Слияние почты - это инструмент, который упрощает создание набора похожих документов, но содержит уникальные и переменные элементы данных. Это достигается путем связывания базы данных, содержащей эти элементы данных, с документом, который содержит поля слияния, в которых будут заполнены эти уникальные данные.
Слияние почты экономит ваше время и усилия, автоматизируя процесс ввода стандартизованных данных, таких как имена и адреса, в документ. Например, вы можете связать письмо формы с группой контактов в Outlook; это письмо может иметь поле слияния для каждого адреса контакта и другое для имени соответствующего контакта в качестве части приветствия письма.
Использование слияния
Слияние почты, для многих людей, вызывает мысли о нежелательной почте. В то время как маркетологи неоспоримо использовать слияние почты, чтобы генерировать большие объемы почты быстро и легко, много других применений могут удивить вас и изменить способ создать некоторые из ваших документов.
Вы можете использовать слияние для создания любого типа печатного документа, а также электронно распределенных документов и факсов. Типы документов, которые вы можете создать с помощью слияния, практически безграничны. Вот некоторые примеры:
- Каталоги
- Товарно-материальные запасы
- Счета-фактуры
- Этикетки
- Конверты
- И, конечно, письма
При использовании смарт-почты слияние может значительно повысить производительность. Это также может повысить эффективность создаваемых вами документов. Например, настраивая буквы с именами получателей или другими элементами, характерными для каждого получателя, вы представляете отполированный личный образ, который создает основу для желаемого результата.
Анатомия слияния
Слияние почты состоит из двух основных частей: документа и источника данных, также называемого базой данных. Microsoft Word упрощает вашу работу, позволяя использовать другие приложения Office, такие как Excel и Outlook, в качестве источников данных. Если у вас есть полный набор Office, использование одного из его приложений в качестве источника данных легко, удобно и настоятельно рекомендуется. Например, использование контактов, которые вы уже ввели в контакты Outlook, избавит вас от повторного ввода этой информации в другой источник данных. Использование существующей электронной таблицы Excel дает вам еще большую гибкость с вашими данными, чем источник данных, создаваемый Word.
Однако, если у вас есть только программа Word, вы все равно можете использовать функцию слияния. У Word есть возможность создать полностью настраиваемый источник данных для использования в вашем слиянии.
Настройка слияния
Слияние может показаться сложным и сложным - конечно, могут быть тяжелые документы, которые полагаются на большие базы данных. Однако Word упрощает настройку слияния для общего использования, предоставляя мастера, которые проведут вас через процесс связывания вашего документа с базой данных. Как правило, вы можете завершить процесс менее чем на 10 простых шагов, включая поиск и исправление ошибок. Это меньше, чем подготовка вашего документа вручную, и с гораздо меньшим количеством времени и хлопот.
