаешься?
Прежде чем нажать «Отправить» в другом письме для регистрации, измените строку темы на все заглавные буквы и нажмите на этот любимый красный восклицательный знак, используйте эти советы, чтобы понять это с первого раза.
1. Сделать это быстро
Вы слышите этот совет, когда речь идет о всех формах общения, но быстрое распространение вашего сообщения особенно важно для электронной почты. Длинные блоки текста выглядят устрашающими для чтения, особенно для менеджеров, которые постоянно завалены сообщениями. Если сообщение слишком длинное, оно рискует быть отодвинутым в сторону и повторно посещено, когда есть больше времени (что во многих случаях никогда).
Думайте коротко, резко и точно. Используйте пули или списки, где вы можете. Держите абзацы по четыре-пять строк в каждом, чтобы их было легко просматривать - в поле сообщения должно появиться много пустого пространства. И если это слишком сложно, это может быть признаком того, что вы пытаетесь охватить слишком много тем в одном письме. Придерживайтесь одной темы по электронной почте и отправляйте другие под отдельной обложкой.
2. Обращайтесь ко всем потенциальным вопросам и запросам
В то же время вы хотите быть достаточно тщательным в своем электронном письме, чтобы в нем не было места для неправильного толкования или чтобы ваш получатель мог запросить дополнительную информацию. (Последнее, что вы хотите, это, наконец, получить этот ответ - и вместо того, чтобы получить решение, вы получите вопрос!)
Итак, заранее обдумайте вопросы, которые вы можете получить, и ответьте на них. Например, если вам нужно, чтобы ваш начальник выбрал место для предстоящего мероприятия, предоставьте ссылки на сайты ресторанов или отелей, приложите фотографии мест, которые, как вы знаете, они захотят просмотреть, и включите сравнение стоимости вариантов,
Помните: чем больше работы вы выполняете для оригинального электронного письма, тем меньше работы вам придется выполнять после него.
3. Получить конкретные в строке темы
Напишите подробные строки темы, чтобы получатель имел четкое представление о проблеме и призыве к действию в теле письма. Пропустите расплывчатые фразы, такие как «Вопросы для вас» и «Отличная идея для встречи», и вместо этого используйте что-то вроде: «Необходима обратная связь: пункты повестки дня для бюджетной встречи Q1».
Эта стратегия также поможет вам легко найти сообщение в папке «Входящие», если ваш получатель позвонит, чтобы обсудить, а не написать обратно по электронной почте.
4. Выделите пункты действий
Если вы сталкиваетесь с более чем одной точкой или задаете более одного вопроса в своем электронном письме, убедитесь, что эти элементы выделяются из остальной части повествования, выделив их жирным шрифтом, выделив их или разместив в маркированном списке. Контраст естественно привлекает внимание получателя к сути сообщения (то, что вы не можете позволить себе пропустить!) И является идеальным руководством для скиммеров, которые ускоряют переписку по электронной почте.
5. Ведите по количеству потребностей
Насколько огорчительно, когда вы указали в электронном письме несколько вариантов, из которых получатель мог выбрать, только чтобы получить ответ «Хорошо звучит!»? Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваши цели ясны с самого начала. Для писем, которые содержат более одного вопроса, запишите количество запросов в первой строке сообщения, чтобы получатель точно знал, сколько нужно искать и на какой адрес. Если вы рассыпаете вопросы по всему сообщению, вы рискуете, что получатель пропустит соответствующую информацию.
6. Знайте, когда взять трубку
Если вы чувствуете, что тема потребует (или требует) нескольких электронных писем без конца, пропустите или вообще прекратите обсуждение электронной почты. Некоторый бизнес лучше всего решать по телефону или лично, особенно когда логистика или отношения сложны. Фактически, ваша готовность выйти из-за завесы электронной почты не только наиболее эффективна в этих случаях, но также демонстрирует уверенность и инициативу.
Желание и надежда не откроют ваши сообщения, но применение этих советов будет. И если вы можете сделать свои электронные письма выдающимися и перестать крутить свои колеса при последующих действиях, просто подумайте - у вас действительно может быть немного больше времени в ваших руках.
