Вы когда-нибудь встречали кого-то, кто отличный оратор - но ужасный писатель? Во время встреч и личных встреч он невероятно ясен, привлекателен и убедителен. Тем не менее, когда он пишет электронное письмо или готовит отчет, его коммуникационная способность полностью исчезает.
Если вы подозреваете, что это относится к вам, пусть даже немного, у меня есть хорошая новость: я собрал семь простых советов, чтобы мгновенно сделать ваши навыки письма такими же сильными, как и ваши навыки речи. Может быть, даже лучше!
1. Избавиться от громких слов
Вы, наверное, слышали, что использование громких слов не делает вас умнее; на самом деле это имеет противоположный эффект.
Но это становится хуже. Когда вы используете тестовый словарь AP English, вы устанавливаете дистанцию между собой и человеком, которому пишете, - делая вас похожим на робота, а не на теплого, дружелюбного человека, которым вы являетесь.
Чтобы показать вам, что я имею в виду, посмотрите две версии одного и того же утверждения:
В то время как обе версии говорят об одном и том же, последняя чувствует себя более подлинно и имеет более приятный поток.
2. Используйте контракты
Когда вы не сокращаете свои слова, вы звучите так, как будто вышли из викторианской пьесы в 2016 году. Другими словами, ваше письмо кажется неестественным и вынужденным.
К счастью, это легко исправить. Просто пройдите ваше письмо и заключите контракт, сколько сможете.
Так, например, «я не могу говорить в понедельник в полдень, но я свободен с 15:00 и далее» будет звучать так: «Я не могу говорить в понедельник в полдень, но я свободен после 15:00».
Звучит лучше, правда?
Не поймите меня неправильно, иногда схватки будут слишком случайными. Если вы пишете контракт, официальный отчет, грантовое предложение или что-то еще на этом уровне, вам лучше оставить слова как есть. В противном случае, однако, сократить!
3. Позвони другу
Я открою вам один из моих самых больших секретов письма: когда я работаю над чем-то, что действительно должно быть хорошим - сопроводительное письмо, важный отчет, большая просьба - я подниму трубку, позвоню некоторым друзьям, и прочитайте мой проект вслух.
Я на самом деле не ищу предложений (хотя, если я получу их, здорово). Вместо этого я пытаюсь заставить себя написать, как я говорю, и, как я уже сказал, обычно легче объяснить ваши мысли вслух, чем на бумаге.
Возможно, в моем письме говорится: «Ваши невероятно полезные посты в блоге рассказали о многих решениях, которые я принял на пути к тому, чтобы стать маркетологом контента».
Если бы я сказал это другу, мы бы оба рассмеялись. Я никогда не говорю так в «реальной жизни».
Вот как я бы это сказал: «Я проверяю твой блог на наличие новых сообщений почти каждый день. Сначала вы помогли мне понять, что я хочу стать контент-маркетологом, а потом показали, как это сделать ».
Если вы не можете позвонить другу, попробуйте произнести каждое предложение вслух, прежде чем вводить его. Или, откройте приложение записи на вашем телефоне и «поговорите» со всем произведением, а затем вернитесь назад и запишите, что вы записали (конечно, немного почистив).
4. Используйте клише (в пределах разумного)
Возможно, вы слышали, что использование клише ослабляет ваше письмо. Но если вы не пользующийся спросом автор, то хорошо подобранный автор время от времени поможет вам донести свою точку зрения. (Кроме того, я профессиональный писатель, и я все еще использую их.)
Давайте сравним два предложения, одно с клише, а другое без:
Вы можете сразу увидеть, какой из них читает более обнадеживающе (в конце концов, этот гипотетический человек обеспокоен бюджетом) - и это первое.
Как и сокращения, они иногда могут быть слишком случайными, поэтому примите их во внимание, прежде чем использовать их.
5. Используйте активный голос вместо пассивного голоса
Большинство правил имеют исключения, но вы никогда не должны нарушать это. Пассивный голос делает ваше письмо словесным, сложным и трудным для понимания.
Посмотрите, что я имею в виду:
Против:
Второй пункт читается намного проще. Да, и если вам трудно вспомнить разницу между пассивным и активным голосом, воспользуйтесь трюком профессора Ребекки Джонсона: «Если вы можете вставить« по зомби »после глагола, это пассивно». (Лучший грамматический совет, который вы слышали за некоторое время, право?)
6. Хватит беспокоиться о предлогах
Я прошел фазу, когда я избегал заканчивать предложение предлогом любой ценой, потому что правила - это правила. В результате я получил несколько странных предложений.
Как этот:
Или же:
К счастью, современные грамматики соглашаются, что вы можете заканчивать предложения предлогами, поэтому мы все можем перестать беспокоиться о проблемах с нашими учителями английского в восьмом классе.
7. Сделайте план
Вы должны разработать схемы, если:
-
Вы склонны бродить
-
Вам трудно соединить свои идеи
-
Вы тратите много времени на реорганизацию своей работы после ее завершения
Мало того, что этот документ будет держать вас в курсе и организовал, это также сделает процесс редактирования намного короче.
Я лично использую их все время для сообщений в блогах, отчетов, сопроводительных писем и даже электронных писем. Там, где длинный набросок затрудняет понимание ваших мыслей, наброски помогают сразу увидеть, где вы находитесь в ясности и где вы могли бы воспользоваться некоторой помощью.
Эти семь советов не только улучшат ваше письмо, но и помогут ему звучать так, как будто это исходит от вас, а не от какого-то профессионального робота.
