Использование MicrosoftСлияние писем , вы можете отправить тот же документ с небольшими изменениями большому числу получателей. Термин «слияние» происходит от того факта, что один документ (например, письмо) объединяется с документом источника данных, таким как электронная таблица.
Данные для этого учебника могут быть скомпилированы в большинстве версий Microsoft Excel, включая 2007, 2010, 2013, 2016 и Office 365.
Функция Microsoft Mail Mail Merge совместима с Word 2010, 2013, 2016 и Office 365.
Слово-х Слияние писем функция работает без сбоев с данными из Excel. Хотя Word также позволяет вам создавать источник данных, параметры для использования этих данных ограничены. Если у вас уже есть данные в электронной таблице, нет смысла перепечатывать всю информацию в источник данных Word.
Подготовка данных для слияния
Теоретически вы можете использовать любой рабочий лист Excel в функции слияния Word без какой-либо специальной подготовки. Тем не менее, вы должны потратить некоторое время на подготовку рабочего листа для оптимизации процесса слияния.
Организовать данные электронной таблицы
Ваши данные Excel должны быть аккуратно организованы в строки а также столбцы, Подумайте о каждой строке как о единственной записи и каждом столбце в качестве поля, которое вы собираетесь вставить в свой документ. Если вам требуется обновление, ознакомьтесь с учебным пособием по вводу данных Excel.
Создать строку заголовка
Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния.строка заголовка это строка, содержащая метки, которые идентифицируют данные в ячейках под ней. В Excel иногда бывает сложно различать данные и метки, поэтому сделайте их понятными, используя жирный текст, границы ячеек и закрашивание ячеек, которые являются уникальными для строки заголовка - это гарантирует, что Excel отличает его от остальных ваших данных.
Позже, когда вы объединяете данные с основным документом, метки отображаются как имена полей слияния, поэтому нет путаницы в отношении того, какие данные вы вставляете в свой документ.
Это хорошая практика для обозначения столбцов в электронной таблице Excel, поскольку это помогает предотвратить ошибки пользователя в будущем.
Поместите все данные на один лист
Данные, которые вы собираетесь использовать для слияния почты, должны быть на одном листе; если он распространяется по нескольким листам, вам необходимо объединить листы или выполнить несколько слияний почты. Кроме того, убедитесь, что листы четко обозначены, так как вам нужно выбрать лист, который вы собираетесь использовать, без его просмотра.
Связывание источника данных в слиянии
Чтобы связать подготовленную электронную таблицу Excel с документом Word:
-
Нажми на Mailings табуляция из лента.
-
Выберите Начать слияние писем для доступа к падать.
Поскольку мы будем писать наши данные в письмо для этого примера, мы выберем Письмо вариант из падать.
-
Выберите Выберите получателей для доступа к падать.
Мы хотим импортировать наши данные из сохраненного листа Excel, поэтому выберите Использовать существующий список … вариант.
-
В диалоговом окне, найти и выбрать файл Excel.
Нажмите Хорошо продолжать.
-
От Выберите таблицу диалоговое окно, выберите лист с вашей таблицей, и нажмите Хорошо кнопка.
Если в Excel есть заголовки столбцов, Первая строка данных содержит заголовки столбцов опция отмечена.
-
НажмитеХорошо.
Теперь, когда источник данных связан с основным документом, вы можете начать вводить текст или редактировать документ Word. Однако вы не можете внести изменения в свой источник данных в Excel. Если вам необходимо внести изменения в данные, вы должны закрыть документ в Word, прежде чем вы сможете открыть источник данных в Excel.
Вставка полей слияния в документ
-
НажмитеВставить поле слияния на панели инструментов «Слияние», чтобы открытьВставить поле слияния падать.
-
Выделите имя поля, которое вы хотите вставить из списка, и нажмитеВставить.
Просмотр документов слияния документов
При вставке полей слияния в документ Word не переносит форматирование данных из источника данных. Если вы хотите применить форматирование, например, курсив, полужирный или подчеркнутый, вы должны сделать это в Word.
Если вы просматриваете документ с полями, вы выбираете двойные стрелки с обеих сторон поля, к которым вы хотите применить форматирование. Если вы просматриваете объединенные данные в документе, выделите текст, который хотите изменить.
Любые изменения форматирования переносятся по всем объединенным документам, а не только по отдельным.
Предварительный просмотр объединенных документов
Чтобы просмотреть объединенные документы, нажмитеПросмотр объединенных данных на панели инструментов «Слияние». Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не данных, которые они содержат, щелкните по нему снова.
Перемещение по объединенным документам с помощью навигационные кнопки на Слияние писем ленты. Они слева направо:Первая запись, Предыдущая запись, Перейти к записи, Следующая запись, а также Последняя запись.
Прежде чем объединить документы, просмотрите их все или сколько угодно, чтобы убедиться, что все слилось правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и интервалы вокруг объединенных данных.
Когда вы будете готовы объединить документы, у вас есть два варианта. Какой бы метод вы ни выбрали, вам предлагается диалоговое окно, в котором вы можете сообщить Word о слиянии всех записей, текущей записи или диапазона записей. Нажмите кнопку выбора рядом с вашим выбором, а затем нажмите кнопкуХорошо. Если вы хотите объединить диапазон, вы вводите начальный номер и окончательный номер для записей, которые хотите включить в слияние, прежде чем щелкнутьХорошо. Если вы решили распечатать документы, после появления диалогового окна вам будут представлены Распечатать диалоговое окно. Вы можете взаимодействовать с ним так же, как и для любого другого документа. Завершить документ слияния
