Если вы похожи на большинство пользователей, вы, вероятно, не тратите слишком много времени на размышления о том, как назвать свои документы при их сохранении. К сожалению, это может затруднить поиск нужного файла без какого-либо поиска - возможно, вам придется открыть несколько разных файлов, чтобы найти тот, который вам нужен.
Разработка системы именования для ваших документов и привыкание использовать ее сэкономит вам время и разочарование, когда придет время найти нужный вам документ. Вместо того, чтобы искать бесчисленные документы с неточными именами файлов, система именования поможет вам ускорить поиск.
Правая система именования
Не существует единого правильного способа назвать ваши файлы, а системы именования будут отличаться от пользователя к пользователю. Важно найти метод, который имеет для вас смысл, а затем последовательно применять его. Вот несколько советов, которые помогут вам начать:
- Включите дату, когда документ был составлен в имени вашего файла:Это потенциально один из наиболее полезных элементов для включения в имя файла, особенно когда вы имеете дело с перепиской. Даже если вы не помните точно, когда вы составляете документ, вы, вероятно, сможете сузить свой поиск до определенного периода времени.
- Укажите имя получателя в имени вашего файла:Это особенно ценная практика при работе с письмами, но она может быть удобным элементом для других типов документов, таких как контракты, заметки и даже заметки.
- Укажите тип документа:Опять же, это будет похоже на данные для некоторых пользователей, и это потому, что это такая важная часть имени файла. Если вы ищете письмо, которое вы написали, вы можете удалить файл с «контрактом» или «заметками» в названии.
- Обратите внимание на то, как вы заказываете элементы имени файла:Хотя это может не помочь вам дифференцировать ваши файлы, это поможет вам заказать их при поиске. Используя элементы управления сортировкой в диалоговом окне «Открыть» в Word или в проводнике Windows, вы можете сортировать файлы в алфавитном порядке (или численно), чтобы они сортировались по первому символу в имени файла.
Это не исчерпывающий список советов по именованию файлов, но это хорошее место для начала. После того, как вы начнете практику именования своих файлов в соответствии, вы разработаете систему, которая лучше всего подходит для вас, и, вероятно, придумают некоторые ваши собственные трюки.
