Вы когда-нибудь задумывались о том, насколько важно писать для вашей повседневной работы? За исключением нескольких полей, большинство из нас отвечает за общение по электронной почте. Более того: нас могут попросить написать предложения, добавить страницы в руководство или создать текстовую колоду для представления новой идеи. Кроме того, вам, возможно, придется подать письменный образец для будущей работы.
Таким образом, хотя вы можете не быть «писателем» по профессии, количество вещей, с которыми вам приходится сталкиваться в письменной форме каждый день, не является несущественным.
Это означает, что вы не только хотите убедиться, что вы правильно используете «свое» и «это», но также хотите отметить несколько других «писательских» полей.
Потому что, если вы этого не сделаете, вы в конечном итоге отправлять электронные письма, как это:
ОК, это может быть преувеличением. Но это не так уж далеко.
Итак, как бы вы это исправить? И как вы исправляете свое письмо в будущем (без необходимости тратить часы работы?). Как стать сильным оратором и писателем? На самом деле это не так сложно - начните работать с этим контрольным списком, и вы быстро станете лучшим писателем.
Есть ли предварительные приговоры?
Если вы не уверены, прочитайте вслух и убедитесь, что вы - и коллега - можете следовать тому, что вы пытаетесь сказать. Если вы не продвинутый писатель со способностью к длинным, сложным линиям, выбирайте короткие, простые предложения.
В вышеприведенном примере первое предложение является дополнением (вот почему вы, вероятно, чувствовали себя потерянным с самого начала).
Вот как это должно читаться:
Что ты говоришь ясно?
Хорошо вписаться в сильные слова, но только если вы уверены, что используете их правильно. Лучше иметь команду написания со словами, которые вы знаете, а не бросать большие и надеяться, что это заставит вас выглядеть умным. И если это вопиющее злоупотребление - например, в связи со сложностью выше - ну, это действительно плохо.
Письменный разговор?
Конечно, в зависимости от предмета, вам не захочется быть слишком небрежным, но вы также не хотите, чтобы ваши слова читались слишком жестко или звучали слишком формально, особенно если вы не хотите продолжать этот фасад в течение всего может быть постоянный обмен.
Использование фраз типа «я хочу обсудить», «если вам нравится» и отсутствие использования сокращений делает для душного письма, и если ваша работа не требует этого, вы окажетесь более доступным (читай: человек), если вы работа над письмом разговорной.
Есть ли у вас переходы на месте по мере необходимости?
Прочитайте его вслух и убедитесь, что переход от одного абзаца к следующему имеет смысл и плавно течет.
Несмотря на то, что все в порядке и хорошо открывать утреннее электронное письмо в понедельник с запиской о выходных, оно кажется странным, когда оно попадает в середину электронного письма - как это выше.
Используете ли вы правильную пунктуацию?
Знаете ли вы разницу между точкой с запятой и двоеточием? Используете ли вы запятые последовательно (оксфордские запятые везде, если это ваше предпочтение)?
С этим связано несколько проблем: «Надеюсь, у вас были хорошие выходные. Интересно, можем ли мы назначить время для разговора по телефону», но в верхней части - неправильное использование двоеточия.
Проверь свои гомофоны
Вы знаете, те слова, которые звучат одинаково, но пишутся по-разному и имеют разные значения. (Некоторые примеры: они, там, их.)
Или, в приведенном выше примере, вы могли заметить, что вы / ваша ошибка.
Правильна ли ваша капитализация?
Это хитроумно, и многие люди ошибочно пишут нарицательные, когда только настоящие должны быть написаны заглавными.
Ни команда, ни отдел не должны быть написаны заглавными буквами в этом письме. Они нарицательные, а не правильные.
Это достаточно просто, верно? Ну, вот как бы выглядело это письмо, если бы вымышленный Бен воспользовался этим советом:
Вам не нужно быть лучшим когда-либо писателем - здесь не цель. Но практически каждая отрасль ценит людей, которые знают, как составлять грамматически правильные предложения и четко делиться своими идеями. Это делает вас лучшим отправителем электронной почты, лучшим докладчиком, лучшим поиском работы и, в целом, лучшим коммуникатором.
