Как менеджер, один из самых важных ресурсов, которые у вас есть, - это исполнительный или административный помощник. Он или она может следить за тем, чтобы ваш офис был в порядке, ваше расписание работало, а также выполнять некоторые повседневные обязанности.
Но ее эффективность во многом зависит от вас - от того, насколько хорошо вы тренируете ее, делитесь с ней своими ожиданиями и даете ей обратную связь. Требуется продумать и планировать создание среды, в которой помощник может хорошо выполнять свою работу (особенно для тех из нас, кто привык делать все самостоятельно!).
Итак, независимо от того, новичок вы в управлении или нет, вот несколько хороших напоминаний о том, как максимально эффективно использовать этот ценный ресурс.
1. вооружить его или ее для успеха
Ваш помощник по административным вопросам поможет вам облегчить вашу жизнь, но она не сможет этого сделать, если не будет знать, как именно она может помочь. С самого начала убедитесь, что вы даете ей достаточно времени, тренировок и ресурсов, чтобы она могла преуспеть. Предоставьте инструкции о том, что вам нужно и когда вам это нужно, а также конкретные примеры того, что вы ищете. Это особенно верно, если ваша помощница новичок, но признайте, что даже если она ветеран, вы, возможно, захотите, чтобы все было иначе, чем ее последний босс. Быть ясным и обеспечивать основы настраивает вас обоих на эффективность и успех.
2. Постройте доверительные отношения
Планируйте регулярно встречаться с вашим помощником, чтобы обсудить текущие проекты и обновления статуса. Сообщение ей о том, что происходит на других уровнях компании, поможет ей понять, как ее работа вписывается в общую картину. И когда она сможет больше ценить то, что вы делаете, она сможет найти дополнительные способы помочь вам в достижении ваших целей.
3. Дайте (и возьмите) отзыв
Если ваш помощник делает что-то, что не соответствует вашим ожиданиям, не просто расстраивайтесь - укажите, где вы были недовольны, и предложите предложения о том, как это следует делать по-другому в будущем.
Что не менее важно, тем не менее, быть открытым для ее обратной связи. С ее точки зрения, компания отличается от других тем, поэтому предоставление ей возможности открыто поделиться своими мыслями и предложениями может дать вам ценную информацию. Кроме того, у вас могут быть вредные привычки, о которых вы не подозреваете - например, давать противоречивые устные и письменные инструкции или не уделяете достаточного внимания, если вы хотите забронировать большой конференц-зал - что вы можете изменить, чтобы сделать обе ваши жизни намного проще.
4. Покажите свою благодарность
Отличный помощник облегчает вашу рабочую нагрузку и делает вас хорошо выглядящим, так что будьте щедры с похвалой, когда это необходимо. Встреча сотрудников или офисное мероприятие - это отличное место, чтобы публично выразить свою признательность, но при этом никогда не упускать возможность выразить свою благодарность с помощью простой, словесной «отличной работы». Вы также можете угостить его или ее случайным капучино или парой билеты в кино. Хороший работодатель знает, что счастливые сотрудники значительно облегчают жизнь их начальникам!
5. Держите это профессионально
Если это не было оговорено во время собеседования, все, что вы просите у административного помощника, должно иметь прямое отношение к корпоративной миссии. Хотя то, что она предложит клиенту кофе или заберет канцелярские принадлежности на обратном пути после обеда, не является нетипичным требованием, такие вещи, как бронирование следующего стоматологического приема или заказ предстоящего чтения для вашего книжного клуба, - ваша ответственность, а не ее., Она была нанята, чтобы помочь вам в профессиональной сфере - так держать.
Помните, чем больше вы помогаете своей помощнице хорошо выполнять свою работу, тем легче ей будет помогать вам в вашей работе. Будь лучшим менеджером, которым ты можешь быть, и ты настроишь обоих на успех.
