Слишком много клиентов приходят ко мне на стадии «я не могу больше терпеть» в своей карьере.
Взять, к примеру, Трисию, которая пришла ко мне разочарована своей работой и неспособностью справиться с ней. Она работала много часов - большинство из них сидели на собраниях и имели дело с сотнями электронных писем - затем торопились в последнюю минуту, чтобы закончить маркетинговые кампании, которые, казалось, всегда превращались в пожарные учения.
«Всегда включенный» менталитет становился для нее. И она была готова уйти.
Я сразу понял, что Трише не хватает самого необходимого профессионального навыка, который, я считаю, должен иметь каждый сотрудник: определение приоритетов и управление. То есть способность четко определять наиболее важные приоритеты и сосредоточить подавляющее большинство вашей энергии и времени на этих вещах.
К сожалению, хотя мы часто говорим об управлении временем и производительности в офисе, искусство расстановки приоритетов часто теряется. В результате многие люди становятся такими, как Триша: изнуренные, разочарованные и сожженные.
Если вы чувствуете себя перегруженными чрезмерным количеством часов и постоянным переходом к задачам, вот несколько убедительных признаков того, что вам может потребоваться лучше управлять своими приоритетами - и несколько простых способов вернуться в нужное русло.
Знак № 1: вы считаете, что все важно
Если вы посмотрите на свой список дел и увидите, что все одинаково важно, то легко справиться с объемом ваших задач, а не с качеством. вашей работы. Но учтите следующее: принцип Парето предполагает, что 20% ваших заданий дают 80% ваших результатов, а это означает, что небольшая часть вашей ежедневной работы заслуживает большей части вашего внимания.
В случае с Тришей она принимала каждое приглашение на встречу, которое получала. Но это не означало, что встречи стоили ее времени или помогли ей достичь любой из ее основных целей.
Решение: проясните свои цели и задачи
Поработайте с вашим менеджером, чтобы получить кристально четкое представление о том, как именно будут оцениваться ваши результаты (например, будете ли вы пересматриваться на основе суммы вклада в долларах или уровня удовлетворенности ваших клиентов?). Как только вы лучше справитесь со своими результатами, вы можете разбить их на еженедельные цели.
Например, если вашей конечной целью является получение нового дохода, тогда вы должны сосредоточиться на отслеживании потенциальных клиентов на выставке и построении отношений с потенциальными клиентами, а не тратить часы каждую неделю на планирование следующей выставки.
Когда вы принимаете решения о работе в течение каждого дня, спросите себя: «Как это приблизит меня к моим целям?». Если этого не произойдет, отложите это и двигайтесь дальше.
Знак № 2: вы поглощены деятельностью, а не достижениями
Вы когда-нибудь начинали со списка в начале дня, чувствовали себя занятым весь день, но у вас осталось ощущение, что вы ничего не сделали? Разочарование, верно? Триша была, конечно, занята, но она не добилась многого.
В действительности, вы, вероятно, сделали много вещей с низким приоритетом - например, просматривали неважные электронные письма, проходили неэффективные встречи или выполняли небольшие задачи, которые не продвигают вашу важную работу. Возможно, вы потратили день на проекты, помогая своему боссу или коллегам, но не выполняя свою собственную работу.
Решение: составьте ежедневный план и придерживайтесь его
Создайте ежедневный план, который начинается с планирования вашей наиболее важной работы. Эти первоочередные действия сначала попадают в ваш календарь, прежде чем вы даже подумаете о чем-то другом.
Скорее всего, вы будете выполнять определенные задачи, когда выполняете определенную дату и время для них. Если электронная почта постоянно отвлекает, отключите ее и проверяйте только два или три раза в день. (Когда вы усердно работаете и отвлекаетесь, читая электронное письмо, вашему центру восстановления требуется целых 64 секунды. посреди важной работы!)
Знак № 3: Когда вы добираетесь до важной работы, вы отвлекаетесь
Вы слышите непрерывный «гул» входящих писем, текстов и мгновенных сообщений и чувствуете необходимость заглянуть. Вы постоянно отвлекаетесь на звонок в социальных сетях. Промедление мешает вам начать, а перфекционизм мешает вам закончить. И вы ошибочно думаете, что с помощью многозадачности вы добиваетесь большего за одно и то же время. Звучит знакомо?
Многозадачность в некоторой степени неизбежна, но помните: даже если вы сможете сузить свою работу до самых важных задач, вы не сможете добиться какого-либо прогресса, если не сможете сосредоточиться достаточно долго, чтобы закончить их.
Решение: развить способность фокусироваться
Как только вы определитесь с приоритетной работой, которая должна быть выполнена, узнайте, как сосредоточиться на этих задачах и оставаться в них. Попробуйте эти стратегии перехода:
1. Разделите вашу работу: используйте технику Pomodoro, чтобы запланировать 25-минутные интервалы времени для работы над приоритетными задачами. Не смотрите вверх, пока не закончится время, затем сделайте небольшой перерыв. Повторите четыре раза, затем сделайте более длительный перерыв.
2. Пакетная работа: группируйте схожие задачи в календаре за несколько промежутков времени, чтобы вы могли сосредоточиться на одной вещи и выполнить ее. Такие действия, как обработка электронной почты, возврат телефонных звонков или просмотр документов, могут быть сгруппированы и выполнены партиями.
3. Остановите многозадачность. В конце концов, каждая задача займет больше времени, и вы снизите качество своей работы для загрузки.
В течение дня делайте частые проверки реальности: останавливайтесь каждый час и быстро спрашивайте себя: способствовал ли последний час моим самым важным целям? Если нет, пообещайте улучшить следующие 60 минут и начать заново. Если вы проводите проверку реальности каждый час, вы никогда не позволите целому дню уйти от вас.
Наконец, отследите ваш успех. Завершите каждый день обзором того, чего вы достигли, и как это подтолкнуло вас к самым важным результатам. Это облегчает другие - несущественные - вещи уходят.
Когда вы будете готовы вернуть себе контроль над своей работой, помните, что речь идет не об управлении временем или производительности. Дело не в том, чтобы все это сделать, а в том, чтобы сделать самую важную работу. Мне нравится помнить совет Брайана Трейси: «Это не время, которое вы тратите на работу в целом, а количество времени, которое вы тратите на работу с приоритетными задачами».
