Все знают, что важно корректировать материалы в процессе поиска работы, а также при общении на рабочем месте. И это кажется довольно легкой задачей; в конце концов, вы просто даете своему письму еще один обзор, верно?
Ну, не совсем. Чтобы быть хорошо выполненным, вычитка требует немного больше времени и усилий, чем быстрое последнее чтение.
На самом деле, базовое правописание и грамматика - это только начало. Ниже я использовал свой редакторский опыт, чтобы пройтись по всем вещам, которые вы действительно должны проверять, когда проверяете (что большинство людей забывают). Используйте его как своего рода контрольный список в следующий раз, когда вы просматриваете документы или электронные письма, прежде чем нажать «отправить».
1. Базовое правописание и грамматика
Эй, я сказал, что это было начало. Это кажется простым, но мелкие орфографические и грамматические ошибки могут серьезно запятнать впечатление от того, что вы отправляете. Итак, начните с того, чтобы тщательно убедиться, что вы поставили точки на их места, вы использовали правильную версию часто запутанных слов и случайно не написали неправильно то, что проверка орфографии не распознает.
Совет от профессионала: не знаете правила грамматики? Проверьте Грамматическую Книгу или Грамматику для помощи. Или, если это настолько сбивает с толку, что вам нужно поискать его, возможно, стоит упростить предложение, чтобы полностью устранить проблему.
2. Собственные существительные
Это то, что люди часто забывают, когда они просматривают написание в своей работе: взгляните на правильные существительные, чтобы убедиться, что они написаны правильно. Если у руководителя длинное и сложное имя (или даже имя, которое можно записать несколькими способами, например, Смит или Смит), выполните быстрый поиск в Google или в справочнике сотрудников, чтобы убедиться, что оно написано правильно. Сделайте то же самое для названий компаний, должностей и местоположений.
Совет для профессионалов: пока вы это делаете, также проверьте, соблюдают ли компании странные правила использования для своих имен, например, строчные буквы или несколько слов, объединенные без пробелов - их легко ошибиться, но это может быть ошибкой, особенно Вы пишете по электронной почте кому-то из этой компании. Прекрасным примером этого является onefinestay, который не имеет заглавной буквы и объединяет три слова в одно.
3. Глагольные времена
Глагольные времена раздражают, потому что, часто, существует огромное расхождение между тем, как люди говорят и пишут, и тем, как правильная грамматика говорит, что вы должны говорить и писать. Перечитайте свои предложения еще раз, чтобы убедиться, что вы не смешиваете глаголы или не используете несколько времен в одном предложении (это часто происходит в предложениях, где вы перечисляете несколько действий).
Совет от профессионала: у OWL в Purdue есть удобная шпаргалка с глаголом, чтобы вы могли видеть, как различные времена глагола связаны друг с другом.
4. Структура предложения
Посмотрите на длину ваших предложений. Вы замечаете много запятых, точек с запятой и союзов? Некоторые из ваших предложений могут быть дополнениями, поэтому посмотрите, сможете ли вы их очистить, сделав их короче. Помните: иногда лучше разбить вещи на части и знать, что все читабельно, чем стараться изо всех сил, чтобы звучать впечатляюще и в итоге сбить с толку вашего читателя
Совет для профессионалов : многие профессионалы склонны использовать слишком много точек с запятой (виновные как обвиненные). Чтобы написать более четко, попробуйте избавиться от нескольких из них и создать отдельные предложения.
5. Форматирование
Это может быть особенно важно, если вы отправляете резюме или сопроводительное письмо. Посмотрите на ваш документ в целом (или попросите кого-нибудь сделать это) и оцените его внешний вид. Слишком широкие поля? Шрифт слишком маленький или трудный для чтения? Не могли бы вы использовать жирный текст, чтобы облегчить просмотр? Вы хотите, чтобы часть, которую вы посылаете, выглядела так же хорошо, как звучит.
Совет для профессионалов: общее правило, которому я хотел бы следовать, никогда не использовать в одном документе более двух приемов форматирования (жирный, курсив, подчеркивание, необычные поля, мелкий шрифт). Говоря о жирном шрифте, курсиве и подчеркивании, никогда не используйте больше одного за раз. Выделение и подчеркивание чего-либо в документе не делает его очень важным; это заставляет тебя выглядеть сумасшедшим
6. Согласованность
Удостоверьтесь, что ваше письмо одинаково везде, особенно если вы используете числа, символы или сокращения. Например, вы говорите «коллеги» и «коллеги» в своей работе? Решите, какой из них вы хотели бы использовать. Вы используете «%» или «проценты», чтобы говорить о статистике в вашем резюме? Ни то, ни другое не правильно, но важно выбрать один и использовать его постоянно.
Совет для профессионала: если вы чувствуете усталость от решения, сделав все эти крошечные решения из-за последовательности, просто следуйте правилам стиля AP, которые используют большинство журналистов.
7. Идиомы
Если вы используете фигуры речи, убедитесь, что вы действительно использовали их правильно. Например, люди часто смешивают «время от времени» и «время от времени», а также «не волнует меньше» и «может наплевать». Google любые цифры речи, прежде чем отправлять их, чтобы сделать уверен, что они в порядке.
Совет профессионала: если вы идете по маршруту Google, я настоятельно рекомендую просмотреть несколько источников (по крайней мере, четыре или пять), чтобы убедиться, что все согласны с тем, что такое идиома. Однажды я гуглил фигуру речи, и оказалось, что первый результат поиска по этой идиоме был совершенно неверным - упс.
8. Общий поток
Особенно после того, как вы отредактировали и настроили свою работу, ей легко начать звучать несвязно или бессвязно. Итак, после того, как вы сделали один проход корректуры, убедитесь, что все логически объединено, с простыми для понимания переходами.
Совет для профессионалов: попробуйте прочитать свою работу медленно, чтобы заметить какие-либо проблемы с тем, как звучит ваше письмо. Если вы чувствуете себя комфортно, посмотрите, можете ли вы прочитать это вслух кому-то еще. Часто другие люди обращают внимание на мелкие вопросы, которые, по вашему мнению, хороши, но читаются иначе.
Корректура - это больше, чем просто поиск ошибок; Речь идет о том, чтобы убедиться, что все ваши утки в ряд и что крошечные вещи совпадают.
Нижняя линия? Будь мастером деталей.
