Там эпидемия - эпидемия плохих электронных писем.
Я действительно осознал это примерно в пятый раз, когда мой начальник прокомментировал электронное письмо, которое я послал ей, чтобы просмотреть: «Это действительно хорошее письмо!» Я не думал, что это было что-то особенное, пока я не стал обращать более пристальное внимание на электронные письма. Я получал. Были ужасные грамматические ошибки, смущающие орфографические ошибки, неправильные имена, смайлики, отсутствие правильных приветствий или шуток, а также старые плохие письма. Я мог бы продолжать и продолжать.
Не то чтобы мы некомпетентны, люди. Мы просто не уделяем внимания нашим электронным письмам, которых заслуживают многие из них. Забота, скажем, редактор может дать статью.
Итак, чтобы помочь всем нам улучшить общение на рабочем месте, вот руководство редактора по написанию электронных писем, которые принесут вам уважение (и ответы). Помните об этих идеях в следующий раз, когда вы просматриваете свой почтовый ящик, и посмотрите, какое влияние окажут несколько небольших изменений.
Помедленнее
Я знаю, что мы все в гонке, чтобы добраться до нуля. И, конечно же, в некоторых случаях запуск быстрой электронной почты имеет смысл: когда вы находитесь в середине долгой цепочки общения с близким коллегой, когда вы просто запускаете документ своему боссу и тому подобное.
Но, по большей части, эффективное общение (и хорошее письмо) требует времени. Требуется время, чтобы сформулировать свои мысли, понять, что вы на самом деле пытаетесь сказать, и четко изложить свое сообщение. И, в конечном счете, вот что такое электронная почта - форма общения. Не задача
Итак, в следующий раз, когда вам нужно будет написать кому-нибудь более подробное письмо, уделите ему время, которого оно заслуживает. Заблокируйте это в своем календаре, если нужно. И я не говорю пять минут по электронной почте - для меня нет ничего необычного в том, чтобы тратить более 15 минут на хорошую электронную почту, особенно если это мое первое общение с кем-то, кого я хочу впечатлить. Дайте себе время, и не чувствуйте, что вы медлительны или непродуктивны. Чувствую, что ты все делаешь правильно.
Убедитесь, что у него есть начало, середина и конец
То, что мы живем в мире из 140 символов, не означает, что ваши электронные письма должны быть такими. На самом деле, здесь мы немного вернемся к английскому в старшей школе и классическому эссе в стиле гамбургера; то есть каждое эссе нуждается во введении, теле и заключении.
Вы должны думать о том, что ваши электронные письма имеют одинаковую структуру. Каждый раздел не должен быть длинным, но особенно при первоначальном общении он должен быть там. Итак, что должен включать каждый раздел?
вступление
Всегда начинайте с приветствия - оно может показаться архаичным, но оно действительно имеет значение. Затем, в зависимости от характера ваших отношений, вступительный абзац является отличным местом для дружеского приветствия ( «Я надеюсь, что ваш поиск работы идет хорошо!» ), Напоминания о контексте вашей беседы ( «Было очень приятно получить чтобы поболтать с вами на прошлой неделе. » ), или предисловие о том, почему вы обращаетесь ( « Я хотел коснуться основы… » ).
тело
Это где вы получите суть вашей электронной почты. Самое важное, что следует помнить здесь, - предоставить своим получателям всю информацию, которая им необходима для принятия любых действий, о которых вы их просите. Это включает предоставление любой контекстной информации, деталей или данных, которые необходимы, и представление их в логической, связной форме. Если электронное письмо отправляется для того, чтобы передать информацию или решение (а не попросить об одолжении), обязательно укажите аргументацию или объяснение.
Заключение
Заключение электронных писем немного отличается от заключения эссе. Вместо того, чтобы резюмировать то, о чем вы уже говорили, вы должны завершить его действиями. Если вы просите встретиться за кофе, предложите дату и время. Если вы получаете информацию для проекта, напомните своему коллеге, что именно вам нужно и когда. И, если вы просто предоставляете информацию, напомните своему контактному лицу, что он или она могут прийти к вам с любыми вопросами. Наконец, по крайней мере, в вашем первоначальном письме, всегда закрывайте с приветствием и полной подписью.
Это может показаться много, но, как я уже сказал, это не должно быть долго. Например, это электронное письмо, которое я мог бы отправить кому-то, с кем я хочу выпить кофе:
Привет, Дейв!
Так приятно с вами познакомиться! Было так здорово поболтать с Алекс, и когда она упомянула, что знает тебя, я запрыгнул на нее.
Мне нравится, что вы, ребята, делаете в вашей компании, и было бы здорово поболтать с вами о том, как вы относитесь к онлайн-публикации, вашему недавнему редизайну и другим вещам о работе, которую мы оба тратим на жизнь.
Как вы думаете, у вас будет немного времени в ближайшие недели, чтобы встретиться? Я был бы рад зайти в ваши кабинеты или взять кофе - все, что вам удобнее!
Всего наилучшего и счастливого понедельника.
Erin
Намного лучше, чем "Эй, Дейв, хочешь когда-нибудь выпить кофе?" право?
Корректура и проверка фактов
Когда вы закончите вводить свою электронную почту, вы не должны просто отправлять ее в мир. Всегда перечитывайте ваши письма, хотя бы один раз. Помимо простой проверки основных орфографических и грамматических ошибок, вы также проверяете факты, такие как написание имен, события, на которые вы ссылаетесь, или даты, которые вы упоминаете. Обращение к электронному письму «Эй, Джон», когда оно должно быть «Эй, Джон», может показаться незначительным, но ваш контакт заметит - и первые впечатления имеют огромное значение.
Это также хороший момент, чтобы подумать о тоне вашего письма. Это звучит слишком по-деловому, когда вы просто пытаетесь дружить? Вы слишком увлечены восклицательными знаками и смайликами за счет профессионализма? Попробуйте сделать шаг назад и подумать о том, как кто-то, впервые читающий письмо, отреагирует на него - и соответственно скорректируйте. Что касается особо важных писем, я также прошу кого-нибудь еще взглянуть на меня - дополнительный набор редакционных взглядов никогда никому не вредил.
Подумайте, как бы вы себя чувствовали, если бы это было публично
Наконец, прежде чем нажимать кнопку отправки, подумайте, что бы вы чувствовали, если бы это письмо было прочитано кем-либо, кроме человека, которому вы его отправляете. Что если он каким-то образом попадет в почтовый ящик вашего босса? Что, если он будет опубликован в Интернете? (Эй, так бывает.) Это отличная заключительная проверка, чтобы убедиться, что ваши письма звучат уважительно и профессионально и в конечном итоге представляют, как вы хотите представить себя миру.
Я знаю, это звучит как большая работа, чтобы поместить в одно письмо. Но с количеством плохих электронных писем, которые мы все получаем каждый день, люди действительно заметят разницу, когда хорошее попадает в их почтовый ящик. И в этом может быть разница между игнорированием и получением того, что вы хотите.
