Испытывали ли вы когда-нибудь это чувство страха после полудня, когда вы просматривали проделанную работу и думали: «Почему это занимает у меня столько времени, чем нужно?» Затем, когда день закончился всего лишь Через час или два, ты расстроен, ты не потратил это более продуктивно. Я был там. Иногда мне казалось, что я так много работаю, но мало что сделал.
Затем однажды меня поразило: есть большая разница между занятостью и продуктивностью. Да, да, мы все слышали это раньше. Но действительно ли вы продумали это и обдумывали те моменты, когда вы сидите за своим компьютером целый день, но разве у вас мало чего можно показать?
Да? Вот наиболее распространенные причины, по которым это происходит с вами (снова и снова):
Проблема 1: Вы устанавливаете слишком много приоритетов
Кто не ответил на «Как дела?» Со словами «Занят!». Это не столько отсутствие приоритетов (что чаще приводит к праздности), но их слишком много. Когда вы уделяете одинаковое внимание работе, семейной жизни, обеду, занятиям спортом, общению с друзьями, волонтерству, обновлению своих профилей в социальных сетях, чтению трех газет каждое утро - в конечном итоге вы начинаете много проектов и заканчиваете очень мало.
Решение: сократить ваш список
Само слово «приоритет» подразумевает, что вы решили, что что-то важнее всего остального. Перевод: у вас не может быть 20 «приоритетов». Наличие всего трех или четырех важных пунктов в вашем списке поможет вам достичь гораздо большего. Вы начнете видеть, что производительность измеряется тем, сколько реальной работы вы выполняете над парой проектов, а не сколько поверхностного прогресса было достигнуто во многих. Не можете определить, что вы должны поставить первым? Эта статья является отличной отправной точкой.
Проблема 2: Вы пытаетесь вписаться во все встречи
Вы всегда опаздываете и меняете время встреч (или вообще отменяете их!) В последнюю минуту? Это, вероятно, потому, что вы чрезмерно совершаете и пытаетесь сбалансировать это, сжимая обязательства в реалистичные временные интервалы. Вы понимаете, что я имею в виду: забронировав три параллельных совещания по статусу с перерывом в пять минут между каждым, несмотря на то, что разговоры могут проходить и вы переходите из одного конца офиса в другой. Кажется, вы тратите большую часть своего времени, но, в конце концов, вы настолько заняты работой, что упускаете ценные возможности для реального продвижения проекта вперед.
Решение: Скажите «Нет» Подробнее
Первым шагом здесь является признание того, что «нет» - не самое худшее, что вы можете сказать. На самом деле, «Да, я буду там», а затем «Извините, я опаздываю на 20 минут!» На самом деле производит худшее впечатление. Если вы проведете весь свой день, перетасовывая одно собрание на другое, а затем тратите время на извинения и объяснения, вы закончите день истощенным и будете чувствовать, что не выполнили всего, что намеревались сделать.
Будьте честны с самими собой в отношении сроков, требуемого времени, соответствия ваших навыков и подобных деталей, чтобы определить, чему вы должны посвятить свое время. Вы научитесь говорить да стратегически, а не говорить да всем.
Проблема 3: вы постоянно отвлекаетесь на Интернет
Сколько времени прошло с тех пор, как вы проверили свою электронную почту или Facebook? Если честно: эти сайты открываются в другой вкладке в эту секунду? На самом деле средний человек имеет пять учетных записей в социальных сетях и ежедневно проводит в этих сетях почти два часа. Учитывая тот факт, что большинство людей работают по восемь часов в день, это почти четверть вашего дня!
Решение: попрактикуйтесь в самоконтроле (или, более реалистично, устанавливайте приложения для ограничения использования)
Лучший способ защитить себя от отвлекающих факторов онлайн - практиковать самообладание. Если ваша работа не требует, чтобы вы были постоянно доступны по электронной почте, установите назначенное время, чтобы проверить их, желательно не в ваши «золотые часы». Для меня это во второй половине дня, когда я начинаю уставать от письма и изо всех сил пытаться оставаться мотивированным. Именно тогда я потратил около 30 минут, отвечая на ненужные электронные письма, которые я ранее игнорировал, освежая свои новостные ленты в социальных сетях и читая пару сообщений в блоге.
Конечно, иногда я просто хочу сесть на электронную почту и проверить Facebook и больше ничего не делать. На этом этапе я буду использовать систему блокировки, которая не позволяет мне получать доступ к определенным веб-сайтам в назначенное время дня. Мне нравится браузерный плагин Focus, но есть множество других систем блокировки, как бесплатных, так и платных, которые справятся с задачей.
Проблема 4: Вы многозадачны
Прыжки между задачами, просмотр длинных списков задач и попытка выполнять несколько задач одновременно - все это приводит к напряженной жизни. Трудно что-то сделать, когда вы пытаетесь сделать все сразу. Когда вокруг вас так много всего происходит, неудивительно, что вы чувствуете, что тонете.
Решение: попробуйте другую стратегию
Хотя на передний план уходит несколько дополнительных минут, подход к каждой задаче с четкостью и ясностью приведет к лучшему конечному продукту. Всякий раз, когда вы испытываете желание перейти к другому заданию, спросите себя: хорошая ли идея переключать режимы прямо сейчас? Нужно ли мне сделать перерыв? Или я сейчас в зоне и просто позволяю себе отвлекаться на мой постоянно растущий список дел?
Учитывая то, что мы знаем о многозадачной потере времени, вероятно, лучше протестировать метод повышения производительности, такой как техника Pomodoro или метод действия, если вы чувствуете, что вам нужно выполнить много разных задач всего за несколько часов.
Проблема 5: Вы ожидаете, что производительность просто произойдет
Извините, но это не так просто. Идти на работу и быть продуктивным, кажется, ложно идентифицированы как синонимы. Люди предполагают, что когда они войдут в дверь, они почувствуют магическую мотивацию, чтобы добиться цели.
Решение: найдите систему, которая работает для вас
Существует несколько способов организации списка дел. Даже разные приложения для планирования имеют разные цели (иначе говоря, использование Wunderlist для записи всех ваших мыслей - не самый эффективный способ справиться со всеми проектами).
Чтобы выяснить, работает ли новая система, ведите журнал о производительности, в котором вы будете отслеживать, в какое время дня вы работали лучше всего, что помогло вам выполнить различные задачи и как вы себя чувствовали, выходя из офиса. Со временем вы можете оглянуться назад, найти шаблоны и определить, где необходимы улучшения. Существует так много систем и приложений, что для вас должна быть только одна. Является ли это столь же простым, как проигрывание окружающего шума на наушниках с блокировкой шума, или же сложным, как надстройки для нескольких браузеров.
Производительность так же хороша, как и усилия, которые вы готовы приложить. Но, как говорит тренер по баскетболу Джон Вуден: «Не путайте деятельность с достижениями». Когда вы вкладываете свою работу, чтобы стать более продуктивным человеком, помните о конечной цели: вы должны посвятить время и усилия, чтобы все советы и хитрости, которые вы слышите, работают на вас.
