Большинство компаний знакомы с тем, что можно сделать в Microsoft Word и Excel, но понимание того, что может сделать Microsoft Access, немного сложнее понять. Идея создания баз данных и попытки их сохранения кажется ненужным использованием ресурсов; однако для малых предприятий эта программа может обеспечить несколько отличных преимуществ, особенно в том, что касается управления ростом и организацией. Это обеспечивает гораздо более надежный способ для небольших компаний отслеживать данные и проекты, чем Excel или Word.
Доступ может занять больше времени, чем более широко используемые приложения Microsoft, но он также имеет наибольшую добавленную стоимость для отслеживания проектов, бюджетов и роста. Все данные, необходимые для ведения малого бизнеса для сравнения и анализа, поддерживаются в одной программе, что упрощает запуск отчетов и диаграмм, чем в большинстве других программ. Microsoft предлагает ряд шаблонов для упрощения процесса обучения, и пользователи могут настраивать шаблоны по мере их поступления. Понимание основ Microsoft Access может помочь малым предприятиям в полной мере оценить их повседневную деятельность.
Бонус: если вы уже используете электронную таблицу, легко конвертировать электронную таблицу Excel в базу данных Access.
Ведение информации клиентов
База данных Microsoft Access позволяет бизнесу отслеживать всю необходимую информацию для каждого клиента или клиента, включая адреса, информацию о заказе, счета-фактуры и платежи. Пока база данных хранится в сети, где все сотрудники могут получить доступ и обновить ее, информация может оставаться актуальной. Поскольку информация о клиенте имеет решающее значение для каждого малого бизнеса, база данных может (и должна) быть защищена. Добавление форм в базу данных помогает малым предприятиям обеспечить постоянное использование данных сотрудниками.
По мере того, как пользователи знакомятся с программой, могут быть добавлены более сложные компоненты, такие как сопоставление с адресами клиентов. Это позволяет сотрудникам проверять адреса для новых клиентов или планировать маршруты доставки. Он также позволяет предприятиям создавать счета-фактуры, отправлять электронные письма и обычную почту, а также отслеживать, когда и как оплачивались счета-фактуры. Обновление и хранение данных клиента в Access более надежное, чем электронная таблица или документ Word, и упрощает управление этой информацией.
Отслеживание финансовых данных
Многие компании приобретают программное обеспечение специально для отслеживания финансов, но для малого бизнеса это может быть чрезмерным; более того, он создает дополнительную работу. В базе данных Access можно создавать и отслеживать не только счета-фактуры, но также можно записывать все бизнес-расходы и транзакции. Для компаний, имеющих полный пакет Microsoft Office Suite, включая Outlook и Access, напоминания о платежах в Outlook можно связать с базой данных. Когда появится напоминание, пользователи могут внести необходимые платежи, ввести данные в Access и закрыть напоминание.
Возможно, потребуется приобрести более сложное программное обеспечение по мере роста бизнеса, и эти предприятия имеют преимущество, если все их финансовые данные хранятся в Access. Многие другие программы могут размещать данные, экспортированные из Access, что облегчает миграцию информации по мере наступления времени.
Управление маркетингом и продажами
Один из наименее используемых, но наиболее эффективных способов использования Access - отслеживать информацию о маркетинге и продажах. С существующей клиентской информацией, уже сохраненной в базе данных, легко отправлять электронные письма, листовки, купоны и обычную почту тем, кто может быть заинтересован в продажах или специальных предложениях. Затем малые предприятия могут отслеживать, сколько из их существующих клиентов отвечает в результате маркетинговых кампаний.
Для новых клиентов целые кампании могут создаваться и контролироваться из одного места. Это облегчает для сотрудников возможность увидеть, что уже было завершено, что еще предстоит сделать и какие последующие действия необходимы.
Отслеживание производства и инвентаризации
Подобно отслеживанию клиентов, отслеживание данных по запасам, ресурсам и запасам имеет решающее значение для любого бизнеса. Доступ позволяет легко вводить данные о поставках на склады и знать, когда пришло время заказывать больше определенного продукта. Это особенно важно для производителей, которым требуется целый ряд различных ресурсов для завершения продукта, таких как детали самолета или фармацевтические ингредиенты.
Даже отрасли обслуживания должны хранить инвентарь, и наличие всей этой информации в одном месте облегчает просмотр того, какой компьютер назначен кому-либо или определить, когда необходимо модернизировать офисное оборудование. Независимо от того, отслеживают ли транспортные средства, мобильные устройства, серийные номера, регистрационную информацию, пользовательские журналы или аппаратные средства, малые предприятия могут легче отслеживать свое оборудование в Access.
Помимо аппаратного обеспечения, компании должны иметь возможность отслеживать программное обеспечение. От регистрации и количества компьютеров, которым разрешено использовать программное обеспечение для информации о версии и пользователя, предприятия должны иметь возможность быстро и точно извлекать информацию об их текущих конфигурациях.
Выполнение отчетов и анализов
Возможно, самым мощным аспектом Access является способность пользователя создавать отчеты и диаграммы из всех данных. Возможность компилировать все, что хранится в разных базах данных, - это то, что делает Microsoft Access электростанцией для малого бизнеса. Пользователь может быстро генерировать отчет, который сравнивает затраты ресурсов с текущей ценой, создает диаграмму, которая иллюстрирует, сколько на складе для предстоящей маркетинговой кампании, или провести анализ, определяющий, какие клиенты стоят за платежами.Имея немного дополнительных знаний о запросах, малые предприятия могут контролировать, как они просматривают данные.
Еще более важно, Microsoft Access можно связать с другими продуктами Microsoft. Малые предприятия могут просматривать отчет, искать данные клиента и создавать счета в Word. Слияние почты может создавать письма обычной почты, в то время как пользователь одновременно генерирует электронную почту в Outlook. Данные можно экспортировать в Excel для более подробного изучения деталей и оттуда отправить в PowerPoint для презентации. Интеграция со всеми другими продуктами Microsoft, пожалуй, является лучшей причиной использования Access для централизации всей информации о бизнесе.
