Большинство наших писем, вероятно, считаются важными, но определенно не все из них. Возможность отличать важные сообщения от других, таких как спам или сообщения, которые не требуют нашего внимания сразу, может кардинально повлиять на время, затрачиваемое на просеивание по электронной почте.
Большинство почтовых служб и программ используют так называемые приоритеты сообщений чтобы определить, что важно, а что не важно. Существует два основных способа использования приоритетов сообщений - вручную и автоматически, и хотя это может показаться странным, вы можете даже отметить сообщение как низкий приоритет или несущественный.
Как это устроено
В зависимости от используемой электронной почты и программы вы можете вручную пометить сообщение как важное или несущественное. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, если оно включено, вы можете сказать, что письмо является важным и должно быть помечено как таковое получателю, или вы можете снизить важность, чтобы они не чувствовали себя обязанными обращаться электронной почты сразу.
Письма, имеющие наивысшее значение, могут быть выделены жирным шрифтом в папке «Входящие» или отмечены красным цветом, тогда как менее важные сообщения могут быть выделены серым цветом или перемещены вниз по списку. Специфика зависит от программы электронной почты получателя.
Некоторые поставщики электронной почты автоматически устанавливают приоритет электронной почты, даже если уровень важности не был указан отправителем. Он предполагает уровень приоритета и фильтрует его в раздел «Важные» в папке «Входящие». Эта функция основана на прогнозируемом поведении и постоянно меняется службой, основанной на том, кого вы отправляете по электронной почте, и является ли сообщение автогенерированным или от реального человека.
Другие почтовые клиенты могут даже позволить вам изменить статус важности электронных писем. Это часто необходимо, если получатель всегда использует флаг высокого / важного приоритета, когда ему этого не нужно, но это также полезно, если вы хотите, чтобы все электронные письма от одного отправителя были отмечены как важные, чтобы вы никогда не теряли их.
Почему это имеет значение
Что бы вы предпочли: программа электронной почты, которая оповещает вас каждый раз, когда вы получаете сообщение, даже спам, или тот, который автоматически отфильтровывает то, что, по его мнению, не имеет значения, и оставляет вас с наиболее критичными электронными письмами в отдельной папке или, еще лучше, на самом верху вашего почтового ящика?
Когда вы тратите меньше времени на просмотр неважных писем, вы можете потратить больше времени на работу или отвечать на электронные письма, которым необходимо ваше внимание и внимание прямо сейчас. Это один из лучших способов не только лучше общаться и быть услышанным быстрее, но и легко видеть, что важно, когда вы получаете десятки или больше новых сообщений каждый день.
В зависимости от используемого приложения клиент электронной почты может отправлять уведомление о новом электронном письме, только если он считает сообщение важным. Вы можете легко понять, насколько это полезно, чтобы отсеять все некритические письма из ваших уведомлений, не удаляя их.
Коммуникация важности сообщения так же важна для электронной почты, как и при непосредственном контакте, и это не намного сложнее. Все, что требуется, - это решение между высоким или низким приоритетом при отправке письма.
Как это сделать
Большинство почтовых клиентов позволяют устанавливать приоритет сообщения при составлении электронной почты. Обычно он находится в поле compose, так как вы можете установить важный уровень по электронной почте.
Вы можете изменить приоритет сообщения или разрешить специальный, отфильтрованный Важный просматривать всевозможные почтовые клиенты и службы электронной почты. Некоторые примеры включают Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com и Yahoo Mail.
