К сожалению, ваши списки дел не будут равны нулю до дня вашей смерти. Так что, если вы думали, что вы достигнете нирваны продуктивности только тогда, когда ваши списки пусты, а ваш календарь - это открытая канва, это вряд ли произойдет - по крайней мере, пока у вас есть работа, семья, друзья и жизнь, чтобы управлять.
Если вы похожи на большинство людей, у вас есть довольно короткие списки дел, а также почти постоянный поток новых задач и всепоглощающее чувство, что все это нужно сделать сейчас .
Многие люди пытаются решить свои личные задачи, сортируя их по приоритетам и начиная с вершины. Кажется логичным - но они на самом деле все поняли. В действительности, прежде чем думать о приоритетах, необходимо рассмотреть три фактора, поскольку каждый из них фактически ограничивает ваш выбор в отношении того, что вы должны (и даже можете) делать дальше.
Поэтому, если вы чувствуете себя подавленным и не знаете, с чего начать - отложите свои списки «наивысшего приоритета», рассмотрите эти три фактора и используйте их, чтобы помочь вам отсортировать избыток вариантов в более управляемый набор выбор.
Ограничение № 1: Контекст
Если вы не в нужном месте, у вас нет нужного инструмента или вы не находитесь перед нужным человеком, необходимым для совершения действия, вы не можете выполнить это действие. Подумайте об этом - когда-нибудь были на работе, на собрании, и вдруг вспомните, что вам нужно купить шампунь? Если вы не покинете эту встречу, «купить шампунь» в этот момент не происходит. Он входит в список, который называется «поручения», когда вы вне дома. (Если вы не похожи на моего мужа, который думает, что жизнь шампуня можно продлить до бесконечности, добавив в него воды и разбавив его, когда он почти опустеет.)
Контекст всегда будет вашим первым ограничением. Вы, безусловно, можете изменить свой контекст, чтобы добраться до нужного места, инструмента или человека, чтобы выполнить только что придуманное действие. Но если вы этого не сделаете, ваш выбор ограничивается этим фактором в первую очередь.
Метод «Как все сделать» Дэвида Аллена предлагает вам в первую очередь отсортировать список дел по контексту, например, @Computer, @Home, @Errands. Это экономит время, не позволяя вам делать выбор, который вы даже не можете сделать, потому что вы не в правильном контексте.
Ограничение № 2: Доступное время
Вторым фактором, который вступает в игру, является то, сколько у вас есть времени. Если у вас есть большой проект для работы, но вам нужно перейти к следующему собранию или забрать своих детей через 10 минут, вероятно, не стоит использовать ваши усилия для его запуска. Это может занять так много времени, чтобы просто войти в ритм, прежде чем вы должны отцепиться.
Поэтому, когда время является фактором, ищите варианты, которые соответствуют вашему доступному времени. Может быть, в эти 10 минут лучше не проверять входящие и не читать половину писем, которые вам все равно придется перечитать. Возможно, вместо этого вы получите больше пользы от выхода на улицу и подышания свежим воздухом, или от того быстрого звонка, когда вы знаете, что получите чью-то голосовую почту.
Ограничение № 3: Ресурсы
Третий фактор, который нужно учитывать, это то, на что похожа ваша энергия. Я не знаю о вас, но в пятницу днем после долгой, напряженной рабочей недели не время погружаться во что-то, что потребует большого количества умственных способностей. Вместо этого я делаю выбор, который соответствует моей психической и физической энергии. Не сказать, что бывают времена, когда мне нужно просто «встряхнуться» и попасть туда, но мне нравится осознавать то, что я выбираю, и сопоставлять это с тем, когда я думаю, что я приведу себя лучше, когда бы ни Я могу.
Потянув в приоритетах
В начале мы сказали отложить «приоритет», но теперь, вот оно, где оно возвращается. Хотя контекст, доступность времени и ресурсы будут ограничивать ваш выбор того, какие задачи вам следует решать дальше, их, как правило, недостаточно, чтобы помочь вам решить, что принесет вам наибольшую пользу. Это где приоритет сияет - это становится вашей стратегией.
Если вы думаете, что решение, основанное на приоритете, означает, что ваша жизнь и работа должны быть «все прояснены», я облегчу вам задачу. Вам просто нужно знать, что вы сделали - полностью. Во-первых, внесите в списки все, о чем вы договорились, могли бы, могли или должны, лично и профессионально, чтобы вы поверили, что принимаете решение на основании полного перечня того, что вы совершили.
Затем задайте эти два простых приоритетных вопроса:
Зачастую вы понимаете, что половина проектов и задач, которые вы взяли на себя, не могут быть реально выполнены за то время, которое у вас есть, и при этом не имеет смысла брать их на себя сейчас, или нет небольшого риска их парковать в будущем. Такие вещи входят в список «Когда-нибудь, может быть» для меня. Я не разочаровался в этой идее - я просто говорю «не сейчас».
Попробуйте задать эти два вопроса в следующем электронном письме, в котором вас просят что-то сделать. Или следующую книгу, которую вы говорите себе, что вы должны прочитать. Или на следующей встрече, которую вы попросили посетить. Это может просто помочь вам с легкостью осмыслить свой выбор, зная, что вы можете сделать только так много, и что вы делаете лучший выбор, какой только можете.
