Хотя потеря данных затрагивает всех, кто использует компьютер, это особенно проблематично для тех, кто использует программное обеспечение для обработки текстов. Потеря важных документов, которые вы потратили столько времени на создание, разочаровывает - особенно если вы похожи на большинство пользователей, которые создают документы непосредственно на компьютере и не имеют преимущества от рукописной копии. Вопросы и рассказы о горе о восстановлении потерянных файлов изобилуют онлайн-форумами и подразделениями технической поддержки бомбардировщиков. Единственный верный способ восстановить потерянные файлы - восстановить их из резервной копии. Вот почему очень важно система предотвращения потери данных в первую очередь. Вот пять способов сохранить ваши документы, обработанные текстом, безопасными.
Никогда не храните свои документы на том же диске, что и ваша операционная система
Хотя большинство текстовых процессоров будут сохранять ваши файлы в Мои документы папка, это худшее место для них. Независимо от того, является ли это вирусом или программным сбоем, большинство компьютерных проблем влияют на операционную систему, и часто единственным решением является переформатирование диска и переустановка операционной системы. В таком случае все на диске будет потеряно.
Установка второго жесткого диска на вашем компьютере - относительно недорогой способ позаботиться об этой проблеме. Второй внутренний жесткий диск не будет затронут, если операционная система повреждена и даже может быть установлена на другом компьютере, если вам нужно купить новый; кроме того, вы будете удивлены тому, как легко их настроить. Если вы скептически относитесь к установке второго внутреннего накопителя, внешний жесткий диск является отличным вариантом. Внешний диск можно подключить к любому компьютеру в любое время, просто подключив его к порту USB или Firewire. Многие внешние накопители также обладают дополнительным преимуществом однонаправленных и / или запланированных резервных копий; вы просто указываете папки и расписание, и программное обеспечение заботится обо всем остальном.
Резервное копирование ваших файлов регулярно, без материи, где они хранятся
Просто хранить ваши файлы в другом месте, чем ваша операционная система, недостаточно; вам нужно создать регулярный резервные копии ваших файлов. И давайте посмотрим правде в глаза: даже ваша резервная копия подвержена ошибкам: DVD-диски поцарапаны, а жесткие диски сломаются. Имеет смысл увеличить ваши шансы на то, что вы сможете получить файл, имея вторую резервную копию; если данные действительно важны, вы могли бы даже думать о сохранении резервной копии в несгораемом сейфе.
Остерегайтесь почтовых приложений
Даже если вы уверены, что они не содержат вирусов, вложения электронной почты могут привести к потере данных. Подумайте об этом: если вы получаете документ с тем же именем, что и один на вашем диске, и ваше программное обеспечение электронной почты настроено на сохранение вложений в одном месте, вы рискуете перезаписать файл, который уже существует. Это часто происходит, когда вы сотрудничаете с документом, а коллеги отправляют обновления по электронной почте. Поэтому убедитесь, что вы задали программу электронной почты для сохранения вложений в уникальном месте или, если это не рекомендуется, дважды подумайте, прежде чем сохранять вложение электронной почты на своем жестком диске.
Остерегайтесь ошибки пользователя
Мы не любим признавать это, но мы часто разрабатываем собственные проблемы. Воспользуйтесь преимуществами, включенными в ваш текстовый процессор, такими как функции управления версиями и отслеживаемые изменения. Обычно пользователи теряют данные, когда они редактируют документ и случайно удаляют части. После сохранения документа части, которые были изменены или удалены, теряются, если вы не включили функции, которые будут хранить изменения для вас.
Если вы не хотите взаимодействовать с расширенными функциями, используйте F12 перед тем, как начать работу над сохранением файла под другим именем. Это не так организовано, как некоторые из других методов, но это полезный трюк, тем не менее.
Перейти в облако
Хранение файлов и их резервных копий в облачном значении, удаленном сервере, становится все более распространенным явлением. Он предлагает множество преимуществ, таких как щедрые выделения пространства, простота использования, доступ из любого места, где бы вы ни находились, и какое устройство вы используете, и надежность. Облачные хранилища поддерживают резервные копии собственных серверов, поэтому для файлов, хранящихся таким образом, существует двойной уровень защиты. По этим причинам облачное хранилище становится лучшим вариантом для большинства людей.
Существует несколько основных бесплатных опций:
- Google Диск предлагает 15 ГБ с каждой учетной записью Google.
- Пользователи Mac получают 5 ГБ с iCloud, который встроен в каждое устройство Apple.
- Microsoft предоставляет 5BG пространства с OneDrive, который поставляется с учетными записями Office 365 и XBox.
Если у вас есть больше, чем для хранения, предлагаемые услуги предлагают платные варианты, как и многие другие компании облачного хранилища
Сохранять жесткие копии ваших документов
Это не изящно, и это не помешает вам снова напечатать и форматировать документ, но сохранение печатной копии важного документа по крайней мере обеспечит вам содержимое файла - и это лучше, чем вообще ничего.
