Встречи получают плохой рэп - и, к сожалению, по уважительной причине. Каждый месяц средний сотрудник проводит 31 час, сидя на непродуктивных встречах (не шутка), и давайте посмотрим правде в глаза - есть что-то в сидении за столом в комнате с бежевыми стенами, освещенной флуоресцентным освещением, которая не совсем вдохновляет на творчество.
Хорошие новости? Предполагая, что у вас есть хотя бы небольшая гибкость в том, как и где вы выполняете свою работу, есть так много разных вариантов. Здесь, в Музее, мы, как известно, проводили встречи в кафе, на скамейках в парке, в других офисах или на прогулке вокруг квартала. И мы обнаружили, что небольшая смена обстановки может значительно повысить нашу креативность и продуктивность.
Хотите попробовать? Вот краткий контрольный список, чтобы убедиться, что ваши встречи вне офиса даже более эффективны, чем в конференц-зале.
Рассмотрите свое окружение
Хотя да, собрание вне кампуса может работать практически в любой ситуации, но не все места созданы равными. Например, занятая кофейня, вероятно, не лучшее место для серьезного разговора с вашим боссом, в то время как большой группе может быть трудно общаться во время пешеходной встречи.
Итак, тщательно продумайте тон, размер и технологические требования встречи, которую вы планируете. Нужно ли группе сесть? Важен ли Wi-Fi или розетки, или вы можете использовать ноутбуки? Вам нужна конфиденциальность, или это нормально, если вокруг толпятся люди? Насколько профессиональным должно быть местоположение (т. Е. Должен ли это быть надлежащий ресторан или нормальная кофейня)?
Если вы планируете сходить в ресторан или кафе и никогда не были там в течение дня, когда запланирована ваша встреча, подумайте об определении места происшествия за несколько дней до этого. Вы не хотите приходить днем и обнаруживать, что здесь нет столов или слишком громко, чтобы слышать разговоры других людей!
Приготовь свой техник
Это может показаться нелогичным, но сначала решите, нужны ли вам какие-либо устройства для вашей встречи. В зависимости от настроек, может быть лучше, чтобы все принесли блокноты и ручки вместо своих ноутбуков. Рестораны с ограниченным пространством для столов лучше подходят для старых добрых письменных принадлежностей, в то время как инструменты для громкой связи, такие как мобильные телефоны, отлично подходят для прогулок в парке.
Если вы решили взять с собой устройство, убедитесь, что у вас достаточно заряда батареи, чтобы работать в течение всего времени - нет ничего хуже, чем разряжаться в самый неподходящий момент. Установите напоминание на телефоне, чтобы подключить свои устройства как минимум за час до выхода на улицу, или, если вы постоянно забыли подключить устройство, приобретите портативное зарядное устройство.
Наконец, рассмотрим ситуацию с Wi-Fi. Если вы идете в кафе, дважды проверьте на Yelp, что он предоставляет бесплатный интернет (и отсканируйте отзывы, чтобы увидеть, есть ли у кого-то жалобы на то, что он не работает). Если вы направляетесь в другой офис, заранее позвоните менеджеру офиса, чтобы узнать пароль Wi-Fi - вы сможете пропустить неловкое взаимодействие, связанное с тем, чтобы попросить кого-то, кто давно забыл пароль, беги и хватай это. А если вы выходите на улицу и вам абсолютно необходимо подключиться к Интернету, рассмотрите возможность приобретения портативного Mi-Fi или подключения вашего компьютера к телефону для доступа.
Посмотрите на свою повестку дня
Наконец, заблаговременно просмотрите цели встречи и убедитесь, что у вас есть документы или информация, необходимые для успешного проведения встречи. Если у вас есть ноутбук или планшет, сохраните важные документы в легко доступной папке, для которой не требуется доступ в Интернет (на всякий случай!). Если вы встречаетесь на улице в парке или на прогулке, отправьте по электронной почте заметки для себя по телефону (вам не нужно будет пролистывать весь документ на крошечном экране, все еще пытаясь запустить собрание), или сделайте заметку вниз несколько заметок заранее, чтобы помочь потрясти вашу память.
Вам также следует подумать о том, нужно ли вам делать заметки во время встречи, и как вы это сделаете. Очевидно, что если у вас есть ноутбук или ноутбук, вы можете записывать вещи так же, как если бы вы были в офисе, но если вы гуляете, подумайте о том, чтобы делать заметки в небольшом блокноте или использовать текстовые сообщения для аннотирования. встреча на вашем телефоне. А если не получится записать что-нибудь из-за местоположения? Сделайте приоритетным сесть на пять минут, как только вы вернетесь в офис, чтобы написать что-нибудь важное.
Теперь, когда у вас есть план, найдите минутку, чтобы визуализировать вашу встречу. Пройдитесь сами и убедитесь, что вы не пропустили ничего, что вам нужно для успешного проведения встречи вне офиса. Затем? Убирайся отсюда! Вы будете наслаждаться встречами больше, прежде чем вы это знаете.
