Есть много веских причин, по которым оцифровка бумажных документов может быть огромной помощью, когда дело доходит до организации вашего домашнего офиса (или, если на то пошло, вашего дома). Прежде всего, вы можете избавиться от большого количества дополнительной бумаги, забитой в ящики и файлы, или занимая ценное рабочее место.
Цифровые файлы (даже PDF-файлы) могут быть преобразованы в файлы с возможностью поиска с использованием программного обеспечения оптического распознавания символов (OCR), которое обычно поставляется с принтером (у HP есть очень классное видео, в котором объясняется, как работает OCR, и как это может помочь упростить задачу упрощая вашу жизнь).
Это означает, что не только ваша информация не занимает ни одной комнаты, ее также намного легче найти, чем на бумаге. И вы можете сохранить свои цифровые файлы, как вам угодно - на CD или DVD, на флеш-накопителе, в онлайн-хранилище или все вышеперечисленное. Таким образом, вы можете быть уверены, что когда вам что-то нужно, вы можете это понять.
Когда вы начинаете оцифровывать домашние файлы, самое время создать организованный набор файлов, которые сделают вашу жизнь проще. Подумайте о типах необходимых вам документов и настройте папку для каждого. Получение кредитных карт в одной папке; документы страхования автомобилей в другом; телефонные счета, продуктовые квитанции, счета за ремонт дома и т. д., всем можно предоставить отдельные папки. И внутри каждой папки создайте подпапки для каждого года (или месяца). Гораздо проще начать с организованной системы, а затем просто добавить новую документацию в нужный файл по мере продвижения вперед, чем пытаться переупорядочить систему каждый раз, когда сканируется новый квитанция.
Убедитесь, что ваш сканер или принтер поставляется с программным обеспечением OCR (программное обеспечение ABBYY FineReader, похоже, входит в комплект со многими принтерами и сканерами, которые я тестирую). Если вы его не найдете, не паникуйте. Есть хороший шанс, что у вас уже есть какое-то достойное программное обеспечение OCR, уже установленное на вашем компьютере, если вы используете Windows. Прохладное программное обеспечение OCR, которое вы уже имеете, проведет вас через процесс поиска и использования этого программного обеспечения вместе с вашим сканером для создания редактируемых документов.
Конечно, это поднимает еще один важный момент: вам нужно иметь хотя бы сканер документов, если вы собираетесь выполнять эту работу. Это не должно быть дорого или фантастично. Если у вас его нет, сейчас самое подходящее время для поиска; начните с этих обзоров сканеров фотографий и сканеров документов для самых лучших покупок. Если вам не нужен отдельный сканер, недорогой принтер «все-в-одном» отлично справится с этой задачей.
Так вот сложная часть. Получение системы не слишком сложно; даже сканирование ваших документов не будет слишком жестким. Трудно убедиться, что вы автоматически делаете это каждый раз, когда получаете новые квитанции или документы. В противном случае бумаги снова начнут накапливаться, и вы почувствуете, что теряете свое время. Так что держись!
