На моей последней работе один из старших членов команды был известен тем, что отправлял электронные письма в любое время дня и ночи. Для меня было обычным делом ложиться спать в 11 часов вечера и просыпаться с пустым входным почтовым ящиком, за исключением ее одного, очень короткого и точного электронного письма. Несмотря на то, что она никогда не обращалась ко мне по имени и, на самом деле, редко включала какие-либо приветствия перед ее прямым вопросом, ей почему-то не удавалось казаться грубым или требовательным.
Наряду с «спасибо!» После того, что ей нужно было ответить, она всегда подписывала свое имя крестиком. Теперь, x, как вы, без сомнения, знаете из закрытия любовного письма, «xoxo» обычно представляет собой поцелуй; однако в сценарии на рабочем месте это просто дружеский жест, гораздо менее формальный, чем завершение словами «Наилучшие» или «С уважением».
Будьте уверены, что эта популярная в настоящее время подпись - не единственный способ уберечь ваши короткие сообщения от грубости; на самом деле, есть как минимум пять простых способов сохранить вежливость ваших писем независимо от того, сколько или мало слов вы пишете. Вы не захотите применять все пять из этих идей каждый раз, и то, что вы используете, будет во многом зависеть от вашей аудитории, ваших отношений и уровня комфорта с этой аудиторией, но это хорошие рекомендации. И, надеюсь, они сэкономят вам кучу времени и энергии, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах.
1. Используйте восклицательные знаки
Но не слишком много. Я довольно выключен, когда каждая строка заканчивается восклицательным знаком. Вы не испытываете одинаково сильных чувств ко всему, что говорите. Даже не заставляйте меня включать два или три, чтобы закрыть одно предложение или идею (я сохраняю их для текстовых сообщений с моими друзьями, и вы тоже должны). Мудро выбирайте междометия большого объема и, пожалуйста, соблюдайте сдержанность.
Попробуй это:
Отправлено из моей внешней памяти.
Прежде чем отправлять что-либо, подумайте, с кем вы общаетесь, и подумайте о том, как сделать его кратким, исходя из того, где вы находитесь в обсуждении. Имейте в виду: когда вы идете туда-сюда, вы обычно можете оставить приветствие и подпись в целом.
Также стоит упомянуть о важности уделения внимания тому, на что вы отвечаете. Короткие ответы могут быть грубыми, если вы просто ответите «Звучит хорошо!». Если он заслуживает ответа на вопрос или какой-либо обратной связи, получателю будет трудно усвоить эти слова с восклицательным знаком или без него.
Итог: знайте свою аудиторию и во что бы то ни стало отправляйте подробные параграфы, если ситуация требует этого, но сосредоточьтесь на многих случаях, когда короткие могут быть приятными.
