В мире электронных писем даже малейшее изменение может превратить ваше нормальное сообщение в фантастическое. Тонкая настройка вашего письма может быть разницей между важным соединением, нажимающим значок корзины или фактически нажимающим «Ответить».
Как человек, который управляет полностью виртуальной организацией с более чем 120 сотрудниками, я видел больше, чем просто свою долю удивительных писем - и совершенно некачественных - и заметил, что во многих случаях профессионализм сообщения (или отсутствие Это то, что заставляет меня решить, помогать ли отправителю или нет.
Итак, каковы эти крошечные изменения, которые могут сделать ваши электронные письма более профессиональными (и, следовательно, гораздо больше шансов получить то, что вы хотите)? Вот девять ключевых вещей, которые нужно иметь в виду.
1. Иметь целенаправленную тему
Независимо от того, кому вы пишете, никогда не оставляйте строку темы пустой или расплывчатой (я смотрю на вас, «Вопрос» или «Важное сообщение»). Хитрость заключается в том, чтобы быть как можно более конкретным, но при этом держать в пределах от четырех до девяти слов. Меньше значит больше, но иметь для начала что-то очень важно - это побудит читателя щелкнуть по электронной почте и помочь вам обоим найти его в своих почтовых ящиках позже.
Ваша сюжетная линия также может быть отличным местом, чтобы прояснить дальнейшие шаги. Попробуйте добавить (нужно до вторника), если есть крайний срок, (не нужно срочно), если он не чувствителен ко времени, или (ответ не требуется), если это электронное письмо, на которое вам не нужен ответ.
2. Напишите свой адрес электронной почты назад
Вы, наверное, знаете, что в каждом письме должен быть призыв к действию. Независимо от того, отправляет ли вам электронное письмо на определенное время или организует встречу, вы хотите, чтобы читатель мог легко узнать, что ему или ей нужно делать дальше.
Но многие люди вставляют это в последнее предложение сообщения. Вместо этого, чтобы упростить переваривание ваших электронных писем, поместите свой конкретный запрос в первое предложение, а затем добавьте любую информацию, которая вам понадобится, для подкрепления в следующих пунктах.
3. Дайте контекст
Когда вы призываете к действию, обязательно включите какое-то предложение, которое задает контекст письма («Это отчет, который мы обсуждали на прошлой встрече» или «Это я следую за нашим мероприятием в прошлый понедельник»).
4. Используйте интервалы
Это определенно кажется легким делом, но на самом деле весьма обычно получать электронные письма без разрывов между различными параграфами или новыми мыслями. Нет ничего более отвратительного, чем получить электронное письмо, похожее на стену текста, где писатель даже не удосужился разбить предложения на небольшие, более удобные абзацы. Облегчите читателю: дайте вашей электронной почте начало, короткую середину и конец.
5. Придерживайтесь одного шрифта
Использование неоновых Comic Sans в электронном письме не сделает вас незабываемым, просто сделает вас странным. Другими словами, всегда сохраняйте шрифт и цвет электронной почты по умолчанию. Кроме того, не используйте несколько шрифтов в вашей электронной почте. Это часто случается случайно, когда люди копируют и вставляют информацию с других сайтов, поскольку почтовые клиенты, такие как Gmail, не удаляют форматирование. Чтобы избежать этого, нажмите «shift + command + v» вместо просто «command + v», что приведет к тому, что текст будет соответствовать форматированию в электронном письме.
6. Жирный или подчеркнутый - но только когда это действительно необходимо
Если ваша электронная почта содержит более одного очень важного вопроса или вопроса, используйте жирный шрифт или подчеркивание, чтобы выделить эти части вашего сообщения. Остерегайтесь переборщить с форматированием шрифтов - вам не нужно, в конце концов, письмо, которое будет полностью выделено курсивом, выделено жирным шрифтом и подчеркнуто.
7. Вычитайте все
Все знают, как проверять орфографические и грамматические ошибки в электронных письмах, но проверяли ли вы правильность написания дат, названий событий, сроков и имен? В моем случае, я всегда чувствую себя немного раздраженным, когда люди добавляют этот дополнительный «я» в «Лили», чтобы сделать его «Лилли».
8. Делайте свою подпись простой
Приятно иметь подпись, которая больше, чем просто ваше имя, но она не должна занимать половину электронного письма. Оставьте любые длинные цитаты, абзацы с вашей историей жизни, резюме фрагментов, вы получите идею. Достаточно только вашего имени, вашей текущей позиции и одного или двух способов связаться с вами (например, адрес электронной почты и твиттер с гиперссылками).
Еще одно замечание: я видел удивительное количество профессионалов, которые ставили религиозные цитаты в конце своих подписей по электронной почте, и об этом, безусловно, стоит подумать. Помните, что вы, вероятно, не знаете системы убеждений большинства людей, которым вы пишете, и вы не хотите, чтобы кто-то откладывал это из-за того, что вы полностью контролируете.
9. Используйте BCC, когда это необходимо
Вместо того, чтобы держать кого-то, кто больше не участвует в цепочке разговоров, переместите этого человека в BCC (и убедитесь, что вы сообщите ему или ей об этом, когда будете это делать!). Простого «Перехода на BCC» в начале письма должно быть достаточно, чтобы все были на одной странице.
Отправка отличных электронных писем - все о освоении маленьких нюансов, которые ваш читатель может не заметить, но подсознательно оценит. Вооружившись этим списком, вы на один шаг ближе к тому, чтобы стать хозяином почтового ящика.
