Критерии нацелены на определенные данные в запросах базы данных Microsoft Access. Добавляя критерии к запросу, пользователь может сфокусироваться на информации, которая имеет ключевой текст, даты, область или подстановочные знаки, чтобы охватить широкий диапазон данных. Критерии предоставляют определение для данных, полученных во время запроса. Когда запрос выполняется, все данные, которые не включают определенные критерии, исключаются из результатов. Это упрощает запуск отчетов о клиентах в определенных регионах, штатах, почтовых индексах или странах.
Типы критериев
Типы критериев облегчают определение того, какой запрос запускать. Они включают:
- числовой-Queries, основанные на количестве, таком как дата, долларовая сумма или код города
- Текст-Queries на основе текста, например, страны, фамилии или информации из поля комментариев.
- Ноль-Queries, которые ищут записи, у которых есть конкретное поле, осталось пустым, что полезно для обеспечения того, чтобы вся необходимая информация предоставлялась в базе данных, например, для инвентаризации или ведения информации о клиентах.
- Wildcard-Это может быть любым из предыдущих типов запросов. Подстановочный шаблон позволяет получить более широкий диапазон данных и лучше всего использовать, когда пользователь не уверен в конкретной дате, или ему нужно вывести ряд данных обо всех клиентах, заказавших определенный тип обслуживания.
- условный-Используется для сбора данных на основе нескольких типов критериев. Условные критерии продвинуты, и пользователи должны привыкнуть к основным критериям, прежде чем пытаться использовать условные критерии.
Как добавить критерии в доступе
Прежде чем приступать к добавлению критериев, убедитесь, что вы понимаете, как создавать запросы и как изменять запрос. После того, как вы поймете эти основы, следуйте инструкциям, добавляя критерии к новому запросу.
- Создайте новый запрос.
- Нажмите на критерии для строки в расчетной сетке, где вы хотите добавить критерии. Пока просто добавьте критерии для одного поля.
- Нажмите Войти когда вы закончите добавлять критерии.
- Выполните запрос.
Изучите результаты и убедитесь, что запрос возвратил данные, как вы ожидали. Для простых запросов даже сужение данных на основе критериев может не устранить много ненужных данных. Знакомство с добавлением различных типов критериев облегчает понимание того, как критерии влияют на результаты.
Примеры критериев
Вероятнее всего, числовые и текстовые критерии являются наиболее распространенными, поэтому в двух примерах основное внимание уделяется критериям даты и местоположения.
Для поиска всех покупок, сделанных с 1 января 2015 года, введите следующую информацию в Конструктор запросов:
- поле - введите дату
- Таблица - введите покупку
- критерии - введите 1/1/15
Чтобы найти покупки на Гавайях, введите следующую информацию в Просмотр конструктора запросов.
- поле - введите страну / регион
- Таблица - введите Клиенты
- критерии - войти на Гавайи
Как использовать подстановочные знаки
Подстановочные знаки дают пользователям возможность поискать более одной даты или местоположения. В Microsoft Access звездочкой (*) является символ подстановки. Чтобы найти все покупки, сделанные в 2014 году, введите следующее.
- поле - введите дату
- Таблица - введите покупку
- критерии - введите «14»
Для поиска клиентов в состояниях, начинающихся с «W», введите следующее.
- поле - введите страну / регион
- Таблица - введите Клиенты
- критерии - введите «W *»
Поиск нулевых и нулевых значений
Поиск всех записей для определенного поля, который является пустым, относительно прост и применяется как к числовым, так и к текстовым запросам.
Для поиска всех клиентов, не имеющих адресной информации, введите следующее.
- поле - введите адрес
- Таблица - введите Клиенты
- критерии - войти ""
Это может занять некоторое время, чтобы привыкнуть ко всем возможностям, но с небольшим количеством экспериментов легко понять, как критерии могут ориентироваться на конкретные данные. Генерирование отчетов и выполнение анализа значительно проще с добавлением правильных критериев.
Рекомендации по добавлению критериев для доступа к запросам
Для достижения наилучших результатов пользователям необходимо подумать о том, что необходимо включить в выходы данных. Например:
- Какие результаты нужны? Запросы могут выполняться по числовым значениям, датам, текстовым и нулевым значениям.
- Каков самый простой способ получить самые подробные данные? Пользователям, которые интересуются только поставками, производимыми в течение года, и тем, кому их лучшие клиенты были в то же время, нужен только запрос, который извлекает данные и включает имена клиентов и суммы в долларах для заказов. Пользователи, которые хотят получить данные о новых контрактах на основе последних маркетинговых кампаний, нуждаются в чем-то более сложном; запрос должен учитывать несколько разных полей.
- Какое минимальное количество данных необходимо? Это определяет, сколько должно быть включено в запрос, что сужает необходимые критерии.
- Есть ли существующий запрос, который можно изменить? При первом запуске с Access ответ отрицательный, но лучше всего начинать с рассмотрения существующих запросов, поскольку база данных становится более надежной.
- Возможно ли, что этот запрос нужно будет снова вытащить? Это помогает определить, следует ли сохранять и сохранять запрос для всех пользователей, которым это может понадобиться.Даже если компания только вытаскивает данные на 2015 год, в сохраненной версии могут использоваться шаблоны, чтобы запрос мог быть переработан.
