Общий почтовый ящик позволяет вашим клиентам, поставщикам и другим пользователям отправлять электронную почту на центральный адрес, где каждый в команде может видеть и отвечать на эти сообщения.
Что такое общий почтовый ящик Office?
Одним из наиболее эффективных способов обмена сообщениями электронной почты с группой людей является создание общего почтового ящика Office 365. С общим почтовым ящиком каждый человек, назначенный почтовому ящику, имеет полный доступ к сообщениям. Они могут читать входящие письма, отвечать на сообщения, отправлять сообщения и видеть, как другие ответили на входящую почту.
Когда член команды отвечает на сообщение электронной почты из общего почтового ящика, электронное письмо отправляется с общего адреса почтового ящика, а не с адреса электронной почты пользователя. Получатель электронной почты видит адрес общего почтового ящика. Это делает конфиденциальный адрес электронной почты ваших сотрудников конфиденциальным, и это дает вашему бизнесу профессиональный внешний вид.
Ваша организация может создать столько общих почтовых ящиков, сколько вам нужно. Общие почтовые ящики не имеют имен пользователей или паролей. Общий почтовый ящик не требует лицензии Office 365, но каждый пользователь, назначенный почтовому ящику, должен иметь подписку Office 365.
Зачем использовать общий почтовый ящик Office?
Хорошими примерами эффективного использования общего почтового ящика являются отделы обслуживания клиентов, отделы персонала или отдела маркетинга, которые хотят, чтобы входящие сообщения электронной почты отвечали на следующий доступный член команды. Каждый человек, назначенный для общего почтового ящика, может видеть и отвечать на каждое сообщение в этом почтовом ящике.
Работа с общим почтовым ящиком Office 365 связана не только с электронной почтой. Речь идет о том, чтобы помочь людям в вашей организации работать вместе более эффективно. Наряду с общим почтовым ящиком ваши команды будут иметь доступ к общему списку контактов и общему календарю. В общем списке контактов все участники группы имеют доступ к важным адресам электронной почты. В общем календаре члены группы могут вводить свои встречи в центральное место, которое могут видеть все в группе.
Настройка общего почтового ящика
Общие почтовые ящики Office 365 могут настраиваться только администратором вашей подписки на Office.
Следуйте этим указаниям, чтобы настроить общий почтовый ящик:
- Войдите в центр администрирования Office 365, используя свою учетную запись администратора.
- Выбрать Группы> Общие почтовые ящики.
- Выбрать Добавить почтовый ящик.
- На странице «Добавить почтовый ящик» введите имя для общего почтового ящика в поле «Имя». Алиас почтового ящика автоматически создается в поле «Электронная почта», но вы можете изменить его на другое. После того, как вы назвали общий почтовый ящик, выберите добавлять для создания почтового ящика.
- В разделе Следующие шаги выберите Добавить участников в этот почтовый ящик.
- На странице «Общие пользователи почтовых ящиков» выберите Добавить участников.
- Поместите галочку рядом с теми людьми, которые будут иметь доступ к общему почтовому ящику. Если вы не видите имя человека в списке, введите его имя в поле поиска. Когда вы закончите, выберите Сохранить.
Сохранить отправленную электронную почту в общий почтовый ящик
Когда кто-то отправляет сообщение электронной почты из общего почтового ящика, копия этого сообщения сохраняется в папке «Отправленные», а не в общий почтовый ящик. Если вы хотите, чтобы эти электронные письма были сохранены в общий почтовый ящик, отредактируйте настройки общего почтового ящика.
Вот как сохранить отправленные сообщения электронной почты в общий почтовый ящик:
- Выбрать Группы> Общие почтовые ящики.
- Выберите общий почтовый ящик.
- Выбрать редактировать рядом с настройкой Отправленные.
- На странице «Отправленные» переместите ползунок в положение «Вкл.» Для элементов «Копировать», отправленных как этот почтовый ящик, и «Копировать элементы», отправленные от имени этого почтового ящика. Когда вы закончите, выберите Сохранить.
Использовать общий почтовый ящик в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010
После того как администратор вашей организации настроил общий почтовый ящик, вашим пользователям не нужно ничего делать, чтобы отображать общий почтовый ящик в настольной версии Outlook. Общий почтовый ящик будет автоматически отображаться на панели «Папка».
Чтобы отправить электронное письмо из общего почтового ящика:
- Откройте Outlook.
- Выбрать Новый email-адрес для создания нового сообщения.
- Выбрать От и выберите общий почтовый ящик.
- Введите ваше сообщение и выберите послать.
Доступ к совместному почтовому ящику в Outlook в Интернете
Если вы хотите работать с общим почтовым ящиком в веб-браузере, вам нужно добавить его вручную.
Чтобы добавить общий почтовый ящик в онлайн-версию Outlook:
- Войдите в свою учетную запись Office 365 и выберите прогноз приложение.
- В навигационной панели щелкните правой кнопкой мыши имя вашего почтового ящика и выберите Добавить общую папку.
- в Добавить общую папку в диалоговом окне введите адрес электронной почты общего почтового ящика, а затем выберите добавлять.
Общие почтовые ящики и приложение Outlook Mobile
Общие почтовые ящики не отображаются в мобильном приложении Outlook. Это означает, что если вы хотите получить доступ к общему почтовому ящику со своего смартфона, вам нужно будет открыть браузер и использовать Outlook в Интернете.
Вы заметите небольшую разницу в том, как вы работаете с вашей личной учетной записью электронной почты в Outlook и с общим почтовым ящиком. С общим почтовым ящиком вы и члены вашей команды будете работать вместе, чтобы отвечать на электронные письма от ваших клиентов, поставщиков, поставщиков и других.
