Поздравляем! Вы прошли через сложную часть: нанять новый прямой отчет, чтобы вступить в ваши ряды. Надеюсь, они скоро начнутся, и вы сможете приступить к выполнению всех захватывающих целей, которые вы для них поставили в своей новой роли.
Но прежде чем наступит их первый день, вам, как руководителю, нужно сделать несколько вещей, чтобы подготовиться к встрече с новым сотрудником с распростертыми объятиями. Некоторые из них более логистичны - например, выясняют, где они будут сидеть и над чем они будут работать в первую неделю, в то время как другие заботятся о том, чтобы человек почувствовал, что его оценили, включили и почувствовали себя комфортно в новой рабочей среде. Фактически, многие из этих советов взяты из того, что мы делаем здесь, в Музее, когда новые сотрудники присоединяются к нашей команде.
Вот что вам нужно сделать за неделю до их прибытия.
1. Связаться с ними на LinkedIn
Вы собираетесь тесно сотрудничать, так почему бы не впустить их в свою профессиональную сеть? Вы, конечно, не хотите неловко просить их после нескольких месяцев, проведенных рядом с ними каждый день.
Кроме того, это прекрасная возможность приветствовать их еще до того, как они вошли в офис. Когда вы запрашиваете подключение, добавьте приятную заметку в виде:
Или же
2. Создайте входящий документ
Это, пожалуй, самый важный шаг, когда вы берете на работу кого-то нового. Этот документ будет спасательным плотом человека, когда он окажется в своей роли. Он должен включать в себя:
- Ваши цели на первые 30, 60 и 90 дней
- План задач, которые вы ожидаете, что они будут иметь или взять на себя
- Любые необходимые документы, ссылки, календари или логины, которые им понадобятся
- Любые встречи, которые они должны посещать в первые несколько недель или регулярно
- Имена, контактная информация и опыт членов команды и коллег, с которыми они будут работать
В конечном итоге, чем больше вы документируете, тем лучше - таким образом вы активно отвечаете на любые вопросы, которые у них могут возникнуть.
Во многих случаях может даже иметь смысл попросить непосредственных товарищей по команде подать информацию о проектах, над которыми они будут работать вместе или о которых они должны знать. Это дает вашему новому наему низкую оценку, а также позволяет вашим другим непосредственным отчетам чувствовать себя более вовлеченными в подготовку своего нового партнера по команде.
К счастью для вас, у нас есть идеальный шаблон для вас. Созданный нашим основателем и президентом Алексом Кавулакосом, этот шаблон мы часто используем, чтобы помочь нашим новичкам найти свое место.
3. Запишите ваши начальные вопросы
Ваша голова, вероятно, плавает с идеями, вопросами и возможностями для этого нового сотрудника.
Вместо того, чтобы позволить этим мыслям уйти, начните документ, чтобы записать все, что приходит на ум. Вы можете обнаружить, что вам не понадобится или вы не захотите обращаться к ним, когда человек действительно начинает, но, записав их, вы почувствуете уверенность, что вы все охватили.
4. Стреляй им по электронной почте
Лучшие боссы делают это! Зачем? Что ж, как отмечает писатель и редактор Muse Став Зив, ваш новый сотрудник, вероятно, только что прошел через изнурительную работу по уведомлению и переходу от своей последней роли. И, «как менеджер, который хочет, чтобы этот человек взялся за дело, вы явно не хотели бы, чтобы ваш блестящий новый сотрудник начинал со стрессовой ноты».
Отправка электронного письма до того, как они начнут рассказывать о том, как вы счастливы, что они присоединились к команде, сделает их гораздо более возбужденными для их следующего приключения. Это может охватывать и некоторые важные вещи. Очевидно, что вы хотите пригласить их в команду, но вы также можете использовать эту записку - если HR не сделал этого - чтобы указать их официальную дату и время прибытия, обсудить дресс-код компании или культуру, запросить любые соответствующие документы, такие как паспорт или удостоверение личности. или даже предоставить схему их первого дня графика.
Конечно, вы всегда должны заканчивать, давая им понять, что вы рады ответить на любые вопросы, которые у них есть, прежде чем они начнут. Как кто-то, кто был на другой стороне, я уверен, что вы знаете, насколько пугающим может быть начало новой работы с нулевым контекстом. Так что им будет легко чувствовать себя комфортно, идя в дверь в тот первый день.
о том, как должно выглядеть это приветственное письмо (и использовать удобный шаблон!).
5. Приведите в порядок свое рабочее место
Для этого может потребоваться некоторая ИТ-помощь, но убедитесь, что все технические средства убраны. Выполнение этого теперь избавляет вас от необходимости тратить три часа в первый день на выяснение того, как включить их ноутбук.
Есть ли у них компьютер, готовый для них, и он заряжается и обновляется? У них настроена учетная запись электронной почты? Как насчет настройки внутренней системы чата или других важных программ, к которым им потребуется доступ?
