Есть несколько вещей, более расстраивающих, чем тратить часы на написание (и удаление и переписывание) идеального письма из пяти предложений, а затем не получить ожидаемый ответ. Вы думали, что ваш менеджер будет в восторге, но вместо этого она звучит раздраженно.
Что случилось? Вы отправили свое сообщение не в то время? Вы не сделали свой запрос достаточно ясным? Ваше приветствие было слишком дружелюбным? Вы испустили неправильную атмосферу?
Удивительно, но проблема может сводиться к чему-то гораздо более простому: пара слов. Слова, которые очень вероятно в электронном письме, которое вы уже отправили сегодня.
Недавно я написал статью о словах, которые производят неправильное впечатление в электронных письмах, и я был шокирован тем, как много профессионалов (особенно работодателей и менеджеров по найму) написали мне в Твиттере больше предложений по добавлению в этот список.
Какие были самые распространенные слова, которые они произвели? Читай и плачь.
1. Также
Я признаю это: у меня есть склонность к слову «также». Дошло до того, что я должен сделать специальную корректуру по моим электронным письмам, чтобы убедиться, что я не включил его более одного раза в какое-либо данное сообщение. Использование «также» слишком часто может показаться чрезмерным запросом, и если вы находитесь на приемном конце всех этих элементов действий, то может быть сложно решить, что делать в первую очередь.
Однако для писем необходимы переходные слова, так что же делать отправителю? Несколько моих любимых альтернатив включают «в дополнение», «более того», «опираясь на это» и «на другой ноте».
2. Возможно
Как и «с надеждой» (о котором я говорил в другой статье), это слово добавляет степень неопределенности к тому, что вы говорите, когда этого не требуется.
Например, вместо того, чтобы послать электронное письмо с надписью: «Я мог бы сделать это сегодня к 5 часам вечера», будьте более конкретны с вашим сроком. Убери «наверное» вообще. Или, если вы действительно не уверены в том, что вы закончите в срок, назначьте себе новый срок или, по крайней мере, немного больше гибкости. Даже сказать, что с тобой покончено «к концу сегодняшнего дня» или «к завтрашнему дню, когда ты прибудешь в офис», звучит гораздо проще, чем «вероятно». В худшем случае: ты переоцениваешь необходимое время и доставляешь товары рано. За всю историю работы никто никогда не жаловался на это.
3. Попробуй или попробуй
Йода однажды сказал: «Делай или не делай, нет попытки», и у него была хорошая мысль.
«Попытка» или «попытка» подпадает под ту же территорию, что и «вероятно», поскольку она не дает никаких признаков того, что вы чувствуете уверенность в том, что делаете. Фактически, несколько работодателей, которые написали в твиттере на меня, указали, что, когда служащий использует любую фразу, они просто предполагают, что он или она не может сделать то, что спросили, точка
Вы действительно хотите, чтобы ваш босс сомневался в вас из-за одного слова? Позвольте мне ответить на этот вопрос для вас: Нет. В следующий раз, когда вы обнаружите, что используете «попробовать» в электронном письме, уберите его. Если вы действительно не уверены в том, можете ли вы это сделать, спросите себя, почему, если вам не хватает жизненно важной информации или специальных навыков, обратитесь к соответствующим сторонам и выясните, что вам нужно получить или выполнить, чтобы обратить ваше «Попробуйте» в «делать». Если это невозможно, ваш менеджер захочет узнать сразу. Если вы объясните почему (например: «У меня нет разрешения на доступ к этому общему диску»), он или она поймет и поможет вам устранить препятствие или просто переназначит задачу.
4. Честно говоря
Если бы было какое-либо слово, конкурирующее с «буквально» за наиболее часто употребляемый термин, «честно» было бы там. Люди все время выкладывают его в электронные письма в качестве наполнителя, и через некоторое время стремление продемонстрировать честность начинает ощущаться недостоверным - как будто вы позволяете кому-то раскрыть большой секрет, что вовсе не секрет.
Честно, прекрати это.
5. Подумай
Люди все время говорят о подходящих фразах («Я не уверен, что это хорошая идея, но…»), но часто появляется всплывающая фраза «Я думаю…». Я действительно не думал об этом. пока менеджер по найму не написал в Твиттере, так что я просмотрел электронные письма своих сотрудников, чтобы проверить, правда ли это.
Конечно же, так оно и было. «Я думаю, что мы должны двигаться вперед». «Я думаю, что мы должны сесть и поговорить об этом». «Я думаю, что мы приближаемся». Было несколько электронных писем, в которых люди использовали эту фразу выше трех раз в одном абзаце. И хотя я заметил, что оба пола используют его, женщины, как правило, пишут «я думаю» гораздо чаще.
В следующий раз, когда вы отправляете сообщение, просто опустите «Я думаю…» и поделитесь своим мнением. В конце концов, если письмо приходит от вас, кому бы вы его ни отправляли, он немедленно приписывает вам любые мысли!
Говорят, что чем меньше, тем больше, и я честно думаю, что, вероятно, попытка сделать вашу электронную почту короче - это также лучший путь. Видишь, что я там сделал?
