Пытаетесь ли вы произвести впечатление на своего нового босса или хотите получить повышение по службе, может быть трудно сказать «нет» для дальнейшей работы. В конце концов, вы хотите, чтобы все увидели ваше трудолюбивое, трудоемкое, всепоглощающее отношение. К сожалению, каждый новый проект, на который вы соглашаетесь, приходит с приближающимся сроком - и, прежде чем вы это узнаете, вы едва можете держать голову над водой.
Когда вы чувствуете, что проекты начинают проскальзывать сквозь трещины, или вы просто не можете проявить себя наилучшим образом, потому что вы слишком разбросаны, найдите время, чтобы разобраться с ситуацией, прежде чем ваш список дел превзойдет вас. Вот несколько способов справиться с огромной рабочей нагрузкой и вернуться на правильный путь.
1. Создайте расписание
Следите за основным графиком всех ваших окончательных сроков, настраивая календарь на iCal или Google Calendar или используя хороший планировщик (мне нравится настройка еженедельных блокнотов Moleskine). Увидев все в одном месте, вы сможете расставить приоритеты, потому что вы будете точно знать, что произойдет, за несколько дней и недель.
Но не останавливайтесь на этом - хитрость в организации вашего времени состоит в том, чтобы разбить ваши проекты на мини-цели, которых будет легче достичь. Небольшие достижимые цели помогут вам выполнить сложные проекты и не сбиться с пути.
Например, планирование большого рабочего мероприятия требует координации ряда групп как внутри, так и за пределами офиса. Вместо того, чтобы устанавливать один большой крайний срок для даты мероприятия, запланируйте его на более мелкие задачи в течение недель, предшествующих событию, например, убедитесь, что у вашего провайдера есть меню, определите правильное количество участников, а также проверьте и распечатайте раздаточные материалы. Достигнув этих мини-целей по пути, вы убедитесь, что ничего не осталось до последней минуты.
2. Будьте бдительны
Настройка вашего основного графика - это только полдела - другая половина фактически использует его. Если у вас нет привычки ежедневно проверять свой календарь, вам может потребоваться небольшой толчок в нужном направлении, поэтому после того, как вы сами установили сроки, также установите некоторые оповещения. Всплывающее окно на вашем компьютере или телефоне может быть быстрым напоминанием о предстоящих событиях (ознакомьтесь с такими приложениями, как 2Do, Wunderlist и Todoist) или, если вы используете планировщик бумаги, настроить визуальные оповещения с помощью Post-Its, напоминающих вам о том, что происходит в течение недели вперед.
Эти оповещения могут включать контрольные точки для больших сроков (например, на полпути к дате исполнения вашего проекта, вы можете установить будильник, чтобы убедиться, что вы попросите своего руководителя проверить черновик вашего отчета) или просто общие ежедневные напоминания (например, установка оповещений по понедельникам и средам, чтобы вы могли убедиться, что вы на правильном пути, прежде чем у вас закончится время в конце рабочей недели).
3. Организовать это
Когда вы работаете над несколькими проектами одновременно, ваша папка «Входящие» может быстро превратиться в огромную массу информации. И хотя вы не можете остановить поток входящих писем, вы можете, по крайней мере, сохранять свои задания организованными и разделенными.
Попробуйте добавить папки и цветовое кодирование в свой почтовый ящик, чтобы помочь вам найти важную информацию, когда вам это нужно. Например, создайте отдельную папку для каждого конкретного задания, над которым вы работаете, что позволит вам легко сканировать разговоры или файлы, которые вам нужны.
Чтобы пойти дальше, вы даже можете настроить правило в Outlook для отправки электронной почты с определенных адресов или с определенными фразами в строке темы в указанные папки, которые вы создали. Gmail делает то же самое, если вы настроили фильтр. Любой из этих методов позволяет предварительно отсортировать входящие сообщения, поэтому вам не придется тратить драгоценное время на просеивание беспорядка!
4. Уберите с дороги немного вещей
Вы отвечаете за повторяющиеся отчеты или таблицы, которые должны выходить еженедельно или ежемесячно? Чтобы сэкономить время и энергию (и освободить ценное пространство в уже загруженном списке дел), создайте шаблон для каждого отчета вместо того, чтобы каждый раз начинать с нуля.
Вы постоянно получаете письма с подобными вопросами? Создавайте постоянные ответы в Gmail или сохраняйте документ Word на рабочем столе с ответами на распространенные вопросы (например, как использовать свой FTP-сайт, к кому обращаться в службу поддержки или даты предстоящих выставок). Наличие чего-то, что вы можете легко вырезать и вставить, сделает ответ на обычную электронную почту менее трудоемким.
Делая небольшие вещи рано и делая их максимально упорядоченными, вы получаете больше пространства для работы над сложными проектами.
5. Будьте в курсе
Выделите несколько минут, прежде чем уйти вечером, чтобы оглянуться назад на свое расписание и обновлять его с ежедневным прогрессом (даже просто делать это еженедельно - большая помощь!). Не совсем закончить задачу? Переместите его на следующий день или на следующий период времени, который вы запланировали для этого конкретного проекта. Это также помогает запланировать свободное время на каждый день (или даже один раз в неделю), что позволит вам быть более гибким, если вы не достигли мини-цели и вам необходимо изменить свое расписание.
Отслеживание того, что вы делаете каждый день, может не только помочь вам почувствовать себя подавленным, но и оценить, сколько времени вам действительно нужно для выполнения определенного проекта или задачи. И зная это, вы точно определите, сколько вы сможете взять на себя в будущем!
6. Поговорим о совместном использовании
Если вы начинаете понимать, что некоторые из ваших мини-целей не выполняются из-за нехватки времени, из-за того, что другие проекты имеют приоритет, или из-за того, что на вашем столе появляются новые обязанности, возможно, пришло время поговорить с вашим руководитель о перераспределении некоторых ваших работ.
Это еще одна причина, по которой детальный график ваших проектов, запланированных на день и неделю, имеет решающее значение: если у вас есть четкое представление о том, что необходимо сделать и в какие сроки, ваш начальник может легко увидеть, что у вас на тарелке. Затем вместе вы можете определить, что является наиболее важным для сохранения в вашем списке текущих дел, а что можно отодвинуть или передать другому.
Да, это может быть трудно отпустить, но всегда важнее разделить рабочую нагрузку с остальными членами вашей команды и установить сроки, чем пытаться доказать, что вы справитесь со всем этим и не совсем доберетесь.
Наконец, когда вы начинаете чувствовать, что теряете это, сделайте большой вдох. Помните, что контроль заключается в том, чтобы держать себя в порядке и быть честным в том, что вы можете сделать.