Их рабочее место чистое и пустое? Вы уверены, что переместили все, что принадлежало последнему человеку, который сидел там? Есть ли какое-либо другое оборудование - клавиатура, мышь, USB, дополнительный монитор, удлинитель или шкаф для хранения документов - которое может вам понадобиться?
Скорее всего, это первая остановка вашего нового сотрудника, когда он прибудет, поэтому сделайте его уютным местом. Бросание какой-то фирменной награды, их любимой закуски или даже карты, подписанной командой, тоже никогда не повредит!
6. Перешлите любые соответствующие документы
Они могут быть включены в ваше электронное письмо новому руководителю, но также имеет смысл поделиться любыми документами, которые вы хотите, чтобы они предварительно просмотрели, в отдельном электронном письме. Это может быть справочник сотрудника вашей компании и пакеты льгот или документ, подтверждающий вашу команду.
В любом случае, предоставьте человеку контекст, чтобы он знал, почему вы делитесь этими документами, что они значат для их роли, когда вы ожидаете, что они просмотрят их, и нужно ли им что-то готовить.
(О, и, конечно же, убедитесь, что все эти ресурсы обновлены и точны, прежде чем ваш новый наемник проникнет в них.)
7. Найти офис «Ментор»
Может быть, в вашей компании есть программа для приятелей. В Muse каждый новый сотрудник получает «Muse Buddy» от другой команды, которой они берут кофе в первую неделю, чтобы поговорить о культуре нашей компании и пообщаться за пределами офиса.
Если официальной системы не существует, подумайте о том, чтобы соединить ваш новый сотрудник с «наставником» за пределами вашей команды - это может быть кто-то, с кем они могут не работать напрямую, или кто-то в совершенно другом отделе.
Это помогает новому сотруднику сразу же узнать других сотрудников компании, а также дает им еще одну возможность задавать вопросы, которые они могут бояться задавать с менеджером, которого они едва знают. Наличие сторонних контактов может облегчить некоторые из их проблем и позволить им быть более открытыми и заинтересованными в культуре и рабочем процессе вашей компании.
Просто будьте уверены, что любой, кого вы выберете, доступен и готов стать наставником - нет ничего хуже, чем связать ваш новый найм с кем-то, кто немедленно их привидит.
8. Заблокируйте время в своем собственном календаре и назначьте важные встречи
Точно так же, как вам нужно подготовить нового найма к посадке на борт, вам также нужно подготовить себя к тому, чтобы пройти регистрацию.
Обучение нового сотрудника требует времени - времени, которое вы обычно тратите на выполнение своих повседневных обязанностей. Поэтому разумно заблаговременно отводить слоты, когда вы будете тесно сотрудничать с этим человеком, чтобы вы могли оценить, как вы будете выполнять оставшуюся часть своей работы.
Вы должны не только планировать, по крайней мере, одну встречу один на один каждый день в первую неделю своей работы, чтобы проверить их успехи, но также находить время для любых тренировок, которые они должны будут посещать, к которым вы присоединитесь.
Это дает вам возможность зарезервировать любые конференц-залы или другие ресурсы, которые вам могут понадобиться. Например, если вы подключаете удаленного сотрудника, вам нужно убедиться, что ваш видеочат работает, и у вас обоих есть место, чтобы поговорить наедине. Или, если вам нужно подключиться к третьему члену команды (или нескольким), вы должны проверить и посмотреть, доступны ли они для встречи в тот день.
9. Запланируйте Командный Обед / Кофе / Напитки
Приступить к работе - приоритет, но узнавать своего сотрудника как личность (с жизнью вне работы!) - и позволить остальной части вашей команды познакомиться с ними тоже.
Запланируйте пикник (или два) для своей команды, чтобы вместе пообедать, выпить кофе или напитки, чтобы они были в календаре каждого заранее. Вы можете поддерживать тесную связь только с вашей прямой командой, но если это небольшая компания, вы можете также пригласить в нее другие отделы, с которыми вы работаете.
Речь идет не о том, чтобы похвастаться своим новым талантом, а о том, чтобы дать новому сотруднику возможность общаться со своими коллегами за пределами офиса. И быть таким боссом, который ценит дух товарищества и веселье так же, как тяжелый труд. Продолжайте разговор на не связанные с работой темы (но сделайте это соответствующим). Если вам нужны разговоры для начала, ознакомьтесь с этими замечательными вопросами для ознакомления.
Когда я только начинал, вся редакция вышла на хороший обед, и с тех пор мы проделали то же самое с остальными новыми членами команды. Мало того, что это было удовольствие, чтобы тратить деньги на карточку компании, но это также немедленно разрушило любую неловкость, которую мы чувствовали по отношению друг к другу.
Проверьте все эти вещи в своем списке, и ваш новый сотрудник начнет с наилучшей возможной заметки - и вы тоже!
