Встречи стоят дорого. Не потому, что вы платите людям за посещение (очевидно), а потому, что они используют время людей; время, которое можно потратить на множество других приносящих доход вещей. Фактически, одно исследование показало, что повторяющаяся встреча менеджеров среднего звена обходится одной компании в 15 миллионов долларов в год.
15 миллионов долларов в год!
Не говоря уже о том, что вам также необходимо учитывать время подготовки и время переключения контекста. Профессор Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвине обнаружила, что работнику в среднем требуется 25 минут, чтобы вернуться к своей первоначальной задаче после перерыва.
Знание этой статистики означает, что когда я спорю о том, нужно ли мне созвать собрание, я спрашиваю себя, чего это стоит (в буквальном смысле). Это лучшее использование времени каждого, включая мое? И не редко, ответ «Нет».
Итак, что же делать тогда? Легко! Отправьте простое, но важное электронное письмо, чтобы все были в курсе событий.
Что включать
Есть три ключевых момента, которые вам нужно охватить:
- Логистика : почему встреча была отменена и, если это повторяющаяся встреча, чего ожидать в следующий раз
- Действие : все критически важные действия завершены или ожидают выполнения.
- Информация : любые обновления или общие FYI для группы
Примечание: не попадайтесь в ловушку, когда вы ставите предметы и логистику в последнюю очередь Наличие самой важной информации выше, когда ее коллеги просматривают свою электронную почту. Да, и бонусный совет для вас: выделите имена людей жирным шрифтом, если им нужно что-то сделать, чтобы убедиться, что они заметят.
Пример электронной почты Как превратить встречу в электронную почту
- Обратитесь к пяти клиентам за отзывами о дизайне - Мария
- Отправьте окончательный график маркетингового плана на утверждение - Джейсон
- Маркетинговая копия заблокирована в
- Список клиентов завершен
- Запрос бюджета направлен в финансовую команду
- Дата запуска подтверждена (14 ноября!)
Это может показаться простым, но добавление электронной почты о встрече на вашу профессиональную сумку - отличный способ повысить концентрацию и производительность вашей команды. Когда вы уважаете время других людей и всегда следите за тем, чтобы следующие шаги были ясны, окружающие с большей вероятностью будут делать то же самое. И кто не любит час назад, чтобы сделать работу в напряженный день?
