Когда я впервые управлял другими, я помню, как терпеливо стоял, пока аналитик из моей команды пытался найти документ, который мне нужен, на ее компьютере. Когда - пять минут спустя - она сказала, что не может найти его и отправит мне по электронной почте, как только она найдет файл, это произвело на меня очень плохое впечатление (и заставило меня задуматься, какие еще шары она могла бы уронить ).
Итак, возьмите это от меня: хотя наименование и организация ваших файлов и папок могут быть не самой сексуальной темой, которую я затронул (говорит женщина, которая принесла вам бюджет и советы по Excel), я обещаю вам, это важная тема. Упрощенная система онлайн-хранения не только облегчит вашу жизнь и сэкономит вам много времени, но и сделает вас более организованным и в дополнение к вашим вещам боссу и коллегам. Вот ваши рекомендации, чтобы жить.
1. Ваш рабочий стол - это ваш виртуальный стол
Вы знаете, как люди говорят вам, чтобы ваш стол был достаточно чистым, чтобы ваш начальник не думал, что вы неряшливый? Это относится и к рабочему столу вашего компьютера. Это место для размещения файлов, над которыми вы работаете на этой неделе, а не место, куда вы должны перетаскивать каждое вложение, которое вы когда-либо получали.
Я рекомендую разделить ваш рабочий стол на как можно меньшее количество папок. Есть один для каждого большого проекта, над которым вы сейчас работаете, а также ваша основная рабочая папка, где вы можете легко получить доступ ко всему остальному. Если вы еще этого не сделали, настройте свой рабочий стол на сетку (чтобы ваши значки никогда не перекрывались) и откройте для себя радость сочетаний клавиш.
Если вам нужна дополнительная помощь в переносе структуры на домашний экран, попробуйте приложения для организации рабочего стола, такие как Clean или DragThing на Mac или Fences на ПК.
2. У папок должна быть стратегия
Я заметил, что большинство людей либо над папкой, либо под папкой, но мало кто понимает это правильно. Как узнать, куда вы попали? Посмотрите на некоторые из ваших самых распространенных или недавно использованных папок и сосчитайте документы в них. Если есть десятки и десятки файлов, вы могли бы использовать немного больше структуры; тогда как если у вас есть только один документ в разделе « Рабочие файлы> Клиент A> 2012> Ноябрь> Отчет о продажах» , вы определенно являетесь хроническим перегибателем.
Вот несколько правил, которые я стараюсь придерживаться:
3. Имена файлов имеют цель
Когда вы называете файл, выберите фразу, которая что-то значит. Если я получу вложение под названием DSC1045.jpg или Draft Idea.doc , у меня не будет простого способа узнать, что это такое, или, что более важно, найти его позже. Хороший тест: представьте, что файл найдется на вашем рабочем столе через несколько месяцев. Вы могли бы легко сказать, что это такое? Если нет, переименуйте.
Для документов, которые вы регулярно создаете, таких как заметки для ежемесячных заседаний совета директоров, может быть проще отличить документы по дате собрания, а не по теме. Никогда не используйте месяц-день-год, так как он будет отсортирован сначала по месяцу, затем по дню, а затем по году. Вместо этого используйте Год-Месяц-Дата (с указанием месяца в числах), чтобы упростить сортировку в хронологическом порядке. Например: используйте 2012-10-27 Board Presentation.pdf вместо 27-12 октября. Board Presentation.pdf или 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Это сэкономит вам массу времени при просмотре и поиске позже.
4. Контроль версий, контроль версий, контроль версий
Если вы помните что-нибудь о именовании файлов, пусть это будет контроль версий. Это легко. Когда вы впервые создаете документ, он должен заканчиваться на v1. Например, я бы назвал предложение: ClientA Proposal_v1.ppt . Каждый раз, когда вы сохраняете изменения и отправляете их клиентам или коллегам, обновляйте их до версии 2, 3, 4 и т. Д. Как только документ будет готов, вам нужно сохранить ClientA Proposal_vf.ppt или ClientA Proposal_final.ppt для быстрого доступа позже. Потому что нет ничего хуже, чем задаваться вопросом, была ли версия 14 или версия 13 действительно была последней.
