У вас когда-нибудь возникало такое чувство, когда вы возвращаетесь к своей электронной почте после нескольких дней (или даже часов), проведенных, и вы видите, что объем неотвеченных сообщений уже достиг неконтролируемых размеров?
Непослушный почтовый ящик может ощущаться как огромная дыра, из которой вы никогда не выкопаете себя. Но так не должно быть! С помощью нескольких простых шагов вы можете организовать свою входящую почту, взять под контроль входящую почту и серьезно уменьшить беспокойство по электронной почте.
Очистить это
Я знаю, что многим это покажется пугающим, но я настоятельно рекомендую использовать ваш почтовый ящик только для того, для чего он предназначен: для новой почты. Думайте об обычной почте как об аналогии. Если вы положите каждую посылку или письмо, которое получили, на свой кухонный стол, не забирая его и не выбрасывая, ваша кухня вскоре станет неуправляемой кучей бумаг. Ваш почтовый ящик работает таким же образом - он наиболее эффективен, когда вы его очищаете.
Для начала удалите все полученные вами электронные письма, к которым вы никогда не захотите иметь доступ (например, объявление о продаже на этой неделе рейсов на Мауи - к сожалению, не в этом году). Однако будьте внимательны и не удаляйте предметы, которые вам могут понадобиться, чтобы получить запись по нисходящей линии (например, квитанцию о покупке на Amazon).
Затем попробуйте отправить письма, которые вы хотите сохранить, в соответствующие папки или (для пользователей Gmail) архивировать их. Моя цель - всегда иметь возможность видеть все электронные письма в моем почтовом ящике без необходимости прокручивать страницу вниз или нажимать на «страницу 2.». Я чувствую себя менее напряженным, когда могу быстро взглянуть на все, с чем мне нужно иметь дело, все на одной странице. И, давайте будем честными: если электронное письмо находится на странице 2, оно, вероятно, не будет рассматриваться в любом случае.
Отказаться от подписки
Самый большой забой почтовых ящиков - это то, что вы получаете периодически. И в этом виноваты не только электронные новостные рассылки - Facebook, Twitter и девять сайтов ежедневных сделок, на которые вы теперь подписываетесь, чтобы они также обновляли вашу почту
Поэтому в следующий раз, когда вы удаляете полдюжины электронных писем, даже не открывая их, обратите внимание на то, что вы удаляете. Если вы выбрасываете письма из одного источника три раза, не открывая их, пришло время отписаться. Ваш почтовый ящик поблагодарит вас.
Консолидировать, консолидировать, консолидировать
Все чаще людям приходится иметь дело с несколькими почтовыми ящиками. Ваш рабочий адрес, ваш .edu адрес, ваше профессиональное звучание [email protected], возможно, даже старую учетную запись Hotmail, которую ваши школьные друзья не могут удалить из своих адресных книг.
В большинстве случаев вам нужно будет разделять ваши личные и рабочие электронные письма, но если у вас есть такая гибкость, объединение нескольких адресов электронной почты даст вам меньше мест для входа и управления. Один из вариантов - прекратить работу с вашими старыми адресами, но вы также можете выбрать один адрес электронной почты для переадресации на другой - так что вы будете защищены независимо от того, куда люди отправляют вам почту, но при этом сможете хранить все документы в одном месте.
Заставь свой почтовый ящик делать работу
Одна из моих любимых функций Gmail - автофильтр: вы обучаете свой почтовый ящик, чтобы знать, куда отправлять электронную почту и как ее маркировать. Все, что написано моей матерью, занесено в папку «Семья», а вещи, отправленные в список рассылки моей группы друзей по колледжу, также помечаются соответствующим образом. Таким образом, когда я ищу что-то позже, это всегда легко найти.
Вы также можете использовать Gmail, чтобы некоторые электронные письма автоматически пропускали ваш почтовый ящик. Например, если вы автоматически оплачиваете свой счет за кабельное телевидение, как я, вы можете автоматически заархивировать его и добавить ярлык «Финансовый». Вам не нужно его видеть, но если вам это нужно, вы знаете, где его найти. Это.
План «Позже»
Вы знаете те электронные письма, которые, как вы знаете, вы не получите позже, но боитесь, что забудете? Теперь есть плагин под названием Boomerang (в настоящее время доступен для Gmail и Outlook), который идеально подходит для работы с ними. Вы можете запланировать, чтобы электронное письмо исчезло и вернулось позже - когда вы будете готовы с ним справиться - оставив свой почтовый ящик более понятным до тех пор.
Бумеранг имеет и другие (довольно изменяющие жизнь) бонусы. Это позволяет запланировать отправку электронной почты на более позднее время, а также настроить повторяющиеся электронные письма. Вы также можете попросить Бумеранга напомнить вам, если кто-то не ответит вам. Например, когда я отправляю электронное письмо Джули в понедельник о отчете, который мне нужен для пятницы, я могу попросить Бумеранг заставить эту цепочку электронной почты вернуться в начало моего почтового ящика в 10:30 утра в четверг, если она еще не ответила. И если она ответит, Бумеранг знает, что не вернет письмо в четверг. Блестящий, верно?
Готовы начать? Вырежьте время на этой неделе, чтобы пересмотреть свой почтовый ящик. Это может занять несколько часов, но я обещаю, что время (и стресс), которое вы сэкономите в долгосрочной перспективе, окупит все ваши усилия.
