Поднимите руку, если вы оказались в одной из следующих ситуаций на работе:
- Встреча, которая заканчивается и вынуждает вас либо опоздать на следующую встречу, либо не успеть завершить проект вовремя, либо пропустить мероприятие после работы.
- Встреча, которая настолько дезорганизована, вы выходите из нее, думая, что только что произошло?
- Встреча, которая заканчивается пустой тратой времени.
Я вижу все руки в воздухе? Так и думал. Каждая из этих проблем может быть решена с помощью одной простой вещи: повестки дня встречи .
Вы спросите, что это за магическая концепция? Документ, который охватывает следующие пункты:
- Что нужно подготовить заранее или привезти на встречу
- Кто посещает
- Почему вы встречаетесь и какие цели хотите достичь
- О чем вы будете говорить, кто о чем будет говорить и сколько времени займет обсуждение каждой темы
- Любые последующие шаги, которые вы хотите предпринять после встречи
Возможно, вы использовали что-то подобное раньше, но менее формально. Например, возможно, вы заполнили раздел заметок в своем приглашении календаря, чтобы люди знали, на какие документы они должны ссылаться. Или вы отправили электронное письмо с кратким изложением сути той встречи во вторник, на которую вы только что пригласили всю компанию.
Но иметь более глубокое, конкретное расположение для того, как именно должна и будет проходить ваша встреча, может быть невероятно полезно. Прежде всего, это важная документация - записав в письменной форме то, о чем вы говорили, и решения, которые вы приняли, у вас есть кое-что, на что вы можете сослаться, если кто-то (включая вашего начальника) поставит под сомнение ваши будущие решения.
И с другой стороны, это помогает даже самой разношерстной группе людей оставаться организованными и сосредоточенными, в то же время удерживая их подотчетными. Люди могут прийти к разговору подготовленным, а это означает, что вы можете эффективно использовать свое ограниченное время вместе, вы можете быть уверены, что встреча была продуктивной, и вы можете легче определить, какие действия можно предпринять в следующих шагах.
И, к счастью для вас, мы создали шаблон повестки дня, который вы можете заполнить прямо сейчас, и это сэкономит вам время на написание вашего собственного. Просто откройте документ, сделайте копию и попросите руководителя вашей группы заполнить ее.
После того, как вы заполните его, отправьте его всем участникам, когда вы запланируете встречу. (Возможно, будет целесообразно добавить примечание, в котором говорится: « Пожалуйста, просмотрите повестку дня собрания до того, как мы встретимся». )
Повестка дня полезна практически для любой встречи. Для регистрации он обеспечивает прозрачность и время для подготовки любых последующих вопросов, для встреч с клиентами показывает лидерство, для групповых мозговых штурмов это гарантирует, что вы не отвлекаетесь, и для всех, кто показывает, что вы цените их время.
Все побеждают!
