Подготовьте свои данные
После того, как вы отправили свои праздничные открытки в прошлом году, вы сделали себе обещание организовать свой список адресов, чтобы облегчить процесс в следующем году? У вас есть огромная электронная таблица Excel, из которой вы не можете сделать головы или хвосты? Возможно, ваша адресная книга выглядит примерно так, как показано в приведенном ниже файле. Или, может быть, вы держите свою адресную книгу на бумаге.Пришло время поработать с этим обещанием - организуйте свой список контактов в базе данных Microsoft Access. Это намного проще, чем вы можете себе представить, и вы определенно будете довольны результатами. Это руководство поможет вам пройти весь процесс поэтапно.Если у вас нет собственной таблицы и вы хотите следовать вместе с учебником, вы можете загрузить образец Excel, который используется для создания учебника.Заметка: Этот учебник предназначен для Access 2010. Если вы используете Access 2010, прочитайте «Преобразование электронной таблицы Excel» в базу данных Access 2007. Если вы используете Access 2013, прочитайте «Преобразование Excel в базу данных Access 2013». Если у вас нет существующей базы данных, которую вы используете для хранения контактной информации, вам, вероятно, захочется создать новую базу данных с нуля. Для этого щелкните значок «Пустая база данных» на экране «Начало работы с Microsoft Office Access». Вам будет представлен экран выше. Укажите свою базу данных с именем, нажмите кнопку «Создать», и вы будете в бизнесе. Затем перейдите на вкладку «Внешние данные» в верхней части экрана «Доступ» и дважды щелкните по кнопке «Excel», чтобы начать процесс импорта Excel. Положение этой кнопки обозначено красной стрелкой на изображении выше. Затем вам будет представлен экран, показанный выше. Нажмите кнопку «Обзор» и перейдите к файлу, который вы хотите импортировать. Когда вы найдете правильный файл, нажмите кнопку «Открыть». После того, как вы выбрали правильный файл и параметр, нажмите кнопку «ОК», чтобы продолжить. Часто пользователи Microsoft Excel используют первую строку своей таблицы для предоставления имен столбцов для своих данных. В нашем файле примера мы сделали это, чтобы определить столбцы Фамилия, Имя, Адрес и т. Д. В показанном выше окне убедитесь, что флажок «Первая строка содержит столбцы заголовков». Это даст указание Access обрабатывать первую строку как имена, а не фактические данные, которые будут храниться в списке контактов. Нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить. Индексы базы данных - это внутренний механизм, который можно использовать для увеличения скорости, с которой Access может найти информацию в вашей базе данных. На этом этапе вы можете применить индекс к одному или нескольким столбцам базы данных. Просто нажмите раскрывающееся меню «Indexed» и выберите соответствующий параметр. Имейте в виду, что индексы создают много накладных расходов для вашей базы данных и увеличивают объем используемого дискового пространства. По этой причине вы хотите сохранить индексированные столбцы до минимума. В нашей базе данных мы чаще всего будем искать последнее имя наших контактов, поэтому давайте создадим индекс в этом поле. У нас могут быть друзья с тем же именем, поэтому мы хотим разрешить дубликаты здесь. Убедитесь, что столбец «Фамилия» выбран в нижнем микшере окон, а затем выберите «Да (Дублирует OK)» в раскрывающемся меню «Индексирование». Нажмите «Далее», чтобы продолжить. Первичный ключ используется для уникальной идентификации записей в базе данных. Самый простой способ сделать это - позволить Access генерировать первичный ключ для вас. Выберите опцию «Добавить доступ добавить первичный ключ» и нажмите «Далее» для продолжения. Если вы заинтересованы в выборе собственного первичного ключа, вы можете прочитать нашу статью о ключах базы данных. Вам необходимо предоставить Access с именем для ссылки на вашу таблицу. Мы позвоним в нашу таблицу «Контакты». Введите это в соответствующее поле и нажмите кнопку «Готово». Вы увидите промежуточный экран с вопросом, хотите ли вы сохранить шаги, используемые для импорта ваших данных. Если нет, нажмите кнопку «Закрыть». Затем вы вернетесь на экран главной базы данных, где вы сможете просматривать свои данные, просто дважды щелкнув имя таблицы на левой панели. Поздравляем, вы успешно импортировали данные из Excel в Access! Создание базы данных Access Access 2010
Начать процесс импорта Excel
Выберите источник и назначение
Выберите заголовки столбцов
Создать любые желаемые индексы
Выберите основной ключ
Назовите свой стол
Просмотр данных
